公文写作与处理,自考必备(6)

⑶ 查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆等情况，应及时追查原因。

⑷ 查清文件登记件数与实有件数是否相符。

3 收文登记的作用是什么？收文登记的范围有哪些？

答：收文登记的作用是：

⑴ 便于管理和保护文件，防止积压和丢失 ⑵ 便于检查和检索文件

⑶ 便于文件的统计和催办工作 ⑷ 作为核对与交接文件的凭据

收文登记的范围有：

⑴ 上级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件。

⑵ 下级机关文件。包括请示性、报告性文件。

⑶ 重要的带有密级的刊物、资料。

⑷ 其他机关商洽问题和需要答复的文件。

⑸ 上级机关召开会议印发的会议文件材料。

4 收文登记有哪几种形式？各有哪些优点？

答：收文登记的形式，一般可分为簿册式、联单式和卡片式三种。

⑴ 簿册式登记的优点是容易保存，适宜按时间顺序进行登记。

⑵ 联单式登记的优点是，可以减少重复登记的某些项目，简化登记手续。

⑶ 卡片式登记的好处是能适应使用和管理文件的需要，在卡片盒里灵活地进行分类排列。

5 简述公文分发的原则与要求。

答：⑴ 对那些方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥型文件，或重大问题的请示、报告之类的文件，以及文书人员还不能判定应由哪个部门承办的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导。

⑵ 对那些属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围直接分送给有关部门或承办人。

⑶ 对来文机关答复本机关询问的文件，要按本机关原发文的承办部门或主管人分送。

⑷ 在文件件数少、阅办阅知部门多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分送。 ⑸ 公文的分发要建立登记交接制度，以便及时收回，防止文件散失。

6 公文的传阅应当注意哪些问题？

答：⑴ 传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门传阅，然后送其他有关需要阅知的对象。 ⑵ 传阅文件应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传阅”。

⑶ 在传阅过程中传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理。

⑷ 每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。

7 为什么说拟办是收文处理的一个重要环节？怎样做好公文拟办工作？

答：拟办是收文处理的一个重要环节，是秘书部门实现“四个转变”，在办文办事中出谋献策，变被动服务为主动服务，发挥参谋助手作用的具体体现。

做好拟办工作，要求做到以下几点：

⑴ 拟办之前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的北京，查明问题的症结所在，以便有针对性地提出切实可行的拟办意见。

⑵ 要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。

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⑶ 要熟悉业务。要及时了解和掌握本机关及机关各部门的职责范围及业务变化情况。

⑷ 拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。

⑸ 拟办意见不是具体的承办计划和方案，文字要简明扼要，除讲明简单的理由之外，不要作深入的阐述，拟办意见之下，要签署拟办人姓名和拟办日期。

8 简述公文批办的作用及主要内容。

答：批办的作用就在于使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神，工作发展情况和其他有关信息；并便于加强对公文处理工作的领导，向承办人及时交待意图与要求，合理组织人力，避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，责任不清，形成观望等待而拖延时间等。

批办的主要内容：

⑴ 提出处理该份文件所述问题的原则和方法。

⑵ 提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人、规定承办的时限。

⑶ 凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。

⑷ 各项批办意见，均应郑重地填写《公文处理单》的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名和批办日期。

9 为什么说承办是公文处理工作的一个重要环节？承办公文要注意哪些问题？

答：承办在公文处理工作中是一个关键性环节。任何一份公文都是为了解决一定的问题而形成的。问题如何解决，公文办理是否及时，就在承办这个关键环节上，它直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。

承办部门或承办人员在处理来文过程中要注意以下几点：

⑴ 对有领导具体批示意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图及时办理，不得延误推诿。

⑵ 对没有领导签署批办意见的公文，即一般性公文，应根据有关的文件精神、有关规定或按以前的惯例，酌情办理。

⑶ 对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文草稿请有关部门或单位会上，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。

⑷ 来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人员要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭记忆办事，以防出错。

10 怎样做好公文的催办与查办工作？试比较公文催办与查办工作的区别。

答：催办工作应注意做到以下几点：

⑴ 要明确催办范围 ⑵ 要将催办落实 ⑶ 要建立和加强公文催办工作的组织机构

查办工作其任务是督促检查并协助办理下列问题：

⑴ 党政领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况。

⑵ 各种会议的决办事项。

⑶ 文件、电报的拟办、批复事项。

⑷ 对需要解决的重大问题提出查办意见，报请领导批示。

⑸ 领导指示或交办的事项。

从机关文书部门的工作来说，查办和催办都是对公文的承办情况进行监督检查或催询，其区别在于：

⑴ 承办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行监督检查，查办的事项要经领导批示或授权后才能进行；而催办则是文书部门的一项例行性工作，凡应催办的公文，文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。

⑵ 查办的问题要进行查办立项，即通过文字表达形式对所要进行查办的事项登记上账，提出明确的质与量的规定和应达到的目标要求，经领导审定后实施，对查办的结果要写出汇报材料及时反馈，查办的重点在于查证落实；而催办作为收文办理的一道程序，一般只是限于了解是否已经办理，对如何办理及办理结果是不大过问的。

11 为什么要履行注办手续？注办一般包括哪些内容？

答：履行注办手续十分必要，便于公文的整理和日后的查考。注办是随手可做的事，不需要花费多少时间。机关工作人员要具有严谨的工作作风，自己经办的事应该有始有终，手续完备，使公文处理的来龙去脉留下清晰的记录。这样既利于自己工作任务的完成，也有利于他人和有关工作的顺利进行。

注办一般包括以下内容：

⑴ 一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。

⑵ 需要办理复文的文件，办完后要注明“已复文”，并注上复文的日期和文号。

⑶ 用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接话人、主要内容等，并由承办人签字。

⑷ 不需复文的文件要注明“已办”、“已阅”、“已摘记”等字样。

12 公文在起草过程中应当注意哪些具体问题？

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