公司档案管理制度

密级：

编号：

XXX文件归档制度

编制： 审核： 会签： 批准： 1、目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、术语和定义

3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 4、职责

4.1办公室档案管理员

4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。

4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定； 4.1.2建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 4.1.3收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.1.4负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 4.2各职能部门负责人

4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识，及时上交办公室存档。负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室档案管理员；

4.2.2生产部、化验室、财务部负责管理运营过程中质量管理体系相关记录及文件保存。 4.3常务副总经理

负责对公司档案日常管理工作监督检查以及相关制度流程、方案、报告的审批。 4.4总经理

负责公司档案管理工作的决策和考核。 5、内容

5.1文件、资料的来源和范围：接收、发放，内部文件和外来文件 5.2公司文件、资料归档的范围和归档分类

5.3公司文件归档的编制及编号：公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合：统一归类、轻重有别、一案一号、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。 “C”一般级文档包含：公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和方针、各类通知、任命、年度总结和领导讲话、一般会议资料等。 “B”重要级文档包含：公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、人事薪资档案资料、劳动合同、技术资料、财务资料等。

“A”机密级文档包含：内控的公司经营发展大纲计划、战略性合作协议及其合同。 5.4档案资料的日常管理

5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理

记录目录》，以便检索利用。

5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。

5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 5.5档案借阅

5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。

机密级：机密档案需经总经理批准。 重要级：重要级档案需经副总经理批准。

一般级：一般级档案借阅由部门经理批准，借阅其他部门的档案除本部门经理审核外，还需其他部门经理审核。

5.5.2借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》。借阅档案原件只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；

5.5.3档案外借一般只借复印件，需借原件者须经董事长或总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；

5.5.4借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

5.5.5借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； 5.5.6外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室；

5.5.7外单位摘抄档案的（绝密、机密不允许复印或摘抄），应经总经理批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。 5.6档案资料的归档时间 5.6.1即时归档

下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：

a) 公司规定的密级文件；

b) 重要文件，如政府批文、核准文件、证照等； c) 合同、协议书等正本及过程资料；

d) 公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；

e) 其他认为需要即时归档的资料。 5.6.2定期归档

a) 部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交办公