第二讲 账务管理系统--凭证查询及明细账、总账形成

第二讲 账务处理系统—凭证查询及明

细账、总账的形成

1.3 凭证查询

示例 表2-1

凭证查询利用Excel的筛选功能。首先选择凭证标题行，然后选择“数据|筛选|自动筛选”。

注意：凭证数据区一定要与上面的数据区有一空行。

如果要退出筛选状态，可重新再选择“数据|筛选|自动筛选”命令。 1. 按凭证号查询凭证

单击“凭证号”列按钮，并选择“3”，查询结果如下：

2. 按日期查询凭证

查询2003年1月1日~2003年1月15日的凭证。 第一步，单击“日期”列按钮并选择“自定义”； 第二步，输入筛选条件。

3. 高级筛选查询

再次选择“数据|筛选|自动筛选”，退出自动筛选状态。 第一步，在第49行和50行输入如图所示想查询的条件；

第二步，选择“数据|筛选|高级筛选”，然后在对话框中输入以下内容

按确定后，显示出如下查询信息：

要退出此状态，选择“数据|筛选|全部显示”，退出高级筛选状态。

4. 按科目查询凭证

为了能以总账科目及科目性质查询凭证，需要加入总账科目及科目性质的信息，加入的操作过程如下。

第一步，光标在“科目名称”列，选择“插入”|“列”命令，在“科目名称”列左侧插入两列，如图所示：

第二步，将F21单元的公式设置为“=LEFT(D21,4)”,取“科目代码”在左四位，即为总账科目代码，如图所示。

第三步，将F21单元格的公式复制到F列的其他单元。

第四步，将E21单元格的公式设置为“=LEFT(D21,1)”,取“科目代码”的左一位，即为科目性质代码，然后将E21单元格的公式复制到E列的其他单元格，如图所示：

“1”代表资产类，“2”代表负债类，“4”代表所有者权益类，“5”代表成本类，“6”代表损益类。（“3”是共同类）。

总账科目及科目性质的信息加入完毕后，即可按总账科目与科目性质进行凭证查询。 例如：查询总账科目为“银行存款”的凭证。

第一步，选择凭证标题行，然后选择“数据”|“筛选”|“自动筛选”命令，进入筛选状态：

第二步，单击“总账科目”列按钮，并选择“银行存款”科目代码“1002”，结果如图所示：

5．按金额查询凭证

例如：查询银行存款支出大于10000的凭证(在以上查询结果上继续)。

第一步，查询银行存款支出在贷方，借方为“空白”，所以单击“借”列按钮，并选择“空白”，如图所示：

第二步，单击“贷”列按钮，并选择“自定义”，输入“银行存款”支出大于或等于10000元的筛选条件，方法及结果如图所示：

6．按部门或项目查询凭证

查询“会计部”的各项费用支出：

第一步，首先进入筛选状态（取消前面所做的所有筛选操作）； 第二步，单击“部门”列按钮并选择“会计部”，结果如图所示：

1.4 明细账与总账的形成 1.4.1 SUMIF()函数简介

概念：SUMIF函数可对满足某一条件的单元格区域求和，该条件可以是数值、文本或表达式，可以应用在人事、工资和成绩统计中。

SUMIF()函数的格式为： SUMIF(range,criteria,sum_range)

range 为用于条件判断的单元格区域。

criteria 为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。

sum_range 是需要求和的实际单元格。

例：根据表中的商家明细表，汇总出商家的总货量和总金额。 第一步，在工作表中先输入如下数据：

第二步，在G3单元格中输入公式：

第三步，复制公式到G4：G5单元格

第四步，用同样的方法实现不同商家的金额求和：

1.4.2 利用SUMIF（）函数计算明细科目的发生额与余额

示例 表2-2

把A1：H1表头补充完整

第一步：光标在D2单元格处，选择“插入|函数”命令 第二步：选择SUMIF（）函数 第三步：输入SUMIF（）的各参数

凭证数据区尽量大一点，以保证新输入的凭证在此区域中，这样只要输入凭证后，计算机将自动计算每个明细科目的借、贷发生额及余额。

第五步，将D2单元格的公式复制到D3：

D18

第六步，用同样的方法算E2单元格的值：

第七步，F2单元格的公式设置为“=C2+D2-E2”：

第八步，将G2单元格的公式设置为“=D2”，并将该单元格的公式复制到G3：G18。

第九步，将H2单元格的公式设置为“=E2”，并将该单元格的公式复制到H2：H18。

用上述方法计算各明细科目的余额、发生额，可以凭证输入的同时，随时了解各明细科目余额及发生额。

1.4.3 利用SUMIF（）函数计算按部门或项目明细核算科目的发生额 在此，“管理费用”科目要按“部门”和“项目”进行明细核算的，下面是形成“管理费用”明细发生额的过程。

第一步，插入一新的工作表，并命名为“管理费用明细”， 第二步，在此工作表中输入如下信息：

第三步，在A2单元格中输入函数“=CONCATENATE(B2,C2,D2)”,作用是将B2、C2和D2三个单元中的字符合并。

第四步，将A2单元格中的公式复制到A列的其他单元格。

第五步，单击“会计科目与账簿（1月）”，进入“会计科目与账簿（1月）”工作表，在P21单元格中输入函数“=CONCATENATE(G21,N21,M21)”，将“科目名称”、“部门”和“项目”的内容合三为一，加此列的目的是：通过此列可利用SUMIF()函数，对不同部门、不同项目管理费用的借方发生额或贷方发生额进行汇总。

第六步，用向下拖动的方式，将P21单元格的公式复制到P列的其他单元格。

第七步，单击“管理费用明细”，进入“管理费用明细”工作表。将E2单元格的公式设置为“=SUMIF('会计科目与账薄（1）月'!$P$21:$P$2000,A2,'会计科目与账薄（1）月'!$H$21:$H$2000)”

第八步，用向下拖动的方式，将E2单元格公式复制到E列的其他单元格。

第九步，输入每一部门每一项目费用预算数

第十步，H2单元格输入“=G2-E2”，然后复制单元格公式到H列。

任务：当费用超出预算时，设置通过显示红色文字进行预警。

方法：选择“格式|单元格”命令，在“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡中的“数值”选项，然后选择如图选项后按确定按钮：

1.4.4 利用SUMIF()函数计算总账科目的发生额与余额

第一步，在I1单元格中输入“总账科目”，在I2单元格中输入公式“=LEFT(A2，4)”，即取明细科目代码的左四位，为总账科目代码。 第二步，复制公式I列到其他单元格。

此操作的作用是以此列取出的总账科目代码为依据，利用SUMIF（）对明细科目的借方发生额、贷方发生额等进行汇总，以形成总账科目的借方发生额、贷方发生额。

第三步，在J列：Q列顺序输入总帐科目代码、总帐科目名称、期初余额、借方发生额、贷方发生额、期末余额、年累计借方发生额、年累计贷方发生额。

第四步，输入J列和K列内容：

在L2单元格中输入公式“=SUMIF($I$2:$I$18,J2,$C$2:$C$19)”，然后L列复制公式。

第五步，按照同样的方法，可分别得出总账科目的“借方发生额”、“ …… 此处隐藏：1089字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……