使用Word的邮件合并功能

使用Word的邮件合并功能，可以批量打印信封或证书。

以下是打印证书的方法（以Office2007为例，其他版本的菜单位置略有不同）：

1、准备数据

新建Excel文件，填写证书中的各项信息，例如“姓名、作品名称、获奖级别”等。

2、调用数据

新建Word文档，单击“邮件”选项卡中的“选择收件人 - 使用现有列表”，选择刚才创建的Excel文件。

（如果Excel文件中包含多个工作表，会提示选择使用哪个工作表）

3、插入数据并排版

在文档中编写文字，把光标移动到指定的位置，单击“邮件”选项卡中的“插入合并域”按钮，选择相应的列标题。例如把“姓名”插入到“同学”前面，插入之后，文档中会显示“<姓名>”这样的域占位符。

之后根据打印效果调整版面。

4、打印或生成文档

排版完毕后，单击“邮件”选项卡中的“完成并合并”按钮，如果选择“编辑单个文档”可以生成一个新文档（统一格式的多页），选择“打印文档”可以直接打印多份文档。

当出现合并记录对话框时，可以选择“全部”，表示生成或打印所有记录。

若是打印信封，可以单击“邮件”选项卡中的“中文信封”按钮，启动向导。原理相同，只是使用预先编写好的模板文件。

邮件合并说明：

第1步：在excel中把人名标的相关内容填好，只设置一行的表头，比如姓名，年龄，学历等。存盘记住文件名如《清单》，也就是工作簿中的哪张表。

第二步：在word中制作一张包括《清单》内容的表格，如叫《学员资料卡片》；卡片中要用到第一步《清单》表中内容的单元格空着，以备链接用。

第三步：合并

打开word表格，工具，信函与邮件，邮件合并，下一步，下一步；浏览（点选《清单》表），打开，选定《清单》表，确定，确定；下一步，单击要链接姓名的单元格，其他项

目，选姓名，插入，关闭；单击要链接年龄的单元格，其他项目，选年龄，插入，关闭；单击要链接学历的单元格，其他项目，选学历，插入，关闭；下一步，下一步，完成合并；点击编辑个人信函，选全部，确定，即可按照《清单》所列姓名分别显示《学员资料卡片》。