公司档案管理制度(3)

工社保扣款情况 考勤档案：历月各分公司考勤情况 员工外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料 劳动合同档案 反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘 财务凭证、财务帐薄、税务报表 进项发票、收据 财务部 审计报告（年检报告） 往来组回单 司机协议书 运营部 车辆检查记录表 回单交接签收表 质量管理体系相关文件资料 总裁办 公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件； 与其他单位来往的文书及权益文书等 公司领导的批示、指示 对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等 与有关单位签订的合同、协议书等文件正本及过程材料 酒水、茶叶等礼品 用印申请表 重要的会议材料 固定资产 笔记本电脑领用、归还登记表 台帐管理 行政部 公司执照及实物档案 各种实物档案如：奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等 总部电脑故障维护登记表档案、保修卡、说明书 信息部 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像 客户合同复印件 解决方案部 招投标资料 合同外包价 采购部 客服部 供应链战略管理中心 其他 与司机签订的运输类合同原件 货物、仓库保险合同 本公司发布的各类广告、宣传材料 公司项目建设全程档案 其他具有利用和保存价值的文件资料 2.10.1 单》。借阅档案原件只限在档案室，不能带出，必须带出档案

室查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；

2.10.2 档案外借一般只借复印件，需借原件者须经董事长或总经理批

准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；

2.10.3 借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理

手续；

2.10.4 借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽

取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

2.10.5 外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导

批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室；

2.10.6 外单位摘抄档案的（绝密、机密不允许复印或摘抄），应经总

经理批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。 2.11 档案销毁

2.11.1 对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编

制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。

2.11.2 执行销毁任务时，必须由行政中心总监和档案管理员组成的监

销人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档并永久保存。 3、 档案管理细则 3.1 档案资料的归档范围

详见以下附表一《各部门档案归档范围及名录》。 3.2 档案资料的归档要求

3.2.1 归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、印本

和底稿、正式稿和过程稿、正文和附件等必须齐全。 3.2.2 一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据

需要，按二份原件存档。所有文件均应附底稿。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，档案室以影印本归档。