秘书案例分析(新)

目1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

录17. 网络入侵者……………………..10218. 贯彻谁的要求………………….105 19. 办理一封来信，保护桂林风景

8.9. 10.

11.12. 13.

14.

小玉求职………………….........3 领导测评秘书二十题………….9 一位政府机关秘书的自述….14 苏珊一日…………………………21 饭店经理秘书的一天………..36 华盛顿与秘书的对话………..46 历经四代的辅政元老………..50 “总统的化身 ”…………………..56 诸葛亮《隆中对》的启示….61 陈毅市长换秘书………………67 收集档案不及时 损失土地五十亩……………….72 一张纸条………………………..76 一字之差 误人前途………….79 秘书须有“过滤术 ”……………..84

20.21. 22.

23.24. 25.

………….109 跑题………………………………115 主持人为何“罢工”……….118 中共中央一支笔——胡乔木 ……………………………………..121 香格里拉案例………………….127 硅谷的秘书……………………..136 杨修之死…………………………140

小玉求职秘书素养

小玉是一位刚满十九岁的漂亮姑娘，高中毕业后因高考落 榜，便到省城来求职。她再三思量，觉得自己长得不错，口齿 伶俐，适合去做秘书工作。于是，她翻阅大报小报，几乎每张 报纸都能看到各种企业招聘秘书人才的广告，她喜出望外。便 津津有味地阅读起来： 某国际投资有限公司聘英文秘书一名，女性，25岁以下； 中英文说写流利，良好的人际关系；熟练中英文电脑处理；英 语大专毕业；有两年以上外资企业工作经验者优先。 某公司招聘办公室秘书兼总务，女性，大专毕业，两年相 关工作经验，具有较强的英语听、说、写作能力以及一定的财 务经验。 某集团公司聘高级文秘，大学本科或专科毕业，具有较强文 字表达能力，熟练资料分类存档。有专业知识及合资企业工作 经验者优先考虑。

某汽车配件公司聘文秘，要求品貌端正，大专毕业，年龄在 20-28岁，男女不限。要略懂电脑操作，曾从事人事管理工作， 能讲流利的广州话及普通话，懂英文或日语(最好是外语学院毕 业)。 某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电 脑者，有较强的文字表达能力，有独立处事能力，能与人融洽相 处。 小玉把一则又一则的招聘广告从头到尾，越看越泄气。各种 招聘秘书的广告，对应聘的涉外秘书要求很具体，她仅有年龄和 容貌是远远不够的。经过几天的认真考虑，小玉决定报考秘书职 业培训学校，继续学习，提高自己的素质。

【分析】

1.男女都可以当秘书。20世纪70年代以来，世界女性秘书迅猛 增长，日本女性秘书

占绝对优势，美国的秘书大军，低层次的女 性秘书竟占90%以上，法国女性秘书也占了半边天。于是有人 预言，将来的秘书是女性的世界。其实，日本的中、高级秘书， 男性占90%以上。这五则招聘秘书的广告，也有60%是男女不 限的。男女秘书各有优势：女秘书性格温和，举止文雅，富有人 情味，善于交际，工作耐心、细致、办事谨慎；而男性秘书精明 干练，办事能力强，思想活跃，处事果断，能吃苦耐劳。企业需 要男性或女性秘书，完全可以按工作需要而定。 2.要有较强的文化和专业素质。五则招聘广告都毫不例外地要求 应征秘书工作者要有大专以上学历。要求应征者懂一门外语，有 较强的文字表达能力，谙熟资料分类存档，懂得电脑操作，等等。

有些涉外秘书对中文学习不大重视，中文写作水平很低， 是不能适应需要的，即使是在三资企业工作，使用母语说话、 写作、工作的机会仍然是最多的。一个合格的涉外秘书，应该 是“中文要好，外语过关”,哪一个方面不好是蹩脚的。另外， 值得注意的是，有一家招聘的是“办公室秘书兼总务”,要求 应征者有“一定的财务经验”,另一家要求“曾从事人事管理 工作”。应征者既能当秘书又能兼做财务、人事工作。一身兼 数职，这是某些企业追求办事效率所采取的措施。这说明社会 需要一专多能的新型秘书。

3.要有很强的工作能力。涉外企业渴望招聘到工作经验丰富、 成熟老练的涉外秘书。五则招聘广告不约而同的要求应征者要具 备二、三年工作经验或从事过某种工作，至少也具有独立处事 的能力，安排会议，处理文件，接待来访等等，都能应付自如。 4.要有良好的人际关系。秘书部门是人际关系密集的地方，上 下沟通，左右联系，迎来送往，都得与人打交道，都要处理好彼 此间的关系。秘书工作辐射性很强，许多工作需要几个部门合作 才能完成，秘书不善于与同事合作，不能与他人融洽共处，也就 无法做好工作。在三资企业当秘书，人际关系更加复杂。中外双 方领导人由于思维方式、思想方法、管理方法等不同，常常产生 这样或那样的矛盾。 涉外秘书要熟悉中外双方领导人的工作作风和管理方法，了 解外方的风土人情，协调好中外双方领导人之间的矛盾。中外双 方职工由于生活方式、工资待遇不同也会发生矛盾，消除人际间 彼此不和产生的内耗。这就要求涉外秘书必须有很高的协调艺术 能够处理好方方面面的人际关系。

领导测评秘书二十题秘书素养

在领导的心目中秘书怎样才算合格？美国著名的管理学家K 亚 历克 麦肯齐在其所著《时间管理》

一书中，提出20道测评题目： 1. 秘书知道你在组织中的职责范围和全部活动吗？他是否了 解你的目标和意向？以及怎样将目标和意向同组织的总目标结合？ 2. 假如你离开机关3~4周，你是否深信你的秘书仍能认真负 责地处理你的公事和私事？ 3. 他是帮助你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一 切都不用你催促和烦神？他本人是不是一个很会安排自己时间的 人？ 4. 如果别人不提醒他，他能否主动执行和坚决完成人交给他 的工作？ 5. 他对待你的同事、来访者和客户是否有礼貌？他能尊重人、 肯帮助人、把别人的事放在心上吗？

6. 他是一个富有想象力和创造力的人吗？他能否提出一些 新的设想和建议供你参考？他能否经常采用新的方法来改进你的 工作和他自己的工作？他是否能制订新的工作制度或工作程序？ 他的工作有条理吗？ 7. 他是一个机智的人吗？他能否主动地解决一些问题而不 麻烦你？他害怕困难吗？ 8. 他能否提高文件运转效率？他能否及时发现你办公桌上 搁置很久而其他领导人正等着看的文件？他能否及时地从其他领 导处取来你正需要的文件？ 9. 他所具备的秘书基本技能(例如文件归档、速记、和听电 话的态度)是否无可指责？ 10. 他在危急关头是否沉着？在紧急状态下是否冷静？当你 承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地像平常那样 继续工作？

11. 他对你的忠诚值得你信赖吗？你能把一些公和私的机密 信息资料委托给他吗？ 12. 他是否有较广的阅读面和知识面？他是否能经常提醒你 自己注意单位及与个人事务有关的出版物？ 13. 他是否成为本单位的一个有价值的信息来源？而这些信 息靠你自己是很难获得、不便获得或不能获得的？ 14. 他是否有个人进修计划？他是否参加管理方面的课程或 讨论，参与管理方面的活动？他是否要求更多地了解你的单位、 你的工作、你的顾客，或者你的行业？ 15. 他发言是否清晰？他能否以书面或口头的方式简要地向 你汇报情况？

16.他是否不计时间地将每天的工作做完？他是否根据需要 自愿在夜间或周末加班？ 17.他能否像管理者那样，必要时将自己未做完的工作委托 给别人，并督促他人完成？ 18. 在你没有插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行 公事？ 19. 他能否记住一些重要日期(如纪念日、 …… 此处隐藏：2381字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……