秘书学概论教案 - 图文(10)

第三节 印信工作

一、印章 ?印章的种类

组织印章 套印章

钢印 领导人签名章 会议专用章 财务专用章 收发章 办事章

校对章 封条章

印章使用与管理

1、印章的刻制及启用

?严格按照国家有关规定刻制，不得擅自更改;

?必须执单位证明及公安部门的批准证明，到指定的刻字单位刻制。

?启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模，发给有关单位保存，以备查考。

印章刻制 刻制主体：

上级机关刻制颁发

法人代表申请，主管部门批准

印章形状：圆形 椭圆形 长方形 三角形 方形 刻制要求：直径4.2cm 公章 规范的简化汉字，宋体，自左向右环行排列 签名章 书写习惯 印章的启用

□选定启用日期。

□提前发出启用通知，附上―印模‖。 □填写―印模卡‖，一式两份。 □规定日期到，启用生效。

印章的审批和使用

＊必须经过领导人批准，并进行认真的登记未履行手续或手续不全时，不得用印。 ＊用印时应注意盖在正确的位置，一般应盖在文件成文日期的上方，上不压正文，下骑年盖月。 印章的保管

＊印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用，严禁擅自使用或外借。 ＊印章如果丢失要立即报告公安机关备案，并以登报或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废。

公章的停用与销毁

机构撤消，立即停用；

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尽快通知，宣布失效； 附上印模，写明日期； 留下印模，废章销毁 。

二、介绍信的使用与管理

?介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。

?介绍信管理应严格而细致，并注意以下问题: （1） 介绍信的格式应符合要求 （2） 介绍信应由专人管理

（3） 出具介绍信必须认真履行审批手续 （4） 妥善保管好介绍信的存根

介绍信使用的程序

动脑筋

1、11月1日，李经理要到广州参加一个贸易洽谈会，考虑到要与多家公司洽谈业务，需要带几张空白介绍信，可否？

2、某公司印章管理人员小马为工作方便，带印章一起出差到外地，这种做法正确吗？

第四节 值班工作

值班工作的主要任务

? 文电处理 ? 信息传递 ? 接待来访

? 临时性、突发性事务的处理 ? 值班记录 ? 搞好交接班

情景训练 ? 毒药掉进河里之后

1999年的一天深夜，某市政府值班秘书小刘接到市交通部门打来的紧急电话，告知一家装卸公司在某码头装卸化学物品时，不慎将一桶剧毒化学物品落入水中。若毒药扩散到水中，人畜饮用后会造成死亡。此时刘秘书脑海中掠过两套方案：一是打电话给市领导或上级机关，请求指示，然后依照领导的指示去执行，如果找不到领导，再根据自己的经验处理。二是立即赶到现场指挥打捞。 ? 如果你是值班秘书，应当采取什么措施?

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第八章 信息与调查研究

【教学目的】

通过本章学习， 熟悉信息工作的基本程序，能够运用多种方法收集信息及对信息进行系统整理、有效传递、有序存储、开发利用，掌握信息利用服务的方法并做好信息服务工作。

【教学内容】 1. 信息工作概述 2. 信息工作程序图 3. 信息的收集与整理 4. 信息的传递与存储 5. 信息的开发与利用 6. 信息的反馈

第一节 信息工作

信息工作概述 信息的含义及类型

? 对事物的特征和变化的客观描述，是事物的运动状态经过一定的方式传递后的

再现。

? 文字形态、声像形态和记忆形态。 信息的特点

1、可量度。 2、可识别。 3、可转换。 4、可存储。 5、可处理。 6、可传递。 7、可再生。 8、可压缩。 9、可利用。 10、可共享。 信息工作概述

信息对秘书工作的意义

?秘书人员辅助领导决策的依据； ?秘书人员处理日常事务的依据。 ?秘书人员起草文书的基础；

?秘书人员协助管理、协调关系的依据。 信息工作概述

信息工作的基本要求

?及时；准确；全面；适用。 目前最急需的信息

?预测性信息。动态性信息。 ?反馈性信息。综合性信息。 秘书信息工作的特点

?普遍性。 紧迫性。 开拓性。 信息工作程序图 信息的收集与整理

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信息的收集 1、范围

? 政策法规信息; 社会动态信息 ? 组织内部信息； 国际信息 ? 同级相关信息 ；贸易信息 ? 客户信息；交际信息

2．渠道

?信息网络渠道 、大众传描媒介渠道 ?文书渠道、调查渠道 ?会议渠道、图书馆渠道 ?关系渠道、信访渠道 ?档案渠道、信息机构渠道

3、方法

1)观察法 2)询问法 3)问卷法 4)阅读法 5)交换法 6)索取法 7)购置法 8)网络法 4、原则

? 价值原则 ? 时效性原则 ? 层次性原则 ? 针对性原则

? 全面系统性原则

信息的整理

1、分类方法

1）字母分类法；2）主题分类法； 3）来源分类法；4）地区分类法； 5）数字分类法；6）时间分类法。 2、筛选方法

1）查重法。2）时序法。 3）比较法。4）测评法。 3、校核方法

1）溯源法。2）比较法。 3）核对法。4）逻辑法。 5）调查法。6）数理统计法。

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4、综合分析方法

1）点面结合法。 2）定性定量分析法。 3）预测分析法。 5、信息加工的形式

1）编写信息简报。 2）信息资料的编写。 信息的传递与存储 信息传递的方法

当面对话 召开会议 1、语言传递 接打电话 电台传送 电视传输

文本 2、文字传递 表格 图表 表格示例 柱状图 饼状图 折线图 框 图 组织图

信息的传递与存储 信息传递的方法

电话、电报 3、电讯传递 传真 电子邮件

摄影、摄像 4、实物及辅助设备传递 投影 实物展示

信息的传递与存储 信息存储

1、方法

登记 编码 存放排列 保管 2、方式

手工存储、计算机存储、 电子存储、缩微胶片存储。

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