会计电算化实训指导书(5)

①在“填制凭证”窗口,先查询到要作废的凭证。 ②执行“制单→作废/恢复”命令。

③凭证的左上角显示“作废”,表示该凭证已作废。 〖提示〗

作废凭证仍保留凭证内容及编号,只显示“作废”字样。作废凭证不能修改,不能审核。在记账时,已作废的凭证应参与记账,否则月末无法结账,但不对作废凭证作数据处理,相当于一张空凭证。进行账簿查询时,查不到作废凭证的数据。 若当前凭证已作废,可执行“编辑→作废/恢复”命令,取消作废标志,并将当前凭证恢复为有效凭证。

(2)整理凭证。

①在“填制凭证”窗口中,执行“制单→凭证删除/整理”命令,打开“选择凭证期间”对话框。

②选择要整理的“月份”。

③单击“确定”按钮,打开“作废凭证表”对话框。 ④选择真正要删除的作废凭证。

⑤单击“确定”按钮,系统将这些凭证从数据库中删除并对剩下凭证重新排号。

〖提示〗

如果不想保留作废凭证,则可以通过“凭证删除/整理”功能,将其彻底删除,并对未记账凭证重新编号。只能对未记账凭证作凭证整理。对已记账凭证作凭证整理时,应先恢复本月月初的记账前状态,再作凭证整理。

(二)出纳签字 1.更换操作员。

①在“总账系统”的初始窗口,执行“系统→重新注册”命令,进入“注册总账”窗口。 ②以“李芳”的身份重新注册总账系统。

操作员:002；密码:2；账套:666；会计年度:2005；操作日期:2005-12-31。 ③单击“确定”按钮。 〖提示〗

凭证填制人和出纳签字人可以为不同的人,也可以为同一个人。按照会计制度规定,凭证的填制与审核不能是同一个人。在进行出纳签字和审核之前,通常需先更换操作员。

2.出纳签字

①执行“凭证→出纳签字”命令,打开“出纳签字”查询条件对话框。 ②输入查询条件:单击“全部”单选按钮,输入月份“2005.12”。 ③单击“确认”按钮,进入“出纳签字”的凭证列表窗口。

④双击某一要签字的凭证或者单击“确定”按钮,进入“出纳签字”的签字窗口。 ⑤单击“签字”按钮,凭证底部的“出纳”处自动签上出纳人姓名。 ⑥单击“下张”按钮,对其他凭证进行签字。 ⑦最后单击“退出”按钮。 〖提示〗

涉及指定为现金科目和银行科目的凭证才需出纳签字。凭证一经签字,就不能被修改、删除,只有取消签字后才可以修改或删除,取消签字只能由出纳人自己进行。凭证签字并非审

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核凭证的必要步骤。若在设置总账参数时,不选择“出纳凭证必须经由出纳签字”,则可以不执行“出纳签字”功能。可以执行“成批出纳签字”功能对所有凭证进行出纳签字。

3. 审核凭证

以“账套主管”的身份重新注册总账系统。依次选择填入操作员、密码、账套号、会计年度、操作日期。

①执行系统菜单“凭证→审核凭证”命令,打开“凭证审核”查询条件对话框。 ②输入查询条件,可采用默认值。

③单击“确认”按钮,进入“凭证审核”的凭证列表窗口。

④双击要审核的凭证或单击“确定”按钮,进入“凭证审核”的审核凭证窗口。

⑤检查要审核的凭证,无误后,单击“审核”按钮,凭证底部的“审核”处自动签上审核人姓名。

⑥单击“下张”按钮,对其他凭证签字。 ⑦最后单击“退出”按钮。

〖提示〗

审核人必须具有审核权。当通过“凭证审核权限”设置了明细审核权限时,还需要有对制单人所制凭证的审核权。作废凭证不能被审核,也不能被标错。

审核人和制单人不能是同一个人,凭证一经审核,不能被修改、删除,只有取消审核签字后才可修改或删除,已标记作废的凭证不能被审核,需先取消作废标记后才能审核。

(三)凭证记账

以“账套主管”的身份重新注册总账系统。依次选择填入操作员、密码、账套、会计年度、操作日期。 1.记账

①执行系统菜单“凭证→记账”命令,进入“记账”窗口。 ②第一步记账,单击“全选”按钮,选择所有要记账的凭证。 ③单击“下一步”按钮。

④第二步记账,显示记账报告,如果需要打印记账报告,可单击“打印”按钮。 如果不打印记账报告,单击“下一步”按钮。

⑤第三步记账,单击“记账”按钮,打开“期初试算平衡表”对话框。 ⑥单击“确认”按钮,系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账。 登记完后,弹出“记账完毕!”信息提示对话框。 ⑦单击“确定”,记账完毕。 〖提示〗

第一次记账时,若期初余额试算不平衡,不能记账。上月未记账,本月不能记账。未审核凭证不能记账,记账范围应小于等于已审核范围。作废凭证不需审核可直接记账。在记账过程中一旦断电或由于其他原因造成记账中断后,系统将自动调用“恢复记账前状态”以恢复数据,然后再重新记账。 2.取消记账

(1)激活“恢复记账前状态”菜单。

①在总账初始窗口,执行“期末→对账”命令,进入“对账”窗口。 ②按Ctrl+H键,弹出“恢复记账前状态功能已被激活”信息提示框。 ③单击“确定”按钮,再单击“退出”按钮。

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〖提示〗

如果退出系统后又重新进入系统或在“对账”中按“Ctrl+H”键将重新隐藏“恢复记账前状态”功能。

(2)取消记账。

①执行“凭证恢复记账前状态”命令,打开“恢复记账前状态”对话框。 ②单击“最近一次记账前状态”单选按钮。

③单击“确定”按钮,弹出“恢复记账完毕”信息提示对话框,单击“确定”按钮。 〖提示〗

已结账月份的数据不能取消记账。取消记账后,一定要重新记账。

二、出纳管理

以“出纳员”的身份重新注册总账系统。依次选择填入操作员、密码、账套号、会计年度、操作日期。

(一)现金日记账

①执行系统菜单“出纳→现金日记账”命令,打开“现金日记账查询条件”对话框。 ②选择科目“1001现金”,默认月份。

③单击“确认”按钮,进入“现金日记账”窗口。

④双击某行或将光标定在某行,再单击“凭证”按钮,可查看相应的凭证。 ⑤单击“总账”按钮,可查看此科目的三栏式总账。 ⑥单击“退出”按钮。

(二)银行存款日记账

银行存款日记账查询与现金日记账查询操作基本相同,所不同的只是银行存款日记账多一结算号栏,主要是对账时用。

(三)资金日报表

①执行系统菜单“出纳→资金日报”命令,打开“资金日报表查询条件”对话框。 ②输入查询日期，选择“有余额无发生也显示”复选框。 ③单击“确认”按钮,进入“资金日报表”窗口。 ④查看资金日报表,单击“退出”按钮。 (四)支票登记簿

①执行系统菜单“出纳→支票登记簿”命令,打开“银行科目选择”对话框。 ②选择科目，例如:工行存款“100201”。 ③单击“确定”按钮,进入支票登记窗口。 ④单击“增加”按钮。

⑤输入领用日期、领用部门、领用人、支票号、预计金额。 ⑥单击“保存”按钮,再单击“退出”按钮。 〖提示〗

只有在结算方式设置中选择“票据管理标志”功能才能在此选择登记。领用日期和支票号必须输入,其他内容可输可不输。报销日期不能在领用日期之前。已报销的支票可成批删除。

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三、账簿管理

以“账套主管”的身份重新注册总账系统。依次选择填入操作员、密码、账套号、会计年度、操作日期。辅助账的查询只介绍部门账,同理可进行其他账簿查询 …… 此处隐藏：2969字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……