大学社团中心各部门工作管理手册 经典版(3)

三、电脑文件档案管理方法

电脑存放事宜说明

D盘：中心组；四个部门常规资料；新闻稿及财务文件。 E盘：社联参于各个活动的相关文件。 F盘：宣传部照片及杂物。 （这个有和宣传部协调吗？？） *大型活动保存统一格式：

x月x日

新闻稿

活动小节

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照片

文稿

资料

其他

分文件夹名 活动名称 （总文件夹名）

四 电子邮箱管理说明标点符号！！！

秘书部将派专人每月负责整理社联邮箱(gcd_shelian@163.com)以及本部门邮箱（shelian_mishubu@163.com） 1. 建立相应文件夹，将相应邮件归档 2. 将两个月前并散落的文件进行彻底删除

3. 社联邮箱中需存档的文件必须及时转发至秘书部邮箱 邮箱整理工作也是职责，在职能里面没有体现。

五 会议记录整理（存档）方式

1. 文案版会议记录每两个星期整理一次；电子版会议记录每个月整理一次。怎

么整理呢？？全部销毁？？写得这么模糊！

2. 文案版会议记录整理方法：将两个星期的会议记录分类放入两个档案袋，一

个为社长例会，一个为中心组及部门例会，按日期依次排放；每学期会议记录摆放方向相反；整理完毕后及时封口放回原位。

3. 电子版会议记录整理方法：在电脑B的D：\\秘书部\\会议记录中分别按部门

归类，并及时询问会务组的同学收集缺失的会议记录。 附：电子版会议记录摆放树状图：

D:\\秘书部\\会议记录

中心组

社长例会

秘书部

社团部

宣传部

外联部

六 社员名单整理详细方式

1. 学号最前未加“零”的应补“零”。（请参照上文）方法？？？

2. 补“零”后按学号进行升序排列。（请参照上文）排序的方法是什么？如果

方法错，后果我不想说了！

3. 每份名单应至少包括：社团、学号、姓名，部分不清楚的学号或姓名的应通

过联系方式及时进行更正。

4. 每学期应进行以下方式的社员名单整理： （1） 按学院分

（将同一学院的社员做进一张EXCEL表格内，例如：011230545，“01”为学院，“05”为入学年份，“45“为学号），共做10个学院的EXCEL表格（参照附录2）

（2） 按年级分

（在按学院分好类的前提下，按“入学年份”分别做进不同的SHEET中，取名分别为大一、大二、大三、大四）（参照附录3）

第三章 办公室组

一 、 工作职能

1. 管理、统计、整理社团联合会办公室内所有物品。

2. 每天定时在办公室检查值班记录情况，及时询问未值班人员的情况，汇总后记录在值班记录表内；同时查看社联办公室内物品的出借情况，及时回收物品，避免不必要的遗失。

3. 对值班表上的来电、来访情况进行统计，并及时致电答复。 4. 每周进行值班考勤的电子统计；每周续写社联工作日志。 5. 每天晚上10：00对办公室进行清理工作。

二 值班反馈

1. 值班考勤。对值班记录表上应值班而未来者进行电话联系，询问其未值班原

因，并记录在案；每周四晚进行一周值班的电子考勤汇总。/

2. 根据值班记录进行来电来访的反馈，并对不能及时答复者，承诺一个工作日

的时间内回复。

3. 根据值班记录中物品的出借情况，及时回收所有出借物品，避免不必要的遗

失；若遗失，及时在值班记录内填写遗失情况。每周四晚随值班考勤一起进行电子汇总。

4. 每周四晚进行工作日志的填写工作，将社联一周内每天的事情根据上午、下

午、晚上三个时间段整理填写，并以电子版的形式存于电脑内。 5. 每周将值班考勤和工作日志的电子版发送到秘书部邮箱。

三 物品收发、信件整理

1. 每周一至团委办公室A304询问是否有社联相关信件以及报刊等，若有，整

理分类之后交于办公室保管。

2. 凡有物件进出办公室，必须告知秘书处或由值班同学填写在工作手册上，必

须详细记录物件进出(移交)的具体时间及经手人。

四、办公室物料管理

1. 定期清点办公室固定办公用品（包括现有数量、损坏程度、缺失数量等），

负责办公室清洁打扫工作（包括2台电脑桌、大桌、老师的办公桌、地板等）。 2. 周一至周四晚上10：00左右将有专人至办公室清点物品资料，检查值班记

录，并整理办公室的物品。

附 办公室接待来电来访（还有错别字！！！）

1. 值班期间电话接听：

“您好，这里是社联办公室??” 2. 值班记录统一格式：

事项 回复（处理结果，是否已解决及经办人姓名） ------------ ---------------------------- 注意事项：

1. 若不可当场进行回复，必须留下对方的联系方式。 2. 备注：已解决事项，可直接备注经办人姓名。

若不可当场进行回复，查找相关负责人，告知其详情后，可备注，已告知xx 。

3. 短信统一格式： 您好，我是社联xx部xx --------------------------------- --------------------------------- ----------------------------(正文) 收到后请回复短信确认，谢谢！

附录1

上海工程技术大学社团联合会

会议记录

会议类别 地点 参与老师 会议内容： 备注： 时间 参与人员 记录人员