公文写作与处理,自考必备(7)

⑶ 编排发文字号。

⑷ 对需要标明密级、紧急程度的公文进行标注。

⑸ 确定分送单位和印制份数。

16 缮印与校对公文有哪些要求？

答：缮印公文要注意以下几个问题：

⑴ 缮印公文要忠于原稿，不允许随意改动原稿的文字、标点、符号、文面格式以及换掉层次、段落。

⑵ 缮印公文要做到：文字准确无误，设计美观大方，页面整洁清晰，字体大小得当，标题居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于阅读办理。

⑶ 缮印公文不要出现末页无正文的现象。

⑷ 缮印公文要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。

⑸ 公文的缮印要建立登记制度。

校对公文必须注意以下几点：

⑴ 公文的校对必须以原稿为准。

⑵ 校对的方法原则上应当实行双人对制，特别重要的文件，还应坚持“两校两读”。

⑶ 校对中发现的错字、漏字等，须以醒目的色笔和统一的校对符号标明，在付印校样上改的字或符号必须牵出版芯，不要在原错字处加字或减字。

⑷ 校对完毕后，应对文件的格式、文头文尾等处的附加标记、签发手续等作全面复查，查对无误后，校对人在校样上签字，然后付印。

17 公文在用印、发文登记和封发环节要注意哪些问题？

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答：公文用印要注意以下几个问题：

⑴ 公文用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据，经核对无误后始得用印。

⑵ 公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。

⑶ 两个以上的机关或部门的联合下发的公文，各机关部门都要加盖印章。

⑷ 公文用印一定要与制发公文的机关、部门或者单位相一致。

⑸ 公文用印要核实份数，超过份数的不能盖印。

发文登记一般采用簿册式登记的形式，每年一本，便于保存，也便于查找。多数机关采用这种方式。

⑴ 内收发的发文登记簿。 ⑵ 内收发对外收发的送文登记簿。 ⑶ 外收发的发文登记簿。

封发文件应注意以下几点：

⑴ 文件分装之前，先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等，然后按发送份数进行分装。

⑵ 收文机关的邮政编码地址、名称要在发送文件的信封上写准确。

⑶ 发文如系密件、急件、亲启件，凡文稿上没有注明的，须分别注明，并在封套上加盖密件戳、急件戳、写明亲启。 ⑷ 文件装封后，应及时发送，发送的方式可按文件的性质分别采用邮递、机要交通传递和专人传递。

⑸ 会议发放的文件，凡允许与会人员带回的，也要履行签字手续，并应向与会人员所在单位发出“会议文件目录”或者“会议文件通知单”，以加强对会议文件的管理。

第十二章 公文的整理与归档

1 什么是归档文件整理工作？

答：归档文件整理工作是指“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。” 2 简述归档文件整理工作的意义。

答：⑴ 归档文件整理能够保持文件之间的有机联系，便于文件的查找利用。

⑵ 归档文件整理可以维护文件的完整与完全，也便于文件的保管。

⑶ 归档文件整理为档案工作奠定了基础。

3 什么是文书部门整理（立卷）制度？

答：文书部门立卷制度，是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。具体地说，是指由机关的文书部门或者业务部门的专职或兼职的文书工作人员负责进行行文文件材料的整理（立卷）工作。

4 简述实行文书部门整理（立卷）制度的优越性。

答：⑴ 由文书部门整理（立卷），可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和了解文书处理过程的长处，便于提高归档文件整理的质量和整理（立卷）工作的效率。

⑵ 由文书部门整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于归档文件的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。 ⑶ 由文书部门整理（立卷），文书部门就可以暂时保存当年的文件材料。

⑷ 由文书部门整理（立卷），按年度集中归档，并且确保文件归档的质量，可以促进机关档案工作，提高机关档案管理水平，更好地为机关工作服务。

5 怎样选择公文整理（立卷）的环节？

答：⑴ 被确定为整理（立卷）环节的文书部门要直接经手文件的处理。

⑵ 对整理（立卷）环节所经手处理文件的数量有一定的要求。

⑶ 确定整理（立卷）环节时，还要考虑机关办公地点的分布情况。

⑷ 还要考虑文书工作人员的数量和配备情况以及他们对业务的熟悉程度等因素。

6 简述公文整理（立卷）的范围。

答：公文整理（立卷）的范围，是指凡是本机关工作活动中所形成的已经办理完毕的，具有一定考察利用的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿，以及图表、簿册、声像材料等文件材料，都必须进行整理归档，都属于公文整理（立卷）与归档的范围之内。

7 简述公文整理（立卷）的分工。

答：公文整理（立卷）的分工，是指哪一级的文件由哪个机关或部门整理（立卷），其作用主要是为了避免各党政机关或部门之间在整理（立卷）时发生不必要的重复或遗漏。

8 怎样理解“归档文件”的含义？

答：归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。这一含义可以从以下方面来理解：

⑴ 指出了归档文件的来源和范围。

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⑵ 应于归档的文件必须是办理完毕的文件，正在办理的文件还不能归档。

⑶ 应于归档的文件，必须是能作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

9 简述归档文件的整理单位“件”的含义。

答：把“件”作为归档文件整理的基本单位，是从检索的实际需要及减轻立卷工作量出发的。只有理解和掌握了“件”的概念，在实际进行文件整理时，就可以将文件按“件”装订，然后再进行后续程序的工作。

10 掌握公文整理（立卷）范围应抓住哪些主要条件？

答：掌握公文整理（立卷）范围要抓住反映本机关工作活动和具有考察利用价值这两个主要条件。

11 归档文件整理的基本原则是什么？

答：归档文件整理的基本原则是：遵循文件的形成规律，保持文件的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

12 简述归档文件整理的质量要求。

答：⑴ 归档的文件应当齐全完整，已破损的文件应予修理，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

⑵ 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

13 以“件”为单位的归档文件整理方法与传统的“立卷”方法比较有哪些不同？

答：⑴ 取消案卷，实现文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。

⑵ 界定“件”的概念，从检索的实际需要及减轻工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”。

⑶ 分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题），并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。

⑷ 装订以“件”为单位进行，对装订材料不作统一规定，只要符合档案保护要求即可。

⑸ 文件排列方法强调事由排列，时间、重要程度作为参考因素，可根据实际情况选用。

⑹ 归档章的位置不限于首页右角上，首页上端任何空白处均可；同时对归档章的项目加以调整，只保留检索必备项目。 ⑺ 取消案卷，卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。

⑻ 无需编页号，目录改设“页数 …… 此处隐藏：2350字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……