杭州市建设工程文件归档整理方案(试行)

杭州市建设工程竣工资料整理方法

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杭州市建设工程文件归档整理方案(试行)

根据《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001和《归档文件整理规则》DA/T22-2000,结合杭州市建设工程竣工档案产生的规律，提出本方案。

一、整理原则

遵循建设工程竣工文件形成的规律，保持文件之间的有机联系，按照单位工程组卷，以杭州市《建设工程竣工档案移交书》的排列顺序，立卷方便、简捷，方便查询和利用。

二、定义

2.1杭州市《建设工程竣工档案移交书》,由“部分”、“条”、“款”组成。

2.2“部分”是指建设工程各个阶段产生的相对独立的文件材料，即工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。各个“部分”分别以第一、二、三、四、五“部分”加以冠名。

2.3“条” 是指《建设工程竣工档案移交书》“部分”中的大项内容。各个“条”分别以序号为“一”、“二”……等加以冠名。

2.4“款”是指《建设工程竣工档案移交书》中“条”以下的具体条目，是档案分类组卷最基础的内容和名称。

如:工程准备阶段文件-----“部分”

一、立项文件----——“条”

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项目建议书--------—“款” 三、整理方法：

3.1整理按“款”为单位组卷。一个档案盒由一卷或若干卷

材料组成。一个档案盒内编写一份案卷目录（附件3）和一份备考表（附件4）。

3.2排列

“款”内文件按照时间的先后排列,同一事项的请示与批复，按批复在前，请示在后的顺序排列。特殊载体的文件，必须单独组卷，并单独存放一个档案盒。 3.3 分卷

同一“款”内容需要分成若干卷时，可以按文件材料时间、问题特征分卷。

3.4 编号

每卷文件应按排列顺序编号。文件首页上端的空白处，应加盖“归档章”并填写相关内容。“归档章”包括总登记号、档案号、保管期限、密级（附件1）。

3.4.1卷内文件按有书写内容的页面，逐页编写页码。页号从“1”开始。

3.4.2总登记号：进馆档案的总流水号。由档案保管单位填写。

3.4.3档案号：由大类、属类、小类和案卷号组成。由档案保管单位填写。

3.4.4保管期限：分为永久、长期、短期三种期限。

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3.4.5密级：分为绝密、机密、秘密三种。 3.5 编目

编目分为编写卷内目录和案卷目录。目录用纸采用国际标准A4型（297mm×210mm）。

3.5.1卷内目录应该逐项填写。

3.5.1.1序号：卷内归档文件的顺序号，以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

3.5.1.2文件编号：工程文件原有的文号或图号。 3.5.1.3责任者：文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

3.5.1.4文件题名：文件标题的全称。没有标题或标题不规范的，可以自拟标题，外加“[]”号。

3.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20040401。

3.5.1.6页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一件文件填写起、止号。是单页只填起号（止号）。

3.5.1.7备注：注释文件需要说明的情况。对重要档案必须是原件，而实际移交复印件时，在备注中注明“复印件”等。

3.5.2一个档案盒内存放了若干卷档案时，必须编写案卷目录。

3.5.2.1序号：以卷为单位的归档文件的顺序号。 3.5.2.2总登记号：每卷档案的流水号。 3.5.2.3案卷题名：每卷档案的名称。

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3.5.2.4日期：每卷档案的形成起、止时间，用两个8位阿拉伯数字，中间加“—”标注年、月、日，如20040401—20050802。

3.5.2.5页数：每卷档案的总页数。 3.5.2.6备注：注释文件需要说明的情况。 3.6文件装订和图纸折叠

3.6.1 文件装订可以采用粘、缝纫、三孔装订中的任何一种办法。任何装订方法均要达到牢固，便于保管和利用。

3.6.1.1每卷少于5张纸时，在纸张大小基本一致的情况下，可以在文件的左上角用胶水粘；每卷文件材料较多时，宜采用左侧、直线缝纫的办法；每卷文件有硬皮封面时，文件用三孔装订的方法。

3.6.1.2规划许可证等硬质材料，装入特制的袋后再装订。 3.6.1.3特小的材料，需裱糊到A4纸上，再装订。 3.6.2同一件归档文件的文字材料中有附图的，应与正文一起组卷，附图放在正文之后，附图不装订。

3.6.3图纸采用反面对折（折成A4）、图标外露的方法，不装订。

3.7 装盒

3.7.1将归档的文件按序号顺序装入档案盒，并填写档案盒脊背及备考表。档案盒首选50MM，从大到小依次选用。

3.7.1.1档案盒的封面应标明建设单位名称、单位工程名称，共——盒 第——盒，档案盒脊背标注起、止总登记号，中间用“—”号连接。

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3.7.1.2档案盒外型尺寸为310MM×220MM。盒脊厚度可以根据要求设置20mm、30mm、40mm、50mm等。

3.7.2为了保持档案的有机联系，较大工程档案宜以“部分”为单位装盒。当工程档案较少时，也可以将第一、五“部分”合并装盒。为节约存放空间，较小工程所有材料可以放入一个档案盒时，允许不分开保管。

3.8备考表

备考表分为盒内备考表和卷内备考表。内容包括盒（卷）内文件内容、说明、立卷人、检查人和日期，分别置于每卷盒内文件之后和每卷文件之后。

3.8.1盒（卷）内文件说明：填写在整理中需说明的情况。 3.8.2立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。

3.8.3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 3.8.4日 期：归档文件整理、检查完毕的日期。

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附件1：

归 档 章

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附件 2: 卷 内 目 录 式 样3525 15 210

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第 7 页 共 9 页

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序号

文件编号

责任者

文件题名

日期

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备注

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附件 3:

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第 8 页 共 9 页

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序号

总登记号

案卷题名

日期

页数

备注

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案 卷 目 录 式 样

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附件4：

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