大学社团中心各部门工作管理手册 经典版(2)

2. 对于会议要点，可适当展开，应当做到客观详实，用词得当，保证非参会者

也能够正确了解会议的简要内容。

3. 电子版保存于社办电脑(两台皆可)/D盘/秘书部文件夹内，文件名统一格式:

xx年xx月xx日xx会议.doc。

四、会议记录打印张贴注意事项:

1. 会议记录确认无误后，将电子文稿打印2份，1份交秘书部档案组存档，1

份张贴于办公室指定处，会议记录必须在会议结束后24小时内打印张贴到位。

2. 两周后将已张贴的会议记录进行回收，自行存档。

3. 每次会议记录完成后，请将电子版会议记录存放至电脑B中D：\\秘书部\\会

议记录中相应的部门文件夹内；同时自己身边也应进行留挡。

第二章 档案组

一、工作职能

1. 收集、分类、归档、整理、鉴定、统计和销毁社联档案及有关资料，主动协

助各个部门完成其内部档案管理。

2. 保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

3. 对社团联合会的邮箱进行定时、及时的整理，将必要的文件及时保存、归类、留挡；不必要的文件及时删除、销毁。

4 制定新的档案制度，并对旧档案制度不合理处加以改进。

5. 负责编辑档案参考资料，制作档案检索工具，积极做好档案有效利用的服务

工作，做好计算机辅助档案信息管理工作。

6. 贯彻落实本办法，对档案实施有效管理，发挥档案的指导作用。

7. 从会务组或其他三个部门那里及时汇总某些问题需要改进的看法、建议，并以电子文稿或书面形式上报部长。 8 完成老师交办的其他档案工作。

二、档案归档流程

资料收集

资料收集类型包括 1.常规资料：

? 社团资料:社团成立、社员名单、社长联系方式、社费管理、社团常

规活动的策划、小结

? 社联内部资料：人员联系表??

2.大型活动资料：

资料包括相关文稿（如策划书、新闻稿、小结??）；活动照片；周边资料（如

资料整理 分类归档 宣传手册??）

1. 社团、社联招新开始前收集完所需教室号码、社团名称、社费等；社团招新

工作开展后配合社团部收集各参加社团人数、社长资料并及时更新。（参照附录4、5、6）所有资料的收集时间截点为一周内，资料的更新时间截点为两周内。

2. 社联招新开始前准备好各部门的宣传文本，确认教师，统计人员初步名单。

结束后，整理新干事名单以及更新社联内部联系资料。 3. 各部门例会上及时更新社联成员信息表。

（部分资料收集需要档案组专员及会务联络组人员协同配合）

资料收集要求：

1. 与社团有关的资料收集应包括：社团名称，社员名单，社员学号，联系方式，社长姓名及联系方式等。

2. 与社联有关的资料收集应包括：社联成员姓名，学号，联系方式，部门，职位等。

3. 与社团招新有关的资料收集应包括：社团名称，社团教室号，社团费用。 4. 与社联招新有关的资料收集应包括：姓名，学号，编号，打分

5. 与社联有关的活动资料收集应包括：策划，新闻稿，小结，照片，相关表格、文字资料，PPT等。

6. 所有资料收集后交于档案部进行筛选、整理及存档。

7. 若缺少的资料无法及时收集整齐，缺少资料可列出一张缺失表格发至秘书部邮箱以便日后继续收集。

（照片问宣传部收集；新闻稿、小结问新闻组收集；策划问中心组收集）

资料整理

注意事项：（如何补“零”及排序）

1. 当整理资料涉及学号时，请注意补“零”。

具体做法:如图

选中单元格

选中“文本”后按“确定”即可

2. 排序时注意资料的相关连续性，切勿“脱节整理”。 排序具体方法：如图

将要排序的所有单元格全部选中

选择“排序”，然后在“主要关键字”内选中要排的那一列即可