秘书学概论教案 - 图文(9)

于尽量把不可控时间变为可控时间。

3、时间管理的一般原则

（1）用精力最佳时间干最重要的工作。

（2）消费时间要计划化、标准化、定量化。 （3）保持时间上的弹性。 （4）反省浪费的时间。

（5）保持时间利用的相对连续性。 （6）一般工作“案例化”，固定工作“标准化”。 （7）严禁事必亲躬。

（8）坚持从现在做起的信念。

（9）保留自我时间管理的最低批量时间。 4、秘书时间管理的方法 （1）、ABCＤ工作法

现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情的重要和紧急程度，将各种事务划为A、B、C、D四个类别，即ABCD工作法。如下图。 （２）时间表编制法

时间表是管理时间的一种手段，它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，从而有效地管理时间，达到完成工作任务的简单方法。 ? 时间表大体可以分为五类: ①全年预计时间表; ②每月预订时间表; ③每周预订时间表; ④每日预订时间表;

⑤单项重要工作事项预订表。 ? 时间表的编制方法

①根据需求确定编制时间的周期。

②收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。

③发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及时调整。 ④按照时间顺序将任务排列清晰。

⑤绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目。 ⑥用简明扼要的文字将信息填人表格，包括内容、地点。 １、日程安排的内容

（１）各种接待、约会。 （２）商务旅行活动。 （３）参加各类会议。

（４）到车间进行实地检查或指。 （５）组织的各类重大活动的安排。 （６）领导私人活动的安排。

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２、日程安排的基本要求

（1）统筹兼顾 （2）安排规范 （3）效率原则

（4） 突出重点

（5） 留有余地

（6） 适当保密

（7） 事先同意 ３、日程安排的形式

年计划表、月计划表、周计划表、日程表 4、注意的事项

? 以记叙、说明为主要表达方式。 ? 编写要留有余地。

? 所有日程安排都要应按领导的意思去办。 ? 活动与活动之间要有一定的间隙时间。 ? 要认真核查日程表，以提高工作效率。 ? 对已处理完的工作，一般应注明结果。

５、日志系统 1）日志概述

日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划，一般分为纵横两种方式。

2）日志的方法

? 手工填写的工作日志 ? 电子工作日志

技能训练 你的上司是某家股份有限公司主管销售业务的经理，而你则是经理秘书。在某一天，经理请你将下星期一的活动安排的有关内容填写在工作日志上：

? 上午举行董事会议，所有的经理都参加。 ? 上午给参加员工培训课的新员工讲话。

? 中午与A公司的董事长马XX与夫人共进午餐。 ? 下午前往B公司拜会市场开发部的经理高XX。 ? 下午会见C公司的销售部经理张XX。

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第七章 日常工作（下）

【教学目的】

掌握办公室日常工作中督查工作、保密工作、印信工作、值班工作的方法。 【教学内容】

办公室日常工作中督查工作、保密工作、印信工作、值班工作的方法。

第一节 督查工作

案例分析 1993年底，某县经反复论证，结合本县实际情况，制定了―一城四基地‖的发展规划。―一城‖就是把县城建设成为某市的卫星城。―四基地‖是把该县建成糖业、建材、水果和畜牧水产基地。到2000年力争甘蔗种植面积达45万亩，原料庶产量180万吨，产糖20万吨；水果总产18万吨；肉类总产3万吨；水产品产量1.38万吨。

为了实现上述目标，该县先后制定了关于加快甘蔗、水果和农业综合开发等三个决定，制定一系列政策和具体措施，鼓励农民、机关事业单位积极参与各项开发事业，促进基地的建立和发展。县委督查室则切实围绕县委的中心工作，协助县委抓好各项决策的落实。特别是把甘蔗生产作为重点，开展立项督查。一是将甘蔗生产任务落实到各乡镇，并层层签订责任状，向上级交纳风险抵押金。二是加强跟踪督查和情况反馈。在1995年内就组织有关部门开展了三次督促检查，并及时做好反馈工作。三是 协调有关部门及时解决工作中出现的各种问题，推动了决策的落实。

该县的这次立项督查活动，由于重点突出，形式灵活多样，效果十分显著。1994年，该县蔗糖产量在全国即排位第10名。1995年甘蔗种植面积已达29万亩，原料蔗产量达120万吨，产糖7.38吨。甘蔗生产已成为全县经济发展的支柱产业，生产基地的规模已形成。

一、概念

二、督查工作的特点：

（一）严肃性（路线方针政策）；（二）间接性（上传下达）；（三）权威性（赋权）；（四）层次性；（五）时限性。 三、秘书督查工作的作用：

（一）有助于中央政令畅通和各项方针、政策的贯彻落实 （二）有助于领导决策的不断完善和决策目标的实现 （三）有助于改进工作作风，提高工作效率

（四）有助于秘书部门加强自身建设，充分发挥参谋、助手作用 督查工作的范围和原则

一、督查工作的范围

二、督查工作的基本原则：

（一）坚持领导负责、秘书协办的原则

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（二）坚持实事求是的原则 （三）坚持不直接办案的原则

（四）坚持全面督查和重点查办相结合的原则

督查工作的程序、方式和制度 一、督查工作的程序：

（一）确定项目：大政方针、重大决策、重要政策、法规、领导重要指示及下级、人民群众的重要反映等。列为督查项目要填写―督促检查登记单‖（二）检查催办（三）情况审理（四）结果反馈 二、督查工作方式： （一）催办 （二）日常督查 （三）直接查办 （四）点面结合 （五）分析反馈 三、督查工作制度 （一）目标责任制 （二）查办审批制度 （三）请示报告制度 （四）工作检查制度 （五）工作联系制度 （六）保密归档制度

秘书参加督查工作应注意的事项 一、要摆正秘书在督查工作中的位置 二、要坚持走群众路线

三、要把着力点放在促进各级领导改进作风上 四、要注重实效，防止形式主义 五、要重视协调在督查工作中的作用 实训题 王炎整理好自己的思绪，开始着手这次―查私‖工作。下面请你帮她出主意，即你认为她应该按什么步骤开始此项工作？

第二节 保密工作

保密工作的重要性

?保密是执政党和国家保持政局稳定的重要手段 ?保密是发展经济的客观需要 ?保密是领导决策的需要 保密工作的新特点

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?保密范围和内容趋于扩大 ?需要防范的泄秘渠道日趋增多 ?需要对付的窃密手段变化多端 ?需要打击的窃密活动十分猖獗

保密工作的内容 ?文件保密 ?会议保密 ?通讯保密 ?计算机保密 ?涉外保密

?经济情报的保密

?新闻报道和出版的保密

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