excel-项目六 超市商品销售管理 - 图文(6)

计算机应用基础

图 6-52 商品销售日报图表

6.2.3 知识学习

1. Excel数据表建立准则

在Excel中，可以把数据表（或称数据清单）作为数据库来处理，实现排序、分类汇总、筛选等数据库功能。为了使Excel能容易地对数据表进行处理，建立数据表时应注意以下准则。

① 一张工作表只建立一张数据表。

② 工作表的第一行建立各列标题，列标题使用的字体、格式应和下面的数据相区别。 ③ 同一列数据的类型应一致。 ④ 工作中的数据区不出现空白行和列。 2. 数据排序

对某些数据表，有时需要按字段的大小进行排序。排序的依据字段称为“关键字”，例如，对“日商品销售明细”表排序时的“商品编码”、“销售时间”等。Excel默认依据列字段排序，支持单个关键字排序（即简单排序），也支持多个关键字排序（即复杂排序），但最多支持三个关键字排序。排序时，英文字符按字母顺序排序，而汉字默认按拼音顺序排序。

（1）简单排序

实现简单排序的方法是：单击排序所依据列中的任一单元格，根据需要单击“常用”工具栏中的“升序”

（2）复杂排序

复杂排序是根据多字段的内容对数据清单进行排序，即排序所依据的第一关键字（主要关键字）内容相同时，再按第二关键字（次要关键字）进行排序，第二关键字也相同时，再按第三关键字进行排序。

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或“降序”按钮。简单排序也可以用“排序”对话框完成。

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复杂排序要使用“排序”对话框完成。如果数据表需按行排序或汉字笔画排序，要修改Excel的默认设置。修改方法是：单击“排序”对话框中的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框，如图6-53所示；在“排序选项”对话框中，修改排序方向和方法，然后单击“确定”按钮即可。

图 6-53 “排序选项”对话框

2. 分类汇总

分类汇总就是按数据清单的某列字段对记录进行分类，将列字段值相同的连续记录分为一组，并可以对各组数据进行求和、计数、求平均值、求最大值等汇总计算。

（1）插入分类汇总

在分类汇总前，应按分类所依据的列进行排序。这样才能确保列字段值相同的记录是连续的，汇总才能成功。插入分类汇总的方法如下。

首先，单击“数据”菜单，在下拉选项中单击“分类汇总”菜单命令，打开“分类汇总”对话框。然后，在对话框中，选择“分类字段”，例如“日商品销售明细”表中的“商品名称”；选择“汇总方式”，例如“日商品销售明细”表中的“求和”；设置“选定汇总项”，例如“日商品销售明细”表中的“销售数量”、“金额”。最后，单击“确定”按钮，分类汇总的结果随之显示出来，完成分类汇总。

（2）删除分类汇总

插入分类汇总后，再次单击“数据”菜单中“分类汇总”菜单命令，打开“分类汇总”对话框中；在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”命令，即可删除分类汇总，使数据清单恢复原状。

3. 数据筛选

在实际应用中，经常需要在一个数据清单中查找满足特定条件的记录，而筛选就是查找的一种快捷有效的方法。筛选可以显示满足条件的行，而不满足条件的会被暂时隐藏。Excel

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提供两类筛选数据清单的方式，分别是自动筛选和高级筛选。

（1） 自动筛选

单击数据清单中任意单元格，选择“数据”→“筛选”→“自动筛选”菜单命令，进入自动筛选状态。此时，每列的标题名右端都会有“全部”、“前10个”、“自定义”和当前列中所出现的值等选项。在这些选项中，单击所需的选项，即可进行自动筛选查看。

（2） 高级筛选

使用高级筛选，可以应用较复杂的条件来筛选数据清单。与自动筛选不同的是，使用高级筛选需要在数据清单之外另建一个条件区域。条件区域可以建在数据清单的上方、下方、左侧或右侧，但与数据清单间必须至少要保留一个空行或空列。

例如，筛选英语、数学和计算机成绩都及格的学生，操作步骤如下。

① 建立条件区域。在与数据清单空一行或一列的空白区域输入英语、数学和计算机字段名，在对应的字段名下一单元格输入条件“>=60”，如图6-54所示。

图 6-54 创建条件区域

② 单击数据清单中任意单元格，然后选择“数据”→“筛选”→“高级筛选”菜单命令，打开“高级筛选”对话框，如图6-55所示。

图 6-55 “高级筛选”对话框

③ 在对话框中，根据要求单击“方式”下的单选按钮，选中所需的方式。在“条件区域”中，输入条件区域的引用；或单击右端的拾取器按钮

，隐藏对话框，再在工作表中使用鼠

标拖动选中条件区域。最后，单击“确定”按钮，完成高级筛选。筛选结果，如图6-56所示。

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图 6-56 高级筛选效果图

说明：在“列表区域”中，Excel会自动识别出数据区域。如果单击了“方式”下的“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮，则“复制到”激活变黑，用“条件区域”的类似操作确定复制到的位置，然后单击“确定”按钮完成筛选。高级筛选后，选择“数据”→“筛选”→“全部显示”命令，可显示高级筛选隐藏的数据。

4. 图表

Excel中，可以用图表的方式显示工作表中数据。图表具有较好的视觉效果，可方便用户查看数据之间的差异和趋势。Excel为用户提供了丰富的图表类型，如柱形图、折线图、饼图等。

（1）创建图表

创建图表最常用的方法是使用图表向导。例如，在“学生成绩表”中创建显示“姓名”、“计算机成绩”图表的操作步骤如下。

① 在“学生成绩表”中，拖动鼠标选中“B2:B8”；按下“Ctrl”键不要松开，再拖动鼠标选中“E2:E8”。选中的“B2:B8”和“E2:E8”不连续区域作为要创建图表的数据源。

② 单击“常用”工具栏中的“图标向导”按钮或选择“插入”→“图表”菜单命令，打开图表向导对话框，如图6-57所示。

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图 6-57 “图表向导”对话框

③ 在“标准类型”选项卡中，选择图表的类型，例如“柱形图”→“簇状柱形图”；然后，单击“下一步”按钮，打开“图表向导”步骤2对话框，如图6-58所示。

图 6-58 “图表向导”步骤2对话框

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