秘书学概论教案 - 图文(6)

第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。如：教师、护士、厂长、院长办公室等.

第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办事机构。如：中共中央办公厅、三星公司办公室等.

第四种：指某种专门的独立的工作机构。如国务院台湾事务办公室等。

办公环境管理

办公环境的含义

是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。 办公室环境管理的原则

方便 →舒适 →和谐统一 →安全。 想想看 办公室的七大效率杀手有哪些？

1、空气杀手； 2、光线杀手； 3、声音杀手； 4、空间杀手； 5、设备杀手； 6、文件杀手； 7、职能杀手。

办公室的布局与布置 （1）布局 ①封闭式布局。

封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。 ②开放式布局。

就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。 办公环境管理

（2）办公环境布置

① 布置要点

◇ 营造一个安静的工作环境； ◇ 保证良好的采光、照明条件； ◇ 合理安排座位；

◇力求整齐、清洁。

②布置的原则

– 采用一个大间办公室。 – 使用同一大小的桌子。

– 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 – 采用直线对称的布置。

– 主管的办公区域需保留适当的访客空间。

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– 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。

– 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。 – 全体职员的座位应面对同一方向布置。 – 常用的文件与档案，应置于使用者附近。 – 应保持公共空间和私人空间的独立。 – 桌与桌之间应留有一米左右的距离。

– 桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。 – 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。

– 计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既 要方便使用又不影响别人工作。

考考你 1、 怎样优化办公设备？

– 配备合适光源

– 选择理想的办公桌椅 – 安装隔音设备

– 选择合适的屏风、窗帘、档案柜

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– 调节合适的空调温度 – 合理放置办公设备

2、怎样美化办公环境？

– 办公室装饰 – 办公室绿化

办公室的空气环境管理 1、温度

最舒适并有益于健康的工作温度是15-20℃。 2、湿度

最适宜的湿度为40%-60%。 3、空气流通

每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。 4、空气的净化

包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。

办公室的保健与安全环境管理 1、保健

＊定期健康检查 ＊灌输卫生知识。 ＊采取疾病预防 ＊保持环境整洁。 ＊推行健康运动 ＊举办康乐活动。 2、安全管理

＊ 防盗 ＊ 防火 ＊ 防止意外伤亡

办公用品管理 1、文具

笔、墨、尺、订书机、广告色、油彩、粉笔、 胶水（带）、信封、邮票等。 2、小工具

清洁工具、修理工具、制画工具、宣传工具、 各种刀具（裁纸刀、切纸刀）等。 3、纸张

信纸、复印纸、打印纸、复写纸、蜡纸，各种规格的白纸、包装纸、装饰纸等。

4、常用耗材

计算机的磁盘、打印机的色带、墨盒、油墨，复印机的墨粉，录音带、录像带、胶卷、电池等。 5、小型电器设备

电脑、MP3、MP4、移动硬盘、投影仪、幻灯机、录音机、录像机、照相

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机、计算器、计时器等。 6、 其他用品

一些装饰用品、挂图、旗帜、标志、标语等。

办公用品管理的原则

? 建立完善的管理制度 ? 保证工作的需要 ? 讲求节约，物尽其用

? 及时更新装备，提高工作水平

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第二节 通讯工作

电话作为现代通讯工具，在组织的管理工作中发挥着日益重要的作用。秘书每天通过电话进行大量的对内、对外联络工作，可见电话是组织展示工作效率、社会形象的一个窗口。在电话工作中，人们彼此不能谋面，看不到对方的表情、举动，只能通过电话里的声音去揣测对方的心理、态度，也就是说．秘书电话应答的声音或方式是对方能够直接感受到的全部信息，这样，秘书电话应答的声音也就成为企业组织的外在形象。因此，秘书应以礼貌的态度、专业的方式处理好每一个电话，应在电话里表现出良好的职业规范和高超的电话技巧。

一 电话接打 接打电话的原则与要求

– 表达规范、正确

– 礼貌热情，语气清晰和婉 – 语言简洁明了 – 保密

– 注意时间

接打电话的技巧

1、接听电话的技巧

◆要仔细倾听对方的讲话。

◆避免在电话中争论或有不佳的情绪反应。 ◆对方声音不清晰时，应该善意提醒。 ◆转接电话， 要分清情况，恰当处理。

◆如果谈话所涉及的事情比较复杂，应该重复关键部分，力求准确无误。 ◆谈话结束时，要表示谢意，并让对方先挂断

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