2015电大办公室管理考试答案小抄资料(9)

6-1：确认对方身份，并询问理由，不可随意告知。 6-2：电话结束时，以结束语致意。

6-3：等对方挂上电话，在轻轻挂上话筒。 7、 如上司不能立即接听，则请使对方：“他现在有事，

要稍等片刻才能接听，可否请您稍等，或请他回电。” 8、 电话结束时，以结束语致意。

9、 等对方挂上电话，在轻轻挂上话筒。 三、接电话要点：

1、 电话铃响二至四声就应接听，如果有事耽搁，最好不

要超过四声，否则会让人觉得机关或企业管理不善。 2、 接到电话首先应传达必要的信息（例如公司名称、本

人身份等）。说话声音清楚，语气应热忱、亲切，并且对来电者说的事感兴趣，迅速提供消息或满足他（她）的需求。

3、 如果上司不在办公室，文秘人员询问来电者的姓名

前，先告知他要找的人不在。

4、 即使受到通话对方极大的责难，如投诉电话，也要保

持礼貌和耐心。

5、 通话结束时，应流露出很高兴接到对方来点的语气，

应该用快乐的声音说“谢谢”，即使来电者态度很不友好。

四、打电话要点：

督促上司准时打电话给上级或要人、忙人。 文秘人员代替上司传达不利消息时，无论当这个信差有多么不舒服，你还是必须立即行动。 文秘人员传达上司的信息要有分寸。 因特网服务： 五、 电子邮件---E-mail 2、阅读新闻---USENET 3、

远程登录---TELNET 4、文件传送---FTP

6、 浏览---BROWSI 6、信息浏览Goopher 7、高级浏览

服务WWW 8、ARCHIE

9、WAIS(Wide Information Server) 六、交互式电话会议

一种方便、省时、高效的会议形式。 第四章 邮件收发

一、邮件的拆封应注意：（P67共10点，以下为重点注意

的部分）

1、 公务信件是不允许手撕的。2、信封不能丢掉，也不

能损坏信封上的文字、邮戳和其他标志。

2、 文秘人员应该把邮件分成最急件、次急件和普通件。 3、 文秘人员经授权阅看信件时，应把其中的重点部分用

红笔划出，并提醒上司注意有关问题。

二、上司不在时邮件的处理（P71共8点，以下为重点注

意部分）

1、 文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并

通知发信人信已受到，告诉对方何时可能得到答复。 2、 上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件。文秘

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人员应在全面掌握情况的基础上慎重办理。在回信上签上自己的职称（某某人的文秘人员），发出前复印一份，留待上司过目。 第五章 接待实务 一、初见来访者

★文员不要首先主动伸手去和客人握手，但是如果客人首先作出了握手的表示，文员则必须与其握手。（社交场合的礼仪：年长的、职位高的、女士一方应该先伸手，年轻的、职位低的、男士一方才能与其握手）。 二、如何接受对方的名片

★遇到名片上有较罕见的字时，不可轻率地错读，可诚恳的请教对方。

★三传达时应注意的事项（P85以下为重点部分）

1、 问清来访者的单位、姓名后，应该就其来访的目的、

性质作全面的了解，再决定要不要向上司传达。 2、 对接待来访者的工作，要怀着一生只有这次见面机会

的心态去应付，珍惜每一次接待的机会。

3、 根据上司健康状况及繁忙程度，对上司会客的次数与

时间作好谈性调整。

4、 牢记上司的日程安排计划，切勿作重复安排。

5、 以谦和的态度聆听对方来访的目的，不可使用盘查的

口气。

★四、引见（P91,以下为重点部分）

1、 来访者如带有物品，可以礼貌地为其服务。 2、 到转弯处或楼梯口，停下来说：“往这边走”，并手掌

朝上指示方向。 3、 乘坐电梯的带路法：

二位客人：用一只手按着电梯门，可人进入电梯后自己再进电梯，站在电梯的按钮边；等到下电梯时，手按电梯门让客人先出去，自己随后出去。 来访者三位以上：“对不起，我先进去”。进了电梯站在按钮位臵，按着“开”钮，并用手按电梯门，让客人陆续进入电梯；出电梯时，也同样按“开”钮，待客人都已出去，自己再出去。 五、内宾的接待程序：

1、 接受任务2、了解来宾3、制订计划4、预订食宿5、

迎接来宾6、商议日程

7、 按排会谈8、陪同参观 9、送别客人 10、接待小节

六、外宾接待的程序

1、 接受任务 2、了解来宾3、制订计划4、预订食宿

5、欢迎来宾6、商议日程

8、 礼节性拜访 8、宴请 9、正式会谈10、签订协议

书11、陪同参观游览

12、互赠礼品 13、欢送来宾14、接待小节 第六章 信访实务

一、对下列情况的信件，不再承办：

1、 已做结案处理的，本人要求过高并明显不符合政策规

定的；2、精神病患者的来信；

2、 没有具体内容和情节的匿名信；4、有过激言论或谩

骂领导、上司而无须转公安部门查处的匿名信；5、其他经过认定不再承办的信件。 ★★二、接待来访的注意事项：

1、 组织领导应该定期或不定期地亲自接待群众来访。2、

企事业单位一般都有接待室。

3、 接待人员应该有比较高的思想修养和较强的业务能

力。

4、 接待者要做好登记，记录来访处理的全过程，并要签

署接待者、承办者（单位）、姓名（名称）。 ★★第七章 会议及会谈实务 一、会议的计划和准备（11项）：

1、 举行会议的决定 2、参加会议的人选 3、会议日期、

时间的决定。4、会议场所的选择。 根据会议的性质及人数做决定。 5、 议程表制作和执行方法。

文秘人员必须配合议程，详细检查接待方式，会议中的接待、会议的记录、会议后的收拾整理等在准备方面有无疏漏之处。

6、 会议通知的写法和传达方式。

公司内部会议一般应在一周或十天以前通知；而公司外的人员也参加的会议，至少要在会前两周用正式的文书寄出通知。 7、 会议资料的准备。

（1）文秘人员要向上司确定会议需要的材料（2）重新收集资料。

（3）制作复印件，为参加者准备好需要的份数。 （4）制作资料时，尽可能逐项列出要点或绘制成图

表，以便能很快地掌握议题要点。

（5）资料如果和通知一起送出，有关部门或人员就能

提前知晓情况，要作什么准备，更能节省会议的时间。

会议议程包括：1、宣读议程。2、宣读并通过上次会议的

会议记录（或备忘录）。3、财务主管报告。4、其他报告。5、复议旧的议题。6、讨论新的议题。7、委员会人事任命。8、提名并选举新的负责人。9、通知。10、休会。

8、 会议场所的布臵。9、出席者的位臵。10、会议用品

的准备。11、为来宾安排膳宿等。 二、会议结束后的处理：

1、 出席者离去时。要替搭车回去的人安排车子。

2、 文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的

东西，如油，则必须加以熄灭。打扫卫生。 通知会场的管理单位，会议已经结束。 ★★三、会议后的工作： 1、 制作议事录并分发； 2、 如有必要，应寄答谢卡给出席者，应立即制作、发送； 3、 将议事录和开会的各项资料分发给会议缺席者；4、

会议有关文件的整理和保管。

四、会议记录的制作方法(P136以下为重点部分)

1、 迅速作出一张座位图，便于你识别会议上的发言者。

2、要一份议程表和其他文件。

2、 重要声明、决定和结 …… 此处隐藏：2646字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……