中国会展经济研究会信息电子版（第97期）(11)

中国会展经济研究会 China Convention &Exhibition Society

是需要组织者、策划者多加留意的。下面笔者结合自己这几年会议策划工作的经验，谈谈自己的体会。

制定完善的会议计划

明确职责任务：会议有多种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息、通过收集这些信息可以制定出手头众多工作的计划。制定完善的会议计划确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议预期目标。

制定预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作：确定各项工作的时间安排。如交通费用、会议室费用、住宿费用、餐饮费用、旅游费用、设备视听费用、宴请及演出费用等。 完成计划：预计召开会议的口期；会议预计召开几天；打算在什么地方召开会议；会议形式或程序是什么；需要多大的场地；将有多少人到会；会议预算是多少：打算选用什么级别的酒店和设施：打算选用最高级的房间标准是什么；谁来制作会议邀请函：会议是否需要向与会者打印相关资料和会议礼品：会议的发言人有哪些：会议需要什么样的视听设备：需要食品、饮料的酒会、招待会有几次：与会者是否可以携带家属；如何为与会者安排一些特别活动：如何为与会者及其家属安排一些特别活动；会议的整体流程安排：会后旅游安排：会议代表的返程等等。 会议预备相关流程

1、会场预约 根据需要，制定最完美的策划；根据会议的级别r选择会议举办地：根据会议的具体情况、确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点、并提前预约。 2、印刷材料的设计制作 根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案：提前把印刷品送到会场或指定位置。

3、参会者的接送 根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆。 4、参会者的餐饮 根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等：根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，选择不同的用餐地点。 提高会议记录质量

会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何、直接影响其口后转化为档案的质量。因此会议组织者必须重视会议记录工作。

1、使用固定的会议记录本。记录人员应选用纸质较好的会议记录本，按会议性质分别记录并按照会议的时间顺序规范、完整地做好会议记录。