秘书接待工作(杜)ppt

接待工作1.制定接待计划 2.会见会谈的具体事宜

教学目的通过学习，能够掌握：接待工作 的内容、种类和要求；熟悉交往群体 的礼仪要求；区分接待对象，确认接 待规格；按照行动规范做好接待的准 备工作。

教学重点与难点1、教学重点 接待工作的程序、方法和礼仪

2、教学难点 接待计划的拟定

案例导入： 天地公司的初萌是一个新员工，她在前台负责接 待来访的客人和转接电话，还有一个同事小石和 她一起工作。每天上班后一到两个小时之间是她 们最忙的时候，电话不断，客人络绎不绝。一天， 有一位与人力资源部何部长预约好的客人提前20 分钟到达。初萌马上通知人力资源部，部长说正 在接待一位重要的客人，请对方稍等。初萌转告 客人说：“何部长正在接待一位重要的客人，请 您等一下。请坐。”正说着电话铃又响了，初萌 匆匆用手指了一下椅子，赶快接电话。客人面有 不悦。小石接完电话，赶快为客人送上—杯水， 与客人闲聊了几句，以缓解客人的情绪。

请问秘书初萌有什么不妥的地方？秘书接 待应做好哪几方面的准备工作？

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接待工作① “诚恳”的心情②合作的精神

1.1 接待前的准备工作(1)、心理准备

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接待工作

(2)、物质准备 ①、环境准备 包括前台、会客室、办公室、走 廊、楼梯。②、办公用品的准备

包括前厅和会客室

1 接待工作(3)业务知识和能力的准备企业的发展历史、产品特点、规格、 种类、各部门设置及领导职工的情况； 较完备的资料，如当地宾馆名胜古迹、 游览路线、娱乐场所的名称、地点、联系 方式，本市的政治、经济、文化等情况。

提示： 最好每天下班前把所有的办公用 品都整理好，第二天就不会手忙脚 乱。上班能提前10分钟到达，就有 时间把接待环境再清洁整理一遍， 良好的接待环境会使自己和客人都 愉快。

1 接待工作(4)了解来宾的基本情况。包括来宾的人数、姓名、性别、年 龄、 民族、职务等。

(5)确定接待规格。高规格接待； 对等接待； 低规格接待

思考题1. 2. 3. 4. 什么是高/对等/低规格接待？ 最常见的接待规格是什么？为什么？ 影响接待规格的因素有哪些？ 三天后某国商务部长率团前往南鸿集团参 观，请拟定接待规格并说明理由。

对等接待是最常用的接待方式。

高规格接待固然能表现出重视、友好， 但它会占用主陪人过多的时间，经常使用会 影响主陪人的正常的工作。低规格接待有时是因单位的级别造成的， 有时是另有原因，用得不好，会影响与对方 的关系；

2.影响到接待规格的还有如下一

些因素 (1)对方与我方的关系。当对方的来访 事关重大或我方非常希望发展与对方的 关系时，往往以高规格接待。 (2)一些突然的变化会影响到既定的接 待规格。 (3)对以前接待过的客人，接待规格最 好参照上一次的标准。 接待规格的最终决定权在上司里，秘书 仅提供参考意见。

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接待工作

(6)、制定接待工作计划主要内容：确定接待规格、人员、拟定日 程安排、提供经费列支。 1)主要陪同人员； 2)主要工作人员； 3)住宿地点、标准、房间数量； 4)宴请时间、地点、标准、人数； 5)会见、会谈时间、地点、参与人员

形成的文件：1、人员安排表 2、日程安排表 3、接待经费列支 (1)工作经费 (2)住宿费 (3)餐饮费 (4)劳务费 (5)交通费 (6)参观、游览、娱乐费用 (7)纪念品费 (8)宣传、公关费用 (9)其他费用 *分摊比例

技能实训 请根据陈娴主任的安排，参照必备知识， 与宁俐一同拟写这份初步的接待计划。

陈娴主任：“下周要接待合肥天达公司8位客人， 本公司计划与这家公司在合肥合作开发房产和旅 游。对方此行一是了解我公司实情，二是洽谈合 作细节。因此总经理非常重视，要求本办公室务 必做好接待工作。因此我们需要一份接待计划。 1,规格：对等接待2,拟定一份日程安排表格， 对方来去共3天，住2晚，费用由对方负担。四星 级酒店；3,经费预算8万，需列经费开支表。4, 刘副总接机，李总、刘副总、我、部门经理5人 主陪，办公室8人是工作人员。客人飞机11月18 日下周一12时到达。”