公司档案管理制度(5)

部门参与的工作所形成的档案资料。

3.3.5 员工外出公务活动的档案资料归档的主体为员工。

3.3.6 其他档案归档和保管主体参见《各部门档案归档范围和保管期

限表》。

3.4 档案资料的归档时间 3.4.1 即时归档

下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：

f) 公司规定的密级文件；

g) 重要文件，如政府批文、核准文件、证照等； h) 合同、协议书等正本及过程资料；

i) 公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；

j) 其他认为需要即时归档的资料。 3.4.2 定期归档

c) 部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交档案室；

d) 部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司档案

室；

3.4.3 电子声像档案的归档

d) 重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

e) 一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

f) 每年3月底前必须向档案室移交上一年度的所有归档电子文件数据集，总裁办核实后刻录成光盘等载体脱机保管。 g) 每周备份公司OA系统和服务器的数据，每半年归档一次。 h) 每周备份个人电脑文件，每年归档一次。 3.4.4 归档保存期限

文件保存期限依下列规定办理：

e) 永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计、竣工资料；（9）其他经核定须永久保存的文书。 f) 长期保存（15～50年）：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存的文书。 g) 短期保存（15年以下）：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存的文书；（3）结案后无长期保存必要者。

h) 各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

3.5 档案交接 3.5.1 部门内档案交接

c) 员工工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”（附件三），由部门负责人指定的档案接收人核实无误后签字，部门档案管理人员（兼）见证。

d) 部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，公司档案管理员见证。

3.5.2 档案移交公司的流程

e) 经办部门档案管理员检查文件或档案，编制移交清单； f) 公司档案管理员根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；

g) 档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份； h) 档案管理员按公司档案保管要求整理建档。 3.5.3 档案交接审核要求

审查卷次号、目次号是否与清单相符，若没有立卷，应检查文

件标题、编号是否与清单相符：

d) 正本及过程资料是否完整，如有短缺，应立即补齐； e) 文件的办理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；

f) 与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

3.6 档案保管 3.6.1 建档立卷

一、 档案分类

a) 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按项目或业务、部门分类。

b) 档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，二级分类不够应用时须在第二级之后增设第三级“小类”。

c) 同一“类”（或小类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于类别之后增设“卷次”编号，以便查考。

d) 每一档夹封面内首页应设“卷内目录表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。 二、 案件编号

a) 档案类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。 b) 各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多少，及增长情形斟酌决定。

c) 档案分类各级名称经确定后，应参照“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

d) 档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

e) 档案分类及编号的增补、修订等由人事行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。 三、 案卷编号

a) 新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。

b) 档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。 c) 档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

d) 档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。