质量管理手册较完善版(201108)(9)

4.4.1文件发布后，由总裁办公室组织发放，受控文件必须在文件的封面加盖“受控”印章，并注上唯一的分发编号。发放时由总裁办公室填写《文件发放/回收登记表》，报管理者代表批

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四川省农业生产资料 集团有限公司 质量手册 文件编号 版 号 发行日期 NZJT 一QM B.0 2010年3月1日 准后，按发放范围发放，由文件接收人员签收。保证在对质量管理体系有效运行中起重要作用的场所，都能得到相应文件的有效版本。

4.4.2 对质量管理体系运行的重要场所均使用适用文件的有效版本，从所有发放和使用场所及时撤出失效或作废的文件，以防止误用。

4.4.3文件严重破损影响使用时，使用部门应将破损文件交回文件编写部门，申请换发新文件，新文件仍沿用原文件分发编号。

4.4.4 若文件丢失，有关责任人应向总裁办公室报告，说明原因并作出检讨，总裁办公室应注销原分发编号，补发文件给予新的分发编号。

4.4.5 当员工调动工作或离开工厂时，由总裁办公室收回所发文件。 4.4.6 当换版发行新文件时，原版文件同时作废并收回。 4.5 外来文件的控制：

4.5.1 对外来文件，总裁办公室应收集并编制本部门使用外来文件的《外来文件清单》，跟踪外来文件的最新版本信息，并调整《外来文件清单》。确保使用的外来文件为最新的有效版本。 4.5.2外来文件不作发放时，由各部门自行保管，其它部门使用时可进行查阅。 4.6 文件的更改：

4.6.1 文件需要更改时，应由文件申请更改部门填写《文件更改申请表》，内容包括：文件号、文件名称、更改内容、更改原因等，并报原文件编写部门。申请时应充分考虑更改可能对其他部门、相关文件可能造成的影响。

4.6.2 文件的更改由原文件编写部门进行，在更改前由原文件编写部门填写《文件更改申请表》的相应内容后，报总裁审批后进行更改，并向原文件领用单位发放《文件更改通知单》。 4.6.3 文件更改的方式：

a.文件的更改采用“杠改”的办法进行，做好标记，并填写更改记录； b.若该页更改量超过2/3时，应采取换页的方式更改； c.若该版文件更改页数超过2/3时，应采取换版方式更改。

4.6.4 文件更改后应填写《文件更改一览表》，以确保文件的更改和现行修订状态得到识别。 4.7 文件的管理

4.7.1 各类文件应字迹清楚，装订时要易于标识和检索。

4.7.2总裁办公室应制订《文件编号方法》，各文件的管理部门应对本部门文件按《文件编号

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四川省农业生产资料 集团有限公司 质量手册 文件编号 版 号 发行日期 NZJT 一QM B.0 2010年3月1日 办法》进行编号，并妥善保管。

4.7.3 所有的文件和资料应贮存在干燥、通风、防火、防蛀、防尘、防盗的地方，便于存取查阅，防止文件和资料腐烂、残缺、丢失。

4.7.4 若因任何原因所保留的作废文件应进行标识，盖上“作废保留”印章，并记录统一管理，以防止作废文件的非预期使用。

4.7.5 作废文件由文件管理部门进行清理，并填写《文件销毁申请单》，报总裁批准后进行处理。

4.7.6总裁办公室应填写《受控文件清单》，并进行发放、回收控制，各部门对受控文件进行更改控制。

4.7.7 文件和资料未经相关职能部门许可，不得私自复制。需要时，应经部门负责人批准，并登记，按4.4条规定执行发放。

4.7.8 对用磁盘或电子媒体及其它方式记载和传递的文件和资料应有明显标识，由指定人员保管，其使用应经过部门负责人批准（计算机软件应有备份）。 5、支持文件

《文件编号办法》、《总裁办OA系统相关流程》 6、记录

6.1四川省农业生产资料集团有限公司会议纪要 6.2四川省农业生产资料集团有限公司通知 6.3四川省农业生产资料集团有限公司函

6.4四川省农业生产资料集团有限公司--简报/通报/报告 6.5四川省农业生产资料集团有限公司总结安排/发言稿 6.6四川省农业生产资料集团有限公司阅办文件处理单 6.7 《外来文件清单》

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