如何成为一名成功的策划师之三 公关活动策划与执行

公关活动策划与执行培训

内部培训资料

说在前面的话

前期准备

目的和程序 预 算 构 思 团队组成 项目推进表 工作说明书 选择要求 场地情况 停车场 接待用车 特殊嘉宾

团队组成和时间表 活动场地 车辆安排 来宾接待(记者) 现场布臵

核 心 内 容

后勤工作媒体接待基础文件

说在前面的话

③ 1个目的 满足客户要求

①

3个前提：产品同质化 传播策划 媒体资源有限化 议题策划 传播手段重复化 主题策划

② 2个关键点公关策 划 321 法则 符合定位 支持品牌/产品定 位 结果导向 方案的可行性 符合客户要求

前期准备-目的

判断一： 采取何种方式

判断二： 在活动中体现什么内容

确定你的目标--意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路判断三： 抛弃一切非目标必须的 华丽想法 判断四： 不做无法改变事实的努力

前期准备-确立目标的程序

定位准 确

与客户共同陈述项目的目的 与客户反复讨论达成一致 尽快让项目组成员参与讨论

定义清 楚

如何衡量项目效果? 怎样使项目效果可量化评估? 公布项目的评估标准

确定资 源

列出所需资源 检查已有资源

寻求可调用资源

前期准备-预算

先确定预算， 再确定计划是

确定必须成本 来宾交通及接待 场地施工和装饰 工作人员费用纳入非必须成本 表演和娱乐 主持人等

稳妥的方法

其他

前期准备-构思

摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的 全过程，这个想象应至少重复三次，并将你想 象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补 充：–每个环节可能出现问题的地方 –每个环节所需用到的物料 –每个环节是否可以再优化 –每个环节是否给人惊喜

在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？ 在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？

团队构成和时间表-团队

确定你的工作团队

确定你的供应商

供应商列表和对应联系人： 项目负责人 参与部门 项目所必须的人员配备 场地 搭建 租车/礼仪 摄影摄像 其他

团队构成和时间表-项目推进表

项目推进表(为可控因素预留必要时间：比正常 时间多1/3 )– 项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容 – 物料清单：列举已有物料及需要准备的物料 – 人员分工：列出每个子项目负责人

必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？– 场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地 – 重要来宾：他们的时间、行程是不确定的 – 其他不可控因素

预定的检查时间通报:– 向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完

成快乐,也分享 别人的完成快乐 – 使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么? – 应付意外情况、赢得补救机会

项目推进表的分解---正确制定并运用子目标

所有子目标的完成将自然导致总目标的完成与所有成员逐个讨论总目标

明确每个成员的工作及在总体任务中的位臵为每个成员限定目标要求及资源 使每个成员了解子目标,但同时知道总目标 每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利 运用子目标来限定责任和要求

可能出错的就一定会出错！

团队构成和时间表-工作说明书

活动基本要素(时间、地点、参与人、主题、流程等) 活动物料汇总 部门工作(接待)流程和要求 活动现场具体分工(人员位臵和要求) 文案准备– 新闻稿 – 主持人台本 – 领导讲话稿 – 重要领导的现场文件夹内容资料

通讯录

工作说明书的主要目的---确定活动基本要素/相互关系及检查点

明确活动基本要素利于活动掌控 –参与人员的工作指导，提升工作效率 –新增人员的活动手册，利于快速到位(补位) 相互关系的确认 –部门之间的配合和各自负责人； –哪些事情可以同时进行； –完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查 可以使你找到最好的方法； 检查点可为我们提供补救的机会 –定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一 起检查项目进展，并对意外情况作出补救。

场地选择-列出要求

需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求 来宾人数：测算最小面积要求 活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊 设施？是否有顶高要求？是否有破坏可能？ 周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿 气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间 费用限制：能够用于场地租赁的最高限额

场地选择-询问 是否有档期？ 是否有足够的布展时间？ 场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？ 场地清扫需要特别安排吗？ 场地可容纳多少人？ 使用该场地是否需要办理特别手续？ 是否有噪音及安全、清洁方面的要求？ 场地能够提供什么设施？它们是否收费？ 现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？ 场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？ 是否有供贵宾和工作人员休息的地方？ 场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服 务经验？ 场地是否有存放杂物或资料的地方？

车辆安排-停车场

停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要 多长时间？通过哪些线路？ 停车场的开放和关闭时间？ 停车场需要什么凭证

? 是否可以专辟停车场？ 是否有VIP专用停车场？ 是否有“停车已满”标志牌？ 停车场是否有保安管理？ 工作用车停在哪里？是否需付费？