2015电大办公室管理考试答案小抄资料(11)

进行轮辐式传阅，即一位领导阅后直接退回给秘书，注销后再由秘书送给另一位领导阅读，而不是让领导与领导之间直接传阅。）

4、 拟办。5、批办。6、承办。7、催办8、注办 三、发文处理的过程：

1、拟稿。2、核稿。3、签发。4、编号。5、缮印。6、校对。7、用印。8、登记。9、分发。

四、文书的保密管理：确定密级和保密期限。应该区分国

家秘密、商业秘密、组织内部秘密。

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五、立卷归档的标准和做法 1、 立卷归档要求：

（1）归档范围。具有保存价值的各种文件材料，均应归

档。

（2）归档时间。应该在第二年上半年内交由档案室或档

案人员归档。

（3）归档要求。必须分类立卷，排列有序，表格齐全，

填写无误，编号科学和符合要求。 2、 文书立卷标准（立卷特征）： （1）按问题特征立卷。（2）按作者特征立卷。（3）按文种特征立卷。（4）按时间特征立卷。 （5）按地区特征立卷。（6）按通讯者特征立卷。 3、 立卷类目主要由类名和条款两部分组成。

4、 案卷标题的结构及标法：通常应当标明卷内文件作

者、问题、名称三个基本部分。标明卷内文件的问题是案卷标题的核心。 5、 案卷归档：

（1）案卷目录的编制。（2）文件检索工具的编制。 （3）案卷的归档。文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”。 六、档案的保管和利用

文书档案的保管期限分为永久、长期（16至50年）、短期（15年以下）三种。

1、 档案的利用途径和方法有以下几种：

（1）设臵档案室，提供档案原件或复印件，方便借阅或

直接阅读。

（2）通过一定的制度和手续，提供档案外借，如借阅证

制度、催还续借制度和调离认可制度等。

（3）根据档案原件制发各种复印本，实行档案的有偿交

流，提供档案利用率。

（4）利用所收藏档案中的有关记载和资料，对申请者提

供核实某种事实的书面证据。

（5）以档案为依据，文秘和档案人员对查询者的有关问

题进行专业性的解答，提供咨询服务。

（6）将档案目录印制成册，分发到有关部门，以交流信

息。

（7）举办档案展览，充分发挥档案的作用。

单项选择题

? B

? 办公室布置要注意（ D ）。D．各种沟通、保密 ? 办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题？（ A ）。A．有共同利益的话题

? C

? 传真机的使用哪一项是不对的( B随时随地可向对方发送)．

? 传真机最好用来传送以下哪种邮件？（ D ）D．感谢信

? D

? 当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（ D ）。D．查证消息的可靠性

? H

? 36．会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应（ D ）。D．征求主持人意见，停止笔录，关录音机

? J

? 接受忠告的反应应该是（D）Ｄ、切勿事感用事 ? 记录时，可以在会议记录中（ C ）。C．与发言者用词不一致但意思完全一致

? 接受忠告的正确反应是（ D ）。 D．切勿感情用事 ? 将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（ A ）。A. 骑边章

? S

? 上司决定参加某个会议时，文员不应该（ A ）。A．只在便笺上写好会议名称

? 上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确？（ D ）D．不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认

? 上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（ A ）。A．通知上司家人把衣服送达 ? 社交场合很讲究次序礼仪，一般（ B ）。B．以右为尊

? W

? 文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的( A )。A．最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要

? 文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的( B)B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己

? 文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免( D )D．日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃

? 文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是(C)C、姓名、部门、地址、国名

? 文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（ D ）Ｄ、如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会

? 文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（ A ）Ａ、下级单位报送的报告、统计报表等

? 文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的？（ D ）。D．可以按照文员自己的习惯进行工作 ? 文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的？（ C ）。C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 ? 文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？（ C ）。C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力

? 文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（ A ）。A. 传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见

? 文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？（ B ）。 B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己

? 文员在接打电话时，正确的做法是（ B ）。B．在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来

? 文员在拆邮件时，不正确的做法是（ A ）。A．拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开

? 文员如果误拆了非本公司的信，应该（ A ）。A．在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重

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新封好并退回去

? 文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（ C ）。C．姓名、部门、地址、国名

? 文员打印寄往欧美国家的信封,寄信人姓名、地址应该打印在（ B ）B、左上角

? 文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？（ A ）。 A．初次写信，或有过激言行的

? 文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应（ C ）。C．处理信件按照“分级负责、归口办理”原则，进行转办、交办或自办

? 文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的？（ B ）。B．代替上司制定约会计划 ? 文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应（ D ）。D．请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？

? 文员协助举行宴会时，不用考虑（ D．有无休息室 ? 文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（A归档时间）和归档要求

? 文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下方面（归档范围、归档时间、归档耍求）

? 文员做会议记录时，可以在会议记录中（ C ）C．与发言者用词不一致但意思完全一致

? Y

? 以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的( B)。B．让员工们随意领取办公用品 ? 以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的(B )。B．文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力 ? 以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的( A)。A．审查功能

? 有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务（ B ）B、发表意见

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