浅谈社会保险业务档案管理与存在的问题

浅谈社会保险业务档案管理与存在的问题

摘要:随着社会保险覆盖面的逐步扩大, 参保人数日趋增多, 社会保险业务量和档案数量也在与日俱增, 社保机构所承担的安全有序管理社保业务档案的职责也日渐沉重,。社会保险业务档案管理工作事关构建和谐社会大局，是关注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要环节。做好社会保险业务档案管理工作，服务人民群众，是推动档案事业又好又快发展的有力保障。

关键词：社会保险 保险业务档案 档案管理工作

社会保险档案是社会保障管理的重要对象，可以全面反映参保人履行缴费义务、享受社保待遇的真实情况。随着社会保障制度改革的深化，保障范围的越来越广，如何做好社会保险档案工作，已成为社保部门的一项重要任务。本文结合自己的实践，就如何做好社保档案工作谈一些浅显的见解。

一、加强社会保险档案管理的必要性及重要意义

（一）加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要。 随着社会保险改革的逐步深化，"单位人"势必要变成"社会人"。社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，若无完整准确的个人资料记载，即安全有序的社会保险档案管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。

（二）加强社会保险的档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。 一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。

（三）维护社会保险档案，保护职工权益

随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保

险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。

二、社会保险业务档案管理的统一与标准化

（一）社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个体缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。

（二）社会保险业务档案管理可以适当保障社会保险行业走可持续发展道路。由于社会保险业务档案记载了广大参保单位和职工的参保过程、缴费记录、个人资料、个人账户记载等参保信息，其完整安全直接影响着参保人员切身利益。而投保人的利益就严重的影响着社保行业的未来发展趋势。因此我们说，社会保险业务档案管理为社会保险行业的可持续发展铺平了道路。

（三）统一业务档案管理工作制度

根据国家颁布的3号令下发的《社会保险业务材料归档范围与保管期限》等业务档案管理工作制度，结合业务情况的实际需要，业务档案主要采取以“卷”为单位来进行统一归档、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。

（四）统一档案室标准

档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，应建立一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染等功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。

（五）统一规范整档

根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合业

务职责，社会保险业务档案共分九大类、以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。

三、社会保险业务档案管理存在的问题

（一）建立形成的业务档案资料不齐、不健全。不齐表现在有些缺身份证、户口卡复印件，补收（补缴）历年缴费维护明细表、个体人员参保委托申报协议书、参保单位信息采集表等资料；不健全：一方面申报单位或个人报来的参保资料未填写申报时间、姓名、单位名称和盖公章；另一方面审核单位在办理各种参保业务时，建立形成的档案资料没有按要求一式几份填写留存，并且未填写办理、审核时间，无经办人、负责人或领导的签字，未加盖审核章或公章；有些交来存档的参保资料不是审核单位建立形成的原始纸质件，而是留存的业务资料复印件（并且未加盖鲜章），如今后有争议事件发生，这类养老保险业务档案的真实性、有效性就要被大打折扣。

（二）社会养老保险业务存档资料不规范。表现在书写不规范，存档材料不规范。一方面交来的业务存档资料中姓名、身份证号与户口卡、身份证复印件上的不一致，有写错、录入打印错的，有填写不完整等；有的用红色、圆珠笔填写的，并且在业务存档资料中划减、修改处未加盖审报单位、审核单位（或经办人员）的校对章；另一方面留存建立形成的业务档案资料被剪得长的长、方的方，小的手这么点大；有些存档资料是用打印废的表格、文件来复印、打印形成的业务存档资料，并且在废页面不划掉，使人容易误解难利用。问题突出的是建立的参保业务档案中，出现补收（补缴）历年缴费明细表打印不现，把空白表格或部分打印清楚的业务资料上交档案室存档。这些不规范、不符合要求业务存档资料不现、不清楚、不确定，今后就难准确利用档案来核实缴费等情况，就没有利用价值。

（三）业务存档资料移交不规范。一方面把一些没办结完的业务资料和审核中有明显错误不符合规定参保的资料交档案室存档；另一方面养老保险业务经办部门移交业务存档资料时，不按业务档案建立形成的先后顺序移交，跨年度或间隔着、倒着移交。这给业务档案管理工作的保管存放、整理、编目、查找利用等工作带来极大的困难和麻烦。

（四）退伍军人、有工作经历等人员首次参保时，把审核参保的业务档案与这类人的工作人事档案混建在一起存入业务档案，这就给这类参保人员今后再就业、转移、办理退休或医保人事档案时带来不便，不能顺利及时把档案提出。按《办法》规定，一般情况原始的业务档案不能借出，把业务、人事档案混建在一起，不利于业务档案、人事档案的利用。

（五）个体人员首次参保补缴和之后按月缴费的存档资料不健全、连贯。从由邮局代收代扣养老保险缴费基金以来，交来存档的是个体窗口代收计划表，这类资料不好查找利用，多次反映建议相关部门与之联系，要求把个体参保人员每年每人实际缴费的汇总表、明细帐或缴款凭证交社会保险局存档，至今未交来；没有这类存档资料，对于单位参保人员的缴费有每年单位申报的缴费花名册、汇算（结算）表和缴费凭证，对于个体人员首次参保有补缴（补收）缴费明细表，之前实际扣了费的缴费情况比较清楚，之后每年继续缴费，每月由邮局代收代扣，什么时间中断、又什么时间申请启封缴费，或一直不再缴费到退休，档案室的业务档案或会计基金档案有些就没有，不齐、不连贯，不能直观跟踪核实查找一个人到退休时的缴费情况；这些人到退休时，审核缴费情况是由业务部 …… 此处隐藏：2402字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……