鲁甸县月亮湾水库工程建设项目档案管理实施办法(2)

5．案卷编目。（1）卷内文件页号的编写。卷内文件有书写内容的页面均应编写页号。页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号；各卷之间不连续编页号。

（2）卷内目录的编制。卷内目录（通过档案管理软件打印）包括的内容如下：

——序号，应用阿拉伯数字从l起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；

——文件编号，应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号。

——责任者，文件材料行文单位，以印章或落款单位为准，两个以上单位为共同责任者的，填写主要的两个责任者既可。

——文件题名，指每一个单份文件材料的标题名称，没有标题的要根据材料内容自己拟定标题，用括号框起。如：通知（工程质量验收会议通知），要求注意的是：不能将几份不同问题的文件材料归纳成一个标题，同一标题的表册，也必须每年一个标题，不能几年混在一起写一个标题。 ——日期，应填写文件形成日期，如：2012-06-20。 ——页号，指每份文件首页上的编号，但最后一份文件材料必须填写起止页号。如：首页是120，尾页是125，则应填写为120-125。

——备注(需要时填写)。

（3）案卷封面和脊背的编制。案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式，主要内容如下：

——案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容，主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称与批准的原立项、设计(包括代号)相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；

——立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门； ——起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期；

——保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管

期限；

——密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级； ——档号，依据《鲁甸县月亮湾水库工程建设项目档案分类及编制方案》（见附件3）和档案管理软件蓍录规则，填写档案的项目代号、全宗号、分类号、年度、和案卷流水号。

案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。 案卷封面及脊背的档号，暂用铅笔填写；移交时按接收单位的统一要求正式填写。

（4）卷内备考表。

——卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量(见示例)，说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等。

示例：文字材料100页，照片1O张，附图1张。

——卷内备考表排列在卷内文件之后；

——互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。

（5）案卷装订要求。

① 文字材料采用单份文件装订；图纸可不装订，但同一项目应统一。

②案卷内不应有金属物。

③单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。档号章内容有：档号、序号。

④外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

（6）卷盒、卷皮、卷内表格规格及制成材料。因到期档案须移交相应档案馆统一保管，卷盒、卷皮等档案用品必须应用鲁甸县档案局或鲁甸县月亮湾水库管理局监制的无酸纸。卷盒和卷内表格印制应清晰端正。

（7）声像材料整理。声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。

（8） 项目文件的归档。

①建设单位各机构、设计单位、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后，将经整理、编目后所形成的档案按要求，向建设单位档案管理机构移交。

②根据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。

③归档文件应完整、成套、系统。应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符、技术数据可靠、签字手续完备；文件质量相关规定。

④勘察、设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关档案管理的规定要求单独立卷归档。

⑤外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文；经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。

（9） 项目文件的归档审查。

施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查，经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。

（10）项目文件的归档时间。

除受委托进行项目档案汇总整理外,各施工承包单位应在项目实体完成后3个月内将项目文件向建设单位归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。

三、验收移交

（一）验收条件。设计、施工、监理单位具备以下条件的，向建设单位档案机构申请验收。

1．项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，具备竣工验收条件；

2．项目试运行指标考核合格，达到设计能力；

3．编制了项目全套竣工图；

4．完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作；

5．完成了档案的分类、组卷、编目等整理工作。

6．档案实行集中统一管理，且按要求完成了自检工作，并达到《云南省重点建设项目档案验收测评表》规定的合格以上分数。

（二）验收标准。建设单位档案机构负责对设计、施工、监理单位应移交的档案进行验收，验收标准参照《云南省重点建设项目档案验收测评表》（执行附件5）。

对验收合格的档案，办理相关手续移交建设单位集中保存。

本办法由鲁甸县月亮湾水库建设管理局负责解释。

附：1. 鲁甸县月亮湾水库工程建设项目文件材料归档范

围与保管期限表

2. 竣工图章及竣工图确认章

3. 鲁甸县月亮湾水库工程档案分类及编制方案

4. 鲁甸县月亮湾水库工程竣工档案、竣工图验收表 5. 云南省重点建设项目档案验收实施办法

6. 鲁甸县月亮湾水库工程建设项目档案交接单