企业文件管理办法

文件管理,档案管理

企业文件管理办法

为了规范企业管理工作，保证文件分类、编制、发放、执行、更改、保管等工作实行有效控制，现颁布文件管理办法如下：

一、 文件分类：

1. 政府文件，企业所在地政府各级部门下发的要求企业承担各类社会责任的文件及制度

2. 工作文件，作为企业各部门运行管理体系的常用实施细则：包括公司各种规章制度、机构设置、人员任用、岗位职责、工作程序等

3. 技术文件，作为企业各部门实现生产目标的标准：包括国家标准、行业标准、设备资料、产品图纸、生产工艺、过程控制文件如：操作、安全、检验作业指导书等

二、文件的编制、审核、批准、发放、控制：

文件的发布必须得到批准以保证其合适性

1. 公司级工作文件由办公室提出并负责组织编写，由总经理审核签发，办公室负责登记、发放、留档

2. 各部门工作文件由部门经理提出，经副总经理肯定后部门经理组织编写、审核、报副总经理会签，经总经理审核签发；办公室负责、发放、留档

3. 技术文件由相关职能部门组织编制、汇总，部门经理审核、经总工程师审核签发；办公室负责登记、发放、留档

4. 文件分“受控”和“非受控”两大类，凡加盖“受控”章的工作文件即表示文件的内容传递到受文人一级，不得向下级继续延递；加盖“非受控”章的工作文件表示受文人必须将文件内容向所辖部门传达贯彻落实；加盖“受控”章的技术文件表示受文部门所有工作内容被该文件涵盖的岗位员工不得向无关员工传递文件内容

5. 公司所有文件内容根据企业保密条例规定无论受控与否均不得向非本公司人员传递、泄露

三.文件的补充、更改

1． 工作文件的补充、更改均由办公室组织编制，经总经理签发，同时由办公室登记、发放（视情况回收容易发生误解、歧义的旧文件）归档

2． 技术文件的补充、更改由相关职能部门提出，（同时应该提供补充、更改的相关背景资料）补充、更改的文件内容经

文件管理,档案管理

部门经理审核、总工程师审核签发，办公室负责登记、发放（原技术文件回收）归档

3． 被更改的原技术文件回收目的是确保有效文件的唯一性

四.文件保管、回收与销毁

1. 所有文件办公室均需保留备份件

2. 受文部门必须认真分类登记保管所有文件，未经许可不得让任何人随意翻阅

3. 不得缺失、损坏、污染、涂改文件

4. 办公室每年组织一次检查回收工作，所有被回收的失效、作废文件由办公室统一销毁

5. 为某种原因需保留的作废文件加盖“作废保留”章

五.文件的传阅、复制：

1. 外来文件由办公室根据对口管理原则提出处理建议交总经理审批，经审批的文件由办公室交受文部门经理限期办理，办理结束受文部门将文件与办理结果文字材料交还办公室归档

2. 需要复制的文件经相关部门经理申请，副总经理批准可以由办公室复制；发放，管理与正式文件相同

承载媒体的文件控制参照以上规定执行

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