秘书四级文书的拟写与处理(9)

· 认真、一丝不苟。对易于忽略或易于忽略或易于出现错误的地方，如数据、计量单位、专业术语等，注意反复仔细校对。 · 校对文稿时正确使用校对符号

· 校对一般要进行一校、二校、三校3个校次。 （四） 工作程序

1、 准备好原稿和校样 2、 选定校对方法 3、 核对校正 注意事项：

注意对同音异体、字形相近的字的核查; 注意对数字、人名、地名的核查;校出的错漏，要以规定的符号标明。 三、 用印（记录！） （一） 含义

在印制出的文件上加盖机关印章或领导人签名章。印章是机关职权的重要象征，由专人负责保管并建立规范的用印制度，重要公文要填写用印登记簿。 用印登记簿

时间 用印单位 文件标题 件数 批准人 用印人 经手人 注意事项：

用印前检查签发人与使用的印章权限是否相符 发文机关标识与印章名称是否一致

印制大量文件需套印公章，应有专人取送、保管，不得在印制单位留存。 四、 传阅文书

（一） 含义 在工作职责范围内传递阅读文件。

要求：迅速、准确地将文书送达阅读人;内容的轻重缓急和职责分工;传阅的顺序是由管理层到一般人员 （二） 工作程序

1、 确定传阅对象 2、 选择传阅方式 3、 传递文书 4、 履行传阅手续 5、 检查清理文件

（三） 注意事项 严格传阅范围;严禁文件横传;调控文件运行 第三节 文档管理

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一、 档案的分类

（一） 含义 按照来源、时间、内容和形式等方面的异同，将归档文件划分为若干层次和类别，构成有机体系的工作。 （二） 分类方法 1、· 年度分类法

以形成和处理文件的年度为标准分类

优点：分类标志客观、明确，操作性强 ;符合立档单位按年度归档的制度，文件归类时界限清楚 ;可以较好的体现立档单位工作活动的历史发展进程 重点：年度判定的方法：

（1）标有不同年度文件的归类

1) 收文的制发日期与收到日期属于不同年度时，一般归入收到日期所在年度。 2) 文件本身存在几个日期，如制发日期、批准日期、生效日期等，属于不同年度时，应根据文件的性质准确归类：一般的文件以制发日期（落款）为准。 3) 计划、总结、预算、决算、统计报表等文件，其内容所针对的时间与制发时间属于不同年度时，应归入内容所针对的年度中。

4) 如：2003年的工作计划，制发于2002年12月，则这份文件应该归入内容所针对的2003年度

5) 如果计划、总结、预算、决算、统计报表类文件的内容涉及若干年度时，那么，计划、预算应归入其内容所针对的开始年度，总结、决算、统计报表应归入其内容所针对的结束年度。例如：×××广告公司2001年——2005年发展规划，应该归入2001年度；××建筑公司2001年——2003年项目总结，应该归入2003年度。

关系密切、不可分散的一组文件的形成日期属于不同年度时，如一个案件所形成的一组文件、请示和批复等，一般将其归入关系最为密切的年度或结案年度。 （2）按专业年度形成的文件的归类。

如学校的教学年度——学年，是从每年的9月1日至次年的8月31日为一个学年度。

（3）无具体时间的文件的归类。

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1、《格力集团大事记》

2001年1月1日，格力空调产量、销量、出口量连续四年居全国同行业第一。 2000年2月16日，格力小家电有限公司注册成立。

2000年4月28日，格力 电器股份有限公司总经理×××被评为“全国劳模”。 2000年5月26日，珠海格力电器股份有限公司巴西工厂开工剪彩仪式在巴西玛瑙斯市举行。

2001年8月31日，重庆高新区管委会为格力电器（重庆）有限公司一期厂房举行了隆重的奠基典礼。

2001年9月1日，经中国名牌战略推进委员会有关专家严格评审，格力空调被授予2001年中国名牌产品。 2· 组织机构分类法

概念——是以立档单位内设组织机构为分类标志，将档案分成各个类别 优点—— 符合立档单位按内部机构分工开展工作的规律，能较好地保持档案在来源上的联系 ;类名概念明确、客观，便于识别，有助于文件的准确归类 适用范围——①立档单位内部要设立一定数量的内部机构， 且内部机构要比较稳定

②单位内部机构间的档案界限清楚，便于识别和区分

3· 问题分类法

问题分类法——就是以文件内容所涉及的主题为标准，将档案分成各个类别。又称“事由分类法”

优点——能够集中立档单位具有共同内容的档案，较好地保持文件在内容上的联系，便于反映单位的各项工作的情况

适用范围——立档单位内部机构变动频繁，职能分工界限不清，或内部机构数量

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很少。

立档单位内部机构的档案混淆，难以区分，或档案数量少。 · 年度——组织机构分类法

先按年度分类，再在年度类下按照内部机构分类

· 年度——问题分类法

先按年度分类，然后在每个年度类下再按照问题分类。

适用于内部机构很少，或内部机构变动频繁，内部机构之间的档案混淆，无法按组织机构区分现行机关档案的分类

4 问题——年度分类法

先按问题分类，然后在每个问题类下再按年度分类。

适用于内部机构变动频繁且档案混淆而难以区分的撤销机关档案或历史档案的分类

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（三） 要求 正确判定档案文件所属年度 ,正确判断档案文件所属机构 （四） 工作程序 :了解文件形成情况——分析档案形成单位情况——选择档案分类方法——文件归类 二、 档案检索工具的编制 (一) 档案检索工作的内容

是对档案信息进行加工和存储，并根据需要进行查找的工作，包括档案信息存储和信息查检两方面的工作。

(二) 档案检索工具 是揭示档案内容和成分，报道和查找档案的工具。 (三) 档案检索的工具（1） 归档文件目录（2） 分类目录（3） 主题目录（4） 人名索引（5） 全宗指南

(四) 工作程序 （6） 选择检索工具（7） 分析档案的内容（8） 形成档案条目 （9） 形成检索工具 三、 档案的鉴定

（一）含义 按照一定的原则、方法和标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁的档案业务工作

意义: 1、是解决庞杂与精炼间矛盾的只要途径 2、能够节省档案保管成本，减轻库房、设备的负担

（二） 原则 ☆ 全面的观点 ☆ 历史的观点 ☆ 发展的观点

（三）要求 逐件、逐页阅读档案内容 ;综合分析文件的各方面特征 ;结合档案的需求判定档案价值 （四）工作程序

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