公司档案管理制度(6)

e) 建立“归档案卷目录”（附件五）存于案卷盒内，便于查阅。 3.6.2 档案整理

a) 归档文件，应依目次号顺序以件为单位，采用“包角法”整理，以便翻阅。

b) 档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

3.6.3 文件整理的原则

a) 中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文件则以

左方装订为原则；

b) 右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准

左上角、理齐钉牢；

c) 文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、

折叠，使其整齐划一。

3.6.4 档卷清理

a) 档案管理人员应随时维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，在销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。 b) 保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记簿”附注在其保留文件上，

并在附注上注明部分销毁的日期。

3.6.5 安全措施

a) 科学选择档案用房（即不在最底层，也不在顶层，）并与办公用房隔离，档案室须安装保险锁。

b) 严禁在档案室吸烟，严禁存放易燃易爆物品，保持室内、走廊畅通无阻，必须配备适用的灭火器，对室内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。 c) 定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救。 d) 档案人员外出时，注意锁闭门窗，做好安全保密工作，非档案室管理人员，未经批准不得进入档案室。

e) 严格执行《保密管理制度》所要求的保密措施，保证档案信息的安全。

3.7 档案利用 3.7.1 档案开发

a) 公司档案管理员负责根据档案建档保管要求，汇总编制并每月更新公司档案目录，同时在公司部门负责人及以上人员内共享该目录。

b) 部门档案管理人员负责编制部门档案目录，并每月更新和汇

总到公司档案管理员处，同时在部门内部共享该目录。

3.7.2 调用审批

a) 各部门经办人员因业务需要调用档案时，应填写“调用单”（附件七）经部门负责人核准、行政中心批准后向档案员调阅。 b) 档案员审查“调用单”后，在档案调阅登记簿上登记，并取出该项档案，将档案交与调卷人员。

c) 在档案室当场调阅本部门档案者，可免填“调用单”，但仍须经总裁办负责人批准。

d) 档案归还时，经档案员核对无误后，注销该卷“调用单”或在登记簿上予以核销。如发现遗失或损坏时，应立即报告公司领导。

3.7.3 调卷/借阅管理

a) “调用单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形需延长调阅期限时，应按调阅程序办理续借手续。有关合同档案按合同管理办法执行，原则上不予调阅已归档合同。

b) 调卷人员不得擅自涂改、抽换、增损或转借调阅档案，如确有必要调整、变更部分内容时，须阐明原因，经总经理批准后，由档案员负责处理。

c) 调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应在前一调卷人归还后，再调阅。如调卷人员未按时归还，档案管理员填写“阅档催还单”（附近六）催调卷人限期归还。

d) 调阅档案须与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案卷，应经总经理同意。

e) 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案原件带离档案室。外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章，严防公司商业机密外泄。

f) 各部门可提前向总裁办发出需借阅的文件资料清单等，按程序办理借阅手续。

3.7.4 档案的销毁

a) 任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。 b) 保存期满或者在保存期内无需继续保存的档案，应及时予

以废除或销毁，废除或销毁程序必须经有关部门合议，报总经理批准，由总经理办公室执行。

c) 若按规定需要销毁时，凡属密级档案须按《保密管理制度》

规定的程序确认无误后方可销毁。

d) 经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁

清册，由专人监督销毁。销毁档案需二人以上监督销毁，并在销毁清册上签字，销毁清册永久保存。

3.8 奖励与处罚

3.8.1 总裁办每月定期检查通报档案管理各项工作。各级档案管理人

员认真落实档案管理制度，工作表现优异的，每月绩效考评予以通报表扬并给予绩效加2-5分；部门档案管理工作成绩突出的，公司年终给予部门负责人表彰及现金奖励。

3.8.2 各级档案管理员未认真督促和执行档案管理制度的，总裁办给

予责任人通报批评一次，扣绩效2分。

3.8.3 经办人员未按本制度规定经办、归档和使用档案的，总裁办给

予责任人通报批评一次，并扣罚经办人和部门负责人绩效2分/次；连续两月检查不达标的，处罚加倍。

3.8.4 部门档案未按本制度要求归类建档的，给予部门负责人通报批

评一次，并扣罚经办人和部门负责人各绩效3分并要求整改；整改不合格的，经办人和部门负责人当月绩效按照减半。 3.8.5 档案遗失或不完整的，视档案密级和紧急、严重程度，给予经

办人及其直接领导通报批评一次，并各扣罚绩效1-5分；涉及公司利益损失的，保留追究责任人相关法律责任的权利。 3.9 附则

3.9.1 本办法由公司总裁办制定并负责解释。