Access 2000基本操作(4)

1.2.3 数据表的输入和编辑

1．数据表的输入

表结构建立完后，可以向表中输入数据。具体的操作步骤如下：

1） 在数据库窗口“表”对象的右边列表框中双击待输入数据的表或选中该表后单击工具栏

上的“打开”按钮，弹出如图1-12所示的窗口；

图1-12 表数据输入窗口1

2） 在数据输入窗口中将数据添加到表中，如图1-13所示； 3） 单击“保存”按钮完成数据表内容的输入。

图1-13 表数据输入窗口2

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2．数据表记录的编辑

数据表中的数据编辑操作有很多，例如数据的添加、修改、删除、查找、复制、移动、排序以及筛选等。记录的添加很简单，只需要在表后继续输入即可，修改记录也只需要在原数据位置重新输入。这里只介绍常用的记录删除操作。

删除记录的方法有多种，具体的操作步骤如下： 1） 在“数据表”视图中打开所要编辑的表； 2） 选择一条或多条记录； 3） 执行以下操作之一： ? 按键盘上的“Del”键

? 单击Access 2000窗口“编辑”菜单|“删除记录”命令 ? 单击Access 2000窗口工具栏上的“删除记录”按钮 ? 右击在弹出的快捷菜单中选择“删除记录”命令

4） 执行上述操作之一后，将弹出如图1-14所示的消息框；

5） 消息框询问是否删除当前选定的记录，单击“是”按钮将从表中删除记录，并且无法撤

销该删除操作。

图1-14 删除记录消息框

1.3 查询功能

查询是Access 2000的重要组成部分，它是从表中检索需要的数据并可以对数据进行加工分析。查询是一个或多个表的动态数据的集合，这个数据集合可以作为窗体和报表等数据库对象的记录源。

在Access 2000中，查询的类型主要有选择查询、参数查询、交叉表查询、操作查询和SQL查询。

选择查询是最常见的一种查询类型，它从一个或多个表中检索数据，并且可以对记录作分组、总计和求平均值等统计计算。

参数查询在执行时显示对话框提示用户输入信息（例如准则），以便更快、更方便地找到更多的内容。

交叉表查询是将数据表中的字段进行分组，一组在数据表的左侧，另一组在数据表的上部，两组的交叉处显示表中某个字段的总结值，如合计、平均、计数或其他计算等。

操作查询是仅在一个操作中更改许多记录的查询，共有四种类型：删除、更新、追加和生成表。

SQL查询是使用SQL语句创建的联合查询、传递查询、数据定义查询和子查询。 不同的查询类型的适用情况和目的不太相同，本文介绍常用的使用向导创建简单查询和汇总查询、使用设计器创建选择查询和操作查询，且只涉及一个表。

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1.3.1使用向导创建查询

1．创建简单查询

【示例1】使用学生表，创建学生查询1，要求查询学生表中所有学生的学号、姓名和专业，查询结果如图1-15所示。

图1-15 查询结果1

具体的操作步骤如下：

1） 在数据库窗口中选择“查询”对象，双击右边的“使用向导创建查询”或单击数据库窗

口工具栏上的“新建”按钮选择“简单查询向导”选项，弹出如图1-16所示的“简单查询向导”对话框1；

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Access 2000基本操作 图1-16 “简单查询向导”对话框1

2） 在对话框中选择数据来源表“学生”，选择需要的字段：学号、姓名和专业，单击“下

一步”按钮，弹出如图1-17所示的“简单查询向导”对话框2；

图1-17 “简单查询向导”对话框2

3） 在文本框中输入查询名称“学生查询1”，单击“完成”按钮，即可创建一个查询。

如果在所选表中包含类型为“数字”的字段，也可以使用“简单查询向导”创建汇总查询，即对数据进行如总计和求平均值等简单的汇总统计。

2．创建简单汇总查询

【示例2】使用成绩表创建学生查询2，计算不同学生所选修的两门课的总分和平均分，汇总查询结果如图1-18所示。

图1-18 查询结果2

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具体的操作步骤如下： 1） 与示例1的操作类似，打开如图1-16所示的对话框，在其中选择所要创建查询的表为“成

绩”，所需字段为“学号”和“成绩”，单击“下一步”按钮，弹出如图1-19所示的对话框；

图1-19 “简单查询向导”对话框

2） 单击对话框中的“汇总选项”按钮，弹出如图1-20所示的“汇总选项”对话框，在其中

选择需要计算的汇总值；

3） 单击“确定”按钮返回“简单查询向导”对话框，单击对话框中“下一步”按钮，弹出

类似如图1-17所示的对话框，在其中输入查询名称即可完成查询的创建。

图1-20 “汇总选项”对话框

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