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档案资料建立及管理运作流程示意图

2、档案资料管理要求：

（1）事务助理兼任档案管理员； （2）档案资料由管理处办公室统一管理。

（3）明确收集、整理、分类、编号、登记、录入电脑、入柜、借用、检查、销毁等各项管理流程。

（4）采用多种形式的文档储存方式（如电脑磁盘、录像带、录音带、照片、图表等），并采取相应的储存、保管方法。

（5）对原始文件、合同等重要资料必须严格管理，借阅、复印等必须经管理处主任审批。

（6）管理处主任负责审批档案保存数量、保存期限以及是否有效和作废。 （7）注重档案管理信息开发，根据工作需要和档案库存情况编制各种专题资料。

（8）办公室每季度对档案资料管理情况进行检查。

（9）要求全体员工树立档案意识、保密意识、严格执行《档案管理制度》。 第五章 前期介入、接管验收

一、前期介入

物业前期介入是签订物业合同实施物业管理之前的一个非常重要的阶段。房地产开发商对物业是硬件建设，物业企业对物业是软件管理，物业管理企业的早期介入，能在很大程度上避免缺陷和漏洞，使物业更符合使用和管理的要求。前期介入阶段的主要工作内容： （一）察看工程建设现场

物业前期介入的目的是为以后的管理创造良好的条件，因此，我们将根据物

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借阅文件 复印文件 张贴文件 作废文件 ××公安局物业管理投标书

业管理的要求，从物业的使用维护角度，对物业的规划设计及建筑施工提出合理建议。

1、我们将对工程管线走向、出入线路、安保系统、内外装饰、设施建设、

设备安装的合理性进行审视。重点察看消防设备、监控设备、电梯、综合布线、给排水设备、中央空调、泵房、公用泊位设备、电力设备等。 2、对施工现场做好日后养护维修的要点记录，图纸更改要点记录。 3、参与工程验收，进行器材检查、外观检查、性能检查、功能测试、铭牌

检查，并按整改计划督促整改。

（二）协调关系

在正常的经营服务过程中，会与社会有关部门发生密切的联系，为便于今后工作的正常运行，在此期间我们将积极的配合开发商开展沟通。主要有以下方面，房地产物业主管部门、街道、公安、保安、交通、环保、卫生、水电、电信等部门。

（三）准备入住资料

在此期间我们会将入住时需要的各种资料准备齐全，主要包括业主公约、住户手册、业主档案、管理规定、质量手册、以及验收日常管理所需要的各种表格、草拟物业管理合同等资料。 二、接管验收

物业的接管验收是直接关系到今后物业管理工作能否正常开展的重要环节。届时，我们将组织人员对所有物业进行接管，通过接管验收，由前期管理转入到物业的实体管理之中。

1、我们将派遣素质好、业务精、对工作认真负责的管理人员及技术人员，全面进行验收。主要验收项目有房屋本体、各单独的房间、供电、供暖、给排水、中央空调、消防、泵房、监控及电梯等公共设施设备等。

2、接管验收中若发现问题，我们将明确记录在案，约定期限请开发商督促施工单位对存在的问题进行整改，落实物业的保修事宜。

3、资料的接管也是接管验收的重要部分之一，开发商须向物业移交整套图

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纸资料，包括产权资料和技术资料。如平面图、设备资料、项目批准文件、竣工图等。

4、接管验收的程序

A:开发商书面提请物业公司验收

B：物业公司按接管验收条件和应提交的资料逐项进行审核，对具备条件的在15日内签发验收通知约定验收时间

C:物业公司会同建设单位对物业的质量与使用功能进行检验 D:对验收中发现的问题按质量问题处理办法处理 E:合格的物业及设施物业公司正式接管 5、物业接管验收内容

物业接管验收应在工程验收后进行，也可以同时进行。但由于相关的交接方不同，验收的侧重面及程度也不同，需要区别对待。工程验收是施工单位向发展商移交物业，验收的方式按国家标准进行局部检查或抽样试验检查；而物业接管验收是发展商向物业管理方移交物业，验收的方式是按业主进驻的使用要求进行检查，主要是进行全面的外表及功能检查。物业接管验收分现场验收、资料交接及其它交接等三方面。

现场验收主要项目：

（1）土建工程：包括各屋面排水坡度，伸缩缝、女儿墙及地面有无渗水；地下室墙面有无渗水，地面有无空鼓及渗水，进出口坡道防滑等；前广场及架空层绿化小品，地面有无空鼓及开裂等；消防门、通道、楼梯等。

（2）装饰工程：包括各地面、墙面、地脚线、护墙板、天花各种装饰；门和门框及附件；护栏及扶手；灯具及其它小电气设施；外墙面（包括各涂料、装饰及玻幕）；公共区域设施设备的外装饰；各种标识及区域图示；公共洗手间、会议室、垃圾转运站、各设备及管理用房、信报箱等。

（3）供配电系统；包括正常供配电设备：应急供配电设备；油箱及油库、各配电房的防鼠；各强电检查井内管线及电箱；避雷装置；公共照明、用电器具等。

（4）给排水系统：各供水、消防水泵及电机等；各水箱；给排水管网、接

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头及阀门等；检查井内管线、水表及阀门等；化粪池及室外排污、雨水井；消防栓供水管网、接头、阀门等；人防工程及相应供水系统等。

（5）电梯系统：各电梯运行、梯门、井道、机房及电机等。

（6）空调采暖系统：空调制冷机组、汽水交换器、风柜、各盘管机、各风管及风口；空调风柜房地面排水坡度、下水口、回风系统、新风机等（包括暖风系统）；空调冷却水系统、冷却塔、冷却泵及电机、各检修口等；通风及防排烟风机、风口、风管及控制系统等；

（7）弱电系统：消防报警系统（消防控制中心报警联动、自动温烟感、警铃及手动按钮，防火卷帘门、广播等）；楼宇自动化（模块控制的空调、采暖、电力、电梯、保安等）；弱电检查井内管线、接线箱等。 资料交接

（1）产权资料：项目批准文件、用地批准文件、建筑执照、丈量报告等。 （2）技术资料：竣工图（包括总平面、建筑、结构、设备、附属工程及隐蔽管线等）、各类公共设备使用说明书调试报告、地质勘察报告、工程合同及开、竣工报告、工程预决算分项清单、图纸会审记录、工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）、隐蔽工程验收记录，沉降观察记录及沉降观察点布置图、竣工验收证明书、钢材及水泥等主要材料的质量保证书、新材料及构配件的鉴定合格证书、设备（水、电、空调、采暖、电梯）及卫生洁具的检验合格证书、砂浆及混凝土试块试压报告、供水及供暖管道的试压报告、机电设备订购合同、设备开箱技术资料、试验记录及系统调试记录等。

（3）验收资料：工程竣工验收证书、消防工程验收合格证、完善配套办公室小区综合验收合格证书、用电许可证、供用电协议书、用水审批表及供水合同书、电梯使用合格证、电话保养及验收协议等。 其它交接

（1）设施设备的备品备件、施工剩余材料备品等。

（2）具有保修期的设施设备施工或购买合同（保修协议也可）等。 （3）公共区域各通道门、设备及管理用房、洗手间、会议室、检查管井、信报箱钥匙等。 三 合同终止后交接

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