2007office使用技巧

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Word使用技巧

一、使用格式刷

在Word中，可以使用“格式刷”方便地将某种格式复制到多个段落，操作方法为：

1．选定要进行格式复制的文字，双击“格式刷”工具按钮，这时鼠标指针会变成格式刷形状；

2．将鼠标移至要改变格式的段落，单击鼠标左键，或者在文档中选定要改变格式的文字；

3．重复步骤2，可进行多次复制操作，直到再次单击“格式刷”工具按钮完成操作。

二、选定文字的技巧

1．用鼠标快速选定。双击鼠标左键，在Word 97中可选定一个由空格和标点符号分隔的短句，在Word 2000中可选定一个默认的词；三击鼠标左键，选定一段正文。

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2．使用选定栏。选定栏是文档窗口左边界和页面上文本区左边界之间不可见的一栏，当鼠标指针移到选定栏上时，指针形状会自动变成一个指向右上方的箭头，这时单击鼠标左键可以选定指针所指行的整行文字，双击鼠标左键可以选定指针所指段的整段文字，三击鼠标左键可以将正在编辑的文档全部文字选定。

3．选定一列文字。将光标置于欲选定列的任意一角，按住alt键后，拖动鼠标指针至该列的对角处，可选定一列文字。

4．使用快捷键f8：按f8第一次，打开“扩展”模式；按第二次，选中当前词；按第三次，选中整个句子；按第四次，选中当前段落；按第五次，选中整个文档。

三、取消自动编号列表

在Word中，提供了许多智能化的自动功能，确实很方便，但许多Word用户并不习惯，“自动编号列表”就是一例。关掉此项功能的方法是：

1．单击“工具→自动更正”选单，打开“自动更正”对话框；

2．在Word 97中单击“自动功能”选项卡；在Word 2000中单击“键入时自动套用格式”选项卡；

3．消除“自动编号列表”复选框中的复选标志（√），单击“确定”按钮。

四、给跨页的表格自动添加表头

如果你在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头，这时，可按以下步骤进行操作：

1．选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行）；

2．在Word 97的“表格”选单上，单击“标题”，在Word 2000的“表格”选单上，单击“标题行重复”。

五、编辑时的快速定位

按下shift＋f5组合键可以将插入点返回到上次编辑的文档位置。Word能够记忆你前三次的编辑位置，第四次按shift＋f5组合键插入点会回到当前的编辑位置。如果是在打开文档之后按shift＋f5，可以将插入点移动到上次退出Word时最近一次的编辑位置。

让Office带上你的特色

1、在Excel中定制自己的工具条

通过此方法，可以把Excel的工具栏“缩水”。打开Excel，点击菜单“视图\工具栏\自定义”，打开工具栏的自定义窗口。在“工具栏”属性选项中点击“新建”，输入你喜欢的名称，点击“确定”。这时你会看见一个以你定义的名称命名的工具栏，而且上面什么也没有。接着，把常用工具栏上的“保存”按钮(就是那个小磁盘)拖到你刚才新建的工具栏(注意：拖动的时候要按住“Ctrl”键，否则常用工具栏上的“保存”按钮会消失)。这时，你可以在刚才拖过来

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的“保存”按钮上单击鼠标右键，弹出一个菜单，点击“编辑按钮图标”，就可以在上面画上自己喜欢的按钮图标。你还可以进入“更改按钮图标”，选择自己喜欢的按钮图标。图标改变完之后，你还可以点击“重命名”来把此按钮改名。然后，依次把你常用的按钮按住“Ctrl”拖到自己的工具栏，最后把其他工具栏隐藏。此时，一个完全按照你自己意愿的工具栏制作完成了。是不是很酷呢？

2、让保存的Word文档自动设置好作者、公司等项目

打开Word，新建一个空白文档，点击菜单“文件\另存为”，弹出“保存”对话框，在“保存文件名”上输入“Normal”，在“保存类型”上选择“文档模板”，保存在任意一个地方。然后关闭Word。下一步就是用资源管理器打开Office存放模板的路径(比如我的Office存放模板的路径是C:\Program Files\Microsoft Office\Templates)，把Normal.dot改名为aa.dot(此文件只是以后恢复所用，因此更改的文件名可自定)，然后把刚才保存的Word文档模板Normal.dot移动到此文件夹，并且在这个文档模板上单击鼠标右键，选择“属性”，在“摘要”选项卡上依次把标题、主题、作者、上司、公司、类别、关键字、说明等填写上去。以后，你保存的Word文档就自动填写上这些项目，可以为你工作时减去一点负担。

提高Excel数据输入效率

通常用户使用Excel编辑数据会有大量数据反复用到，下面介绍几种能提高工作效率的输入方式，并教你设置Excel的自动保存。

1、同时在多个单元格中输入相同数据

⑴选单元格：按下Ctrl键，用鼠标逐个单击要输入数据的单元格（可以是相邻的，也可以是不相邻的）；

⑵输入数据：在选中的最后一个单元格中输入数据(例：AS101)，然后按下Ctrl＋Enter键,所有选中的单元格中都会出现相同的数据(AS101) 。??

2、同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据

⑴选择工作表：按下Ctrl键，用鼠标逐个单击要输入数据的工作表标签（例：sheet1和sheet3），之后会看到Sheet1和Sheet3成反白显示，在Excel标题栏中提示已选定为[工作组]，如下图所示。

⑵输入数据：在第一个选定的单元格中输入或编辑相应的数据， Excel将自动在所有选定工作表的相应单元格中进行相同的操作。

⑶取消选择多个工作表：可单击任意未选中的工作表。如果未选中的工作表不可见，那么用鼠标右键单击选中的任一工作表，在快捷菜单上选择“取消成组工作表”。??

3、自定义填充序列

Excel内部规定有填充序列，我们也能将自己经常要用到的某些有规律的数据（如：工艺流程中的设备名称，学生名单等）定义成序列，每次使用时只需自动填充。自定义填充序列分两种情况：

其一、工作表中没有某个序列项操作如下

⑴选择“工具／选项”命令；

⑵选择“自定义序列／新序列”；

⑶在输入序列中输入要自定义的新序列（注意在新序列各项之间用半角的逗号分隔，例：设备1,设备2, 设备3）；

⑷单击“添加”按钮；

⑸单击“确定”按钮将输入的序列保存起来。

其二、工作表中已有某个序列项

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把它定义成自动填充序列以备后用，操作如下：

⑴选定包含序列项的单元格区域；

⑵选择“工具／选项”；

⑶选择“自定义序列”；

⑷单击“导入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框；

⑸单击“确定”按钮返回工作表，下次就可以自动填充这个序列项了。

4、设置Excel的自动保存

在Excel中，单击“工具”菜单的“选项”命令，没有“保存”选项卡（Word中有）。如果想让Excel自动保存工作簿，需要按下列步骤自己定义：

⑴选择“工具”────“加载宏”，系统弹出“加载宏”对话框；

⑵在“当前加载宏”列表框中选中“自动保存”复选框；

⑶单击“确定”按钮。

⑷选择“工具”────“自动保存”，系统弹出“自动保存”对话框；

⑸选中“ …… 此处隐藏：18643字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……