秘书学题库 第二章 答案(2)

28 . 秘书人员要明白自己的职责，应注意两个方面：一方面要以办公室的岗位责任制为依据，明确自己的职责范围，哪些是自己应按常规处理的日常事务；哪些必须请示有关领导后才能进行处理；哪些问题未经领导授权不能处理；哪些属于自己不该知晓的问题而应回避；哪些问题尽管自己知晓但应严守机密，不得随意表态等等。另一方面，要根据领导工作的需要和领导授权的范围，把握自己的工作行为。需要自己干的工作，应竭尽全力地做好；不需要自己插手的事情，不能越职越位去参与。根据以上两个方面，把握住自己职能活动的范围，对自己该干的工作，应积极主动地努力去完成；对自己职能范围以外的工作，若有好的建议和想法，可通过组织渠道，提出参谋意见，供领导参考，决不能擅自处理。

29 . 提高职能环境的开放度，可使秘书工作更具活力，使综合辅助和服务的面更广、质量更高，使秘书人员的知识、能力提高得更快。

30 . 提高职能环境的开放度，要靠领导者增强组织管理及领导活动的开放性，秘书开阔视野，在业务活动中主动联系实际、联系群众，加强沟通与合作对提高秘书工作的开放度也有不可低估的影响。

31 . (1)秘书工作必须遵从社会政治规范，必须在国家政治制度、法律法规允许的框架内开展各项业务活动。(2)秘书必须辅助其领导人与各级政治行政组织保持良好的沟通往来关系，特别是要与相关政府主管部门保持经常性联系，促进相互理解与合作，以便其领导人遵从依法行政的调控，依法经营和管理。(3)秘书必须按照社会政治原则，维护自身的政治权利和合法权益，维护平等的人格地位。(4)秘书必须适应社会政治的发展和变化，每当社会政治制度和政治格局出现发展变化时，秘书往往要经受特殊的考验。

32 . 提高职能环境的信任度，秘书必须做到：(1)要忠于职守，严格按组织规范办事，不折不扣完成各项任务，增强领导和同事对自己工作能力和负责精神的信任感。

(2)在与各方面配合中诚恳、务实、严守诺言、热情合作，共同完成任务。(3)在公务服务中对组织内外公众讲真话。(4)要事事从组织功利出发，不掺杂个人功利，严守规范，克己奉公。

六、案例分析(每题1分)

1 . 解题过程与步骤：

1.秘书随机协调，是立足秘书本职地位进行的协调活动。要注重与组织目标的一致性。要注重对变化的适应性。要注重非职责限定性。要注重沟通疏导性。要注重非权力支配性。要注重量力适度性。

2.本案例中的方副县长因专车被换乘而大发雷霆，并因此声言不去开会，的确是令办公室的负责人非常头疼的事情，是一种精神压力。

3.此类事件在办公室工作中时有所闻，而且协调起来难度很大，这是办公室所处的地位决定的。（2分）各级党政机关的办公室都是作为领导同志的下级服务部门和综合协调部门运转的，在领导面前不能发号施令，总是处于被动状态。

4.F县政府办公室的冯、杨二位主任深知自身工作的性质。他们面对正在气头上而蛮不讲理的上司，采用的是冷处理的方法，而且注意留有回旋余地，不一竿子插到底。

5.先由副主任出面，以防一开始就由冯主任介入，万一碰壁后失去继续做工作的空间。冯主任的话语也较含蓄，没有直接劝方副县长去开会，只是婉转地说一定要调换到领导满意的车为止，言下之意是：车，由办公室解决，会议你是一定要去参加的。这样做，既照顾了上级的面子，也达到了协调目的。

2 . 解题过程与步骤：

1.秘书自己只提建议，决定权交给上司。在案例的这种场合，秘书只让上司做“是”或“不行”的选择就行了。一位经验丰富的秘书，提出的建议上司多数会说“行！”如果上司对你说“就由你看着办吧。”那你的参谋效能就很高了。对于秘书来说，在给上司提建议时，应尽量让上司做“选择题”，避免做“回答题”。因此第一种方式没有第二种方式的效能高。

2.对信息获取利用方面，秘书要注重以下几个方面：(1)要注重在方向上的参谋辅助。 (2)要注重在扩大信息量上的参谋辅助。秘书在此方面的辅助，虽不是提出妙计良策，但其智能补给方面的作用，是不可替代的。(3)要注重优化信息结构方面的辅助。

3 . 解题过程与步骤：

1.小纹的这种失误表面上看，这只是一个无足挂齿的“小失误”，但是，出现这种结果却是由无数这样的“小失误”积累起来的！秘书是一个企业管理的神经中枢，你的每一个小小的失误，都有可能被不断地放大，影响整个公司的工作！

2.秘书在受权理事中，特别要注重以下方面：(1)要准确理解领导的授权意图，把握目的、要求和授权范围以及相关的法纪规范，正确地把握理事的依据。(2)要分析客观环境要素和完成任务的各种条件，谋划办理的思路和选择有效的工作方法。(3)要明确受权理事的双重角色。在理事的指导思想上，作为领导的代表，要站在领导者的高度，从全局出发，坚持事业整体功利，坚持原则；在待人的态度上，要不忘秘书身份，以协商的口吻，尊重对方，不要以势压人，不要以长官的身份指手画脚。(4)要与领导者保持密切沟通，特别是当环境变化或其他原因使问题的处理已超出授权范围时，一定要向授权者请示，并遵从其新的指示办理。(5)要主动争取其他方面的配合与合作，但遇到受权以外的事务，秘书不得自作主张，不得擅作决定。

3.秘书工作差不多都是些简单的小事情，但它们都能反映出秘书的责任心。秘书工作中的一些细节，只有那些心中装着“大责任”的人能够发现，才能够重视。因此，重视工作中的小事与细节，这不仅是秘书工作的原则，也应该成为每一个秘书人生的原则。

4 . 解题过程与步骤：

1.茹太素没有领会秘书撰拟文稿的要领和朱元璋对奏折的要求。

2.秘书撰拟文稿，主要是指受命于领导草拟各种表达领导和管理意图的书信、文件、讲话稿等文字材料。秘书在撰拟文稿的过程中应注意以下几个方面：(1)要明确自己代笔者的地位。(2)要准确使用规范的文种。(3)要选用准确而不含混、庄重而不易产生歧义的语言表达。(4)要反复进行认真修改。(5)要依据可靠。(6)要有精益求精认真负责的态度。

七、论述题(每题1分)

1 . 解题过程与步骤：

1.要注重与组织目标的一致性。秘书随机协调不是无原则的和稀泥。违背组织目标地充当和事佬对组织是不利的。秘书必须在遵从组织原则、遵从有利于实现组织目标的前提下，确定协调的出发点和归宿。

2.要注重对变化的适应性。组织运转中随机出现的失调现象，不少是由组织内外环境条件变化引发的。若秘书不善于在协调中适应这种变化，就很难取得良好的效果。秘书必须将失调现象与环境条件的变化结合起来分析研究，因势利导，善于变通，原则性与灵活性结合，才能有效协调矛盾。

3.要注重非权力支配性。秘书协调与拥有法定权力的领导协调不同，不能用(也不具有)强制的支配性的权力，不能采取命令、指示的方式，只能明之以事，晓之以理，谋求认同进行协调。要注重非职责限定性。秘书随机协调很难用确定的岗位职责限定其范围和标准，只能按具体领导工作的需要和失调现象出现的几率，以及秘书自身发

现和处理问题的协调能力，相机处理。对秘书而言，工作责任感强，协调能力高，其协调范围就大；反之，则小。

4.要注重非职责限定性。秘书随机协调很难用确定的岗位职责限定其范围和标准，只能按具体领导工作的需要和失调现象出现的几率，以及秘书自身发现和处理问题的协调能力，相机处理。对秘书而言，工作责任感强，协调能力高，其协调范围就大；反之，则小。