秘书学题库 第二章 答案(4)

(4)要注重动态性。要根据社会发展的态势不断地收集保管新出现、新产生的文献资料，并将已经过时的文献资料从资料库中清除，使文献资料库存储的信息具有鲜明的时代发展特征，更具参考价值。

(5)要注重消化应用性。秘书收集、保管文献资料的目的是提供领导工作和自身业务活动中参考，也就是这些文献资料只有在使用中才能体现出它的价值。在知识经济日益走近现实生活的时代，文献资料更是领导和秘书获取知识资源的重要途径。秘书还应为其领导者获取所需要的知识提供服务，其自身也应在提供文献资料工作中坚持学习消化有关新知识。学习消化新知识，对提高秘书为领导工作辅助和服务的水平是极为有利的。

10 . 解题过程与步骤：

(1)程序的有序衔接性。收文和发文程序中的各个环节都要环环紧扣，不能随意颠

倒顺序，不能相互脱节，不能任意增删，不能重叠混乱；要分工明确、责任到人，运行制度化、规范化，要确保无差错运行，做到及时、准确、高效。(2)领导与秘书的主辅协同性。无论收文还是发文，都是领导与秘书协同完成的。领导者负责收文中的批办和发文中的授意、签发等决定性环节；秘书负责其他操办性辅助性环节。两者必须主辅协同，密切配合，才能确保文书运行的时效。

(3)程序运作的规范性。要用规范的制度管理文书的运行，管理包括领导人、秘书、相关管理人员等在内的一切参与文书运行人员的批文、阅文、办文行为，特别要强调严格按保密规定办理。程序各环节的要求和标准要长期切实执行，一以贯之。

(4)文书运行中智能辅助的渗透性。秘书操办文书运行，主要是在文书运行各环节中从事办公事务辅助。但在收文中的分办、拟办，发文中拟稿、审核等环节，都有不少发挥秘书参谋作用，进行智能辅助的机会和空间。若秘书将智能辅助渗透到这些环节中去，对领导者签发、批办等决定是极有针对性的补益，对提高办文质量、优化办文效果也是极为有利的。

(5)文书运行的反馈性。发文若需要行文对象回应的必须关注相关收文，告知性文书也要了解发文后对方的反应；收文对需要回复的必须关注相应的发文。特别对一定时段的发文量及文书流量过多且出现文牍主义偏向时，应将此偏向反馈给有关领导，以便领导者克服“文山”，提高办公效率。