公司档案管理制度(2)

室。

b) 部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司办公室。

5.6.3电子声像档案的归档

a) 重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b) 一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

c) 每周备份个人电脑文件，每年归档一次。 5.7归档保存期限

文件保存期限依下列规定办理：

a) 永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计、竣工资料；（9）其他经核定须永久保存的文书。 b) 长期保存（15～50年）：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存的文书。 c) 短期保存（15年以下）：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存的文书；（3）结案后无长期保存必要者。

d) 各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间

予以保存。

5.8档案交接

a) 员工工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”（附件三），由部门负责人指定的档案接收人核实无误后签字，部门档案管理人员（兼）见证。

b) 部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，公司档案管理员见证。

5.8.1档案移交公司的流程

a) 经办部门档案管理员检查文件或档案，编制移交清单； b) 公司档案管理员根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；

c) 档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份； d) 档案管理员按公司档案保管要求整理建档。 5.8.2档案交接审核要求

审查卷次号、目次号是否与清单相符，若没有立卷，应检查文件标题、编号是否与清单相符：

a) 正本及过程资料是否完整，如有短缺，应立即补齐；

b) 文件的办理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；

c) 与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

5.9档案销毁

5.9.1对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门主管、副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。

5.9.2执行销毁任务时，必须由部门主管和档案管理员组成的监销人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和副总、总经理的批准手续文件，一并存档并永久保存。 5.10档案保管

5.10.1已归档的公司文件，由档案管理人员统一编号，根据文档的重要性和相关性做好归档保存。 6奖励与处罚

6.1公司定期对档案管理工作进行检查，各级档案管理人员认真落实档案管理制度，工作表现优异的，每月绩效考评予以通报表扬并给予绩效加2-5分；部门档案管理工作成绩突出的，公司年终给予部门负责人表彰及现金奖励。

6.2各级档案管理员未认真督促和执行档案管理制度的，总裁办给予责任人通报批评一次，扣绩效2分。

6.3经办人员未按本制度规定经办、归档和使用档案的，公司给予责任人通报批评一次，并扣罚经办人和部门负责人绩效2分/次；连续两月检查不达标的，处罚加倍。

6.4部门档案未按本制度要求归类建档的，给予部门负责人通报批评一次，并扣罚经办人和部门负责人各绩效3分并要求整改；整改不合格的，经办人和部门负责人当月绩效按照减半。

6.5档案遗失或不完整的，视档案密级和紧急、严重程度，给予经办人及其直接领导通报批评一次，并各扣罚绩效1-5分；涉及公司利益损失的，保留追究责任人相关法律责任的权利。 7附则

7.1本办法由公司办公室制定并负责解释。

7.2本制度未提及部分或不够完善的条款将在实践中不断完善，以前凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准，本公司涉及文档管理工作人员必须严格遵照执行。 7.3本制度自签发人签字日起生效执行。 8、附件 1、 支持性文件

无 2、 相关记录

2.1 《各部门档案归档范围及名录》 2.2 《文件档案移交目录》 2.3 《档案借阅审批单》 2.4 《档案分类编号表》

2.5 《文件（合同）管理记录目录》 2.6 《档案移交清单表》 2.7 《归档案卷目录》 2.8 《档案催还单》 2.9 《归档文件目录》 2.10

《档案月度报表》

附表一：

各部门档案归档范围及名录

部门名称 归档范围及名录 应聘人员档案、离职人员档案、在职员工档案 人力资源部 薪资档案：历月各公司工资表；社保档案：历月员