2015电大办公室管理考试答案小抄资料(8)

标题：市工商局、物价局、税务局关于年检、物价检查、税务自查的通知； 案卷四：（4）利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函； （7）香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；（9）利华公司与香港凯福公司会议纪要；

标题：利华公司与香港凯福公司关于合作事宜的函件、会议纪要

17、波扬公司准备在本市市中心如开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐。刘小姐翻看了有关资料，打电话问了一些情总，决定租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放时间是十点十五分。刘小姐打电话给租凭公司，要求租千凭公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。 问题：（1）假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？

（2）假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？（3）从这件事中你得到了什么教训？

答案: （1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；

（2）如果联系不上送货员，向总经理汇报，请示该如何办？

（3）马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程； （4）得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时？

（5）联系新的租赁公司加急送一台放映机（或原租赁公司再送一台）；

（6）召开大会型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装臵应至少提前一天安排；

（7）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音问题、停车场等;

（8）不能仅凭电话联系，应实地查看； （9）重要设备应考虑备用（或两套方案） 。

办公室管理期末复习 第一章 办公室实务概述 一、办公室的两大职能：政务（或业务）服务和事务管理。 事务管理是为政务服务而展开的辅助性工作

二、事务管理的特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。

三、办公室实务：就是指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和秘书人员为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作或秘书工作。

四、我国文秘工作内容可以分为15项：1、文书撰写（上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等）；2、文书制作（打字、复印、编排、装订等）；3、文书处理（收发、传递、办理、立卷等）；4、档案管理（归档、坚定、管理、提供等）；5、会议组织（准备、记录、文件、善后等），6、调查研究（计划、实事、分析、研究等）；7、信息资料（收集、整理、提供、储存等）；8、信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理等）；9、接待工作（日常工作来访与计划来访接待、安排、服务等）；10、协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等）；11、督查工作（政策推行或决议实施的监督、检查等）；12、日程安排（为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等）；13、日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）；14、办公室管理（环境、设备、经费等）；15、其他临时交办的事项。 五、国际文秘人员工作内容：1、以速记记下上司交待的事项；2、执行上司留在录音机中的吩咐；3、档案管理（个人的、机密的）；4、阅读并分类信件；5、以电话往来维持和外界的良好公共关系；6、替上司订约会并做好记录；7、按上司的口头或书面指示完成信函；8、在权限内按自己的意思发出信函；9、接待来访宾客；10、替上司接洽外界人士，例如记者、工会职员等；11、自动处理例行的事务；12、为上司安排旅行或考察；13、替公司宾客订饭店的房间、定机位、发电报、打电话；14、准备好公司要公开的资料；15、替上司收集演讲或报告的资料；16、协助上司准备书面的财务报告、研究报告；17、整理并组织好粗略的资料；18、替上司保管私人的，财务的或其他的纪录；19、协助上司申报交纳所得税及办理退税；20、督导一般职员或速记员；21、安排会议事务，并做好会议记录或纲要；22、复印资料。

其中8、10、15、16、18、19、20属于高级秘书 的职责，其余15项文员涉及或部分涉及。

六、我国外资企业或合资企业办公内容：1、办公室环境的布臵和整理；2、通讯事务、电话、信函和邮件处理；3、执行上司交办的事项；4、照料上司身边的琐事；5、接待

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宾客和员工的来访；6、记录上司指令及会谈、会议内容；7、打印文稿及表格；8、收集及整理各种信息；9、保管办公室设备及用品；10、外出办事，如银行、邮局、税务所等。

七、主要办公器械的使用

1、★传真机的使用：应注意：（1）发送前邀监察原稿的质量，纸张太厚或太薄的文件，有皱褶、卷曲、潮湿或切边不齐的文件不宜发送，以免发生堵塞、损坏等现象，还应将文件上的紧固件如回形针、订书钉、胶带等除去，以防出现机器故障。（2）如果要发出的文件很长，那会占有对方的传真机很久，应该先打电话给对方，询问什么时候发送最合适。（3）每一份传真也许会经过许多人的手才能送达当事人，文员应注意保密，所以最好不用传真发送一些私人或机密的图文。如要罚，应请对方站到传真机前去等待收件。（4）文员不要以为什么信息都可以用传真机来传送，如感谢信、祝贺信或吊唁信，或者是给一个尊敬的、有潜力的客户，最好手写在信纸上，或寄明信片。 八、办公用品的准备

1、★办公用易耗品主要有：（1）信封、纸张。（2）软盘、光盘等。（3）铅笔。（4）圆珠笔。（5）签字笔或钢笔。（6）修正液。（7）印盒。（8）个中小型机器。（订书机、切纸刀、计算器等）（9）小刀。（10）日历等。（11）其他。（直尺、绳带、大头针、粘胶带等） ★九、公室和接待室的管理：

1、要建立器具和备用品的台帐，简明记载购入 时间、修理经过。

1、 器具和用品脏了、坏了时，应立即找有关部门安排更

换或修理。

2、 注意保持室内的清洁，经常打扫。

4、注意预防火灾，要了解灭火器和紧急电话的使用方法，以及灾害发生时的避难途径，对遇有紧急情况需要拿走的文件也要放好。

5、对橱柜、房门等的钥匙，要认真管理，防止丢失，注意保密。

第二章 文员实务

★一、文员工作指导思想：

1、 计划的步骤。2、事实的步骤。3、检查的步骤。 ★★二、按照“优先顺序”处理工作（怎样决定工作的优

先顺序）：（1—3）

1、 先将自己想做的工作以重要程度为标准 （1）是否应该做的事？（2）是否做或不做都无所谓的事？（3）是否不可以做的事？

2、 其次以紧急程度和重要程度为标准 （1）重要且紧急的事；（2）紧急但并不重要的事；（3）重要但并不紧急的事；

（4）虽然有做的价值，但并不重要也不紧急的事。 3、同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率， 对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。在考虑上司意向的时候，有必要先了解上司决定优先顺序的习惯；不能决定优先顺序时，最好直接找上司商量、请示。

三、文员管理时间的方法（略）

★文员怎样管理好自己的时间取决于工作性质。 四、文员的工作方法：

★★（一）请示方法与报告方法

1、 请示方法：

（1）文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示；

（2）无权处理时，向上司请求批准； （3）上司必须作出答复或批复；（4）请示必须事先。 2、 请示注意： （1）请示要对口；（2）请 …… 此处隐藏：3167字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……