Access 2000基本操作

Access 2000基本操作

数据库管理系统Access 2000基本操作

Access 2000是Office 2000的一个组件，它是目前常用的关系型数据库管理系统（简称DBMS），利用它用户可以方便地创建数据库和数据表，进行多种方式的查询；也可以利用窗体来查看Access数据库中的数据，并且打印出可以满足多种需求的报表；也可以利用宏或编程功能来提高数据库的处理效率，同时生成的数据可以方便地与Word和Excel等软件进行转换，更可以作为网站的数据后台。

Access 2000并不需要专业的数据库用户才能进行设计管理，非专业的用户完全可以利用它创建一个功能强大的数据库系统。除非有过于复杂的需求，一般来说，数据库用户并不需要编写程序代码，只需要通过Access 2000本身提供的一些对象就能完成大多数的数据操作和管理工作。

1.1 Access 2000概述 1.1.1 Access 2000的主界面

如图1-1所示为Access 2000进入某个数据库后的主界面，其中标题栏、菜单栏、工具栏和状态栏等元素与其他Office 2000组件的功能类似，在此不再赘述，这里我们只介绍Access 2000中独有的数据库窗口。

工具栏 对象栏 对象快捷方式 组栏

图1-1 数据库窗口

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1．工具栏

工具栏的作用是为了便捷地使用某些操作命令，这里工具栏上的前3个按钮的功能是由对象栏中所选的对象决定的，选择不同的对象则按钮的命令名和作用各不相同。

2．对象栏

对象栏中列出了数据库中的所有对象，不同的对象实现不同的功能，对象具体的功能参看“1.1.2 Access 2000中的对象”。

3．组栏

组栏中的收藏夹可以包含不同类型的数据库对象的快捷方式，也可以将数据库中的对象组织为组放入组栏中。使用时只要单击“收藏夹”或用户自行创建的组选择其中需要的表、窗体或报表等对象。

4．对象快捷方式

数据库窗口右边的列表框中前几个左下角是钥匙图标的项一般是一些使用不同方式创建对象的命令，其余的项为已经创建的对象的快捷方式，例如图1-1所示的C、S和SC即为创建的表C、S和SC的快捷方式。

1.1.2 Access 2000的对象

Access 2000数据库是多种数据库对象的集合，建立Access 2000数据库即是创建与特定功能相关的对象。Access 2000共提供了7种数据库对象，包含表、查询、窗体、报表、页、宏和模块。用户只要单击如图1-1所示的数据库窗口的对象栏中的某个对象即可进入相应功能的操作界面。

1．表对象

表是Access 2000数据库的基本组成部分，它是关于特定主题数据的集合，例如学生成绩表一般是关于学生的学号、姓名、几门课程的成绩等数据内容。每个数据在同一个表中仅存储一次，这样可以提高数据库的有效率。表的每一行数据称为记录，每一列同种类型的数据称为字段。

2．查询对象

查询是从一个或多个表中搜索满足条件的数据或对数据进行统计汇总，可以将查询结果

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以不同处理方式的数据表保存下来，如果下次遇到相同的条件不需要再次查询，可以直接使用，查询结果也可以作为窗体和报表等对象的数据源。

3．窗体对象

窗体是以数据表或查询为基础创建的，是Access 2000中的一个人机交互界面。用户可以在窗体中方便灵活地查看、输入或修改一个表或多个表中的数据。

4．报表对象

报表是数据库应用程序的最终产品，是以打印的格式表现用户数据的一种有效方式。因为用户可以控制报表上每个元素的大小、位置和显示形式，所以可以按照所需的方式查看和打印报表。

5．页对象

页即为数据访问页，是一种特殊类型的Web页。可以在Access 2000中创建新的页或编辑已有的页，页中的数据仍然保存在Access 2000数据库或其他类型的数据源中，通过浏览器可以进行浏览。

6．宏对象

宏是指一个或多个操作的集合，其中每个操作实现特定的功能，例如打开某个表、打印某个报表等。利用宏可以简化各种操作，从而提高Access数据库的执行效率。

7．模块对象

模块是开发人员的工作环境，是将 Visual Basic for Applications 声明和过程作为一个单元进行保存的集合。只有一些高级的数据库应用才需要使用模块，普通的数据库开发一般很少用到它。

1.2创建和使用数据表

数据库是信息的集合，一般都关于某一个特定的主题，如超市库存数据库。只有先创建数据库才能在其基础上建立数据表和窗体等对象，用户才能使用它来组织、存储和管理信息。

新建一个数据库特别是一个较大的数据库前总体设计很重要，合理的设计能够有效迅速地实现所需功能。一般来说，设计一个数据库主要包含以下几个主要步骤：

1） 明确数据库创建目的，要了解数据库使用人员的需求，经过需求分析后，明确数据库的

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主题及使用；

2） 确定数据库中需要的表，尽量做到每个表只包含某一个主题的信息，每一条信息在每个

表中只出现一次；

3） 确定每个表需要的主要字段和主键，每个字段要与表的主题相关，主键要确保其唯一确

定每条记录，如一条学生记录的姓名存在同名现象，而“学号”字段可以用来确定唯一的一个学生，所以可以将“学号”作为学生表的主键；

4） 确定表和表之间的关系（关系通过匹配键字段中的数据来完成，键字段通常是两个表中

使用相同名称的字段），可以将相关信息组合到一起。经过这几个主要步骤的设计后，如果发现设计中仍然存在不足可以对原先的设计进行优化。这时，就可以进入数据库的实际操作阶段，即各数据库对象如表和窗体的创建。在创建数据库之前可以参考Access 2000系统提供的一些示例数据库。

1.2.1 数据库的创建和打开

1．新建数据库

可以在Access 2000启动时或利用“新建”命令创建空数据库或建立基于向导的数据库。 1） 创建空数据库

图1-2 Access 2000启动对话框

在Access 2000启动时会弹出如图1-2所示的对话框，单击单选按钮“空Access数据库”随之弹出如图1-3所示的数据库文件保存窗口，在“保存位置”下拉列表中指定新建数据库的位置，在“文件名”文本框中指定数据库名，Access数据库文件的扩展名为“.mdb”，单击“创建”按钮则完成空数据库的创建，出现如图1-4所示的相应数据库窗口。

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图1-3 数据库文件保存窗口

图1-4 数据库窗口

也可以在图1-4所示的Access 2000窗口中选择“文件”菜单|“新建”命令，在弹出的如图1-5所示的对话框中单击“确定”按钮同样可以创建空数据库。

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