人力资源管理手册8969255393(3)

文件编号：UD-RG-06-01

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文件管理程序 续，交回破损文件，补发新文件。

版 本：1.0 生效日期：2006 年 11 月 1 日 页 码：3/5

当文件使用人将文件丢失时，必须书面总经办报告，非密级文件由总经办核定处罚措施后 补发新文件。密级文件，必须报请总经理核定处罚措施，并经总经理书面同意后方可补发新文 件。 4.8 公司文件的有效性。所有文件必须具备以下条件，否则收文部门可以拒绝执行，并须 向公司文控室投诉反映。 4.8.1 文件的形式： (1) 须总经理签字并盖有发文部门公章； (2) 要有总经办文秘管理人员签字核对； (3) 要盖有“准予发文”章； (4) 需保密的文件，需盖有密级章； (5) 受控文件须盖“受控文件”章。 4.8.2 文件的内容： (1)部门发文内容不能与公司发文相抵触； (2)有公司签发的文件内容不能与集团总部文件文件内容相抵触。 4.9 文件修订 4.9.1 公司的所有经营管理活动，凡有文件规定的都要按文件规定执行，任何人都不能以 口头通知改变，要改变都只能以文件形式改变。 4.9.2 文件的修订，须知会原签发人审核同意。 4.9.3 文件需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改部门的负责人提出书面《文件更 改申请报告》 ,说明更改原因，对重要的更改还须附有充分证据。 4.9.4 程

序文件的更改分为换版和换页两种。 1).文件更改量大和有原则性更改时，采用换版，其标识初始版次为 A,换版后依次为 B.C.D 等英文字母，每换版一次，往后更改一次字母。 2).文件更改量较少且没有太大的原则性变更时，采用换页。其标识是初始修改码为 0,换 页后修改码依次为 1.2.3 等数字，每更换一次变为一位数字，换页 5 次，则应重新换版。 3)文件的更改以“版次”和“修改码”作为标识和识别依据。 4.9.5 发放更改的新文件时，应同进收回作废的原文件，当更改的文件若有保存价值时， 由总经办文控室加盖“作废”章后保存，若无保存价值则应销毁处理，并记录于《作废文件处 理清单》 。 5、收文管理流程 5.1 总经办文秘管理人员须建立收文登记簿，公司各部门也须建立部门的收文

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文件管理程序 登记簿；

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5.2 凡公司收到的文件,统一由总经办文秘管理人员签收登记，并及时提报总经理审阅签 批，根据签批意见，转发至公司各相关部门； 5.3 公司各部门须建立本部门收文登记汇总表,并保证汇总表与总经办文控室的文件发放 汇总表保致一致。 5.4 公司各部门收到总经办转发的文件后,须由专人负责签收登记；秘级文件由部门负责 人签收并专门保管。 5.4 部门收文后,文件管理人员须及时提报部门负责人,部门负责人必须组织属下员工认真 学习并贯彻实施。公司各级管理人员、员工在学习完文件后，必须在文件上签名。总经办将不 定期对公司各级员工学习贯彻文件的情况进行检查，对未签名的员工均视为未学习，罚款 10 元/次。 6 文件的保管 6.1 各部门都必须有专人负责文件的保管工作，并建立严格的文件管理制度，并做好相关 人员的保密纪律教育。 6.2 公司各部门文件保管的实行部门负责人制。 6.3 各部门文件保管人必须将来文分门别类，依文号存放整齐，并保证文件的完整性；密 级文件，各保管责任人须用独立的文件夹装订，并妥善收藏。 6.4 公司任何文件严禁带离公司，且不得复印、摘抄和外传。特殊情况需复印、摘抄和外 传文件，须由公司副总级以上人员批准；密级文件复印、摘抄和外传，须由总经理批准。 6.5 公司所有文件签发时都必须清楚注明保存期限“××个月”,各发文部门门在起草文 件时,务必注明该文件保存期限。总经办文控室在登记已发放文件清单必须注明各文件的保存 期限。文控室每隔二个月对各部门超期文件定期清理一次。各部门在收到总经办文控室文件收 回通知后,应在三天内将过期文件发回给总经办文控室，由文控室统一

对过期文件进行处理。 其它各部门无权对过期文件进行处理。凡部门逾期不发回的，每拖延一天给予文件保管责任人 20 元处罚。凡发回文件有缺失的按文件缺失处罚规定处理。 6.6 当文件保管责任人员异动时，由各部门通知总经办文控室列出异动人员保管理文件清 单发给工作交接双方。双方跟据提供的文件进行核对交接。发生文件缺失的，按文件管理处罚 规定予以处罚，并将文件缺失情况及处罚结果及时报总经办文控室备案。否则将视为文件承接 人责任。 6.7 各部门在工作中形成的各类记录，包括会议记录、决议、方案、照片、图表、录像带、各 尖表单等有保存价值的资料，部门文件管理人应收集齐全，分类归档保

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文件管理程序

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存，每三个月清理一次。公司行政类各种记录表单统一由总经办编制，其它各类类表单由各部 门拟制,报总经办审核。 7、违纪处理 7.1 非保密文件如在保存期内发现遗失现象，每缺少一份文件将处以责任人 20 元之罚款。 7.2 随处乱放保密文件者，经查实将给予每次 30-50 元罚款；连续三次违反者将给予降职处 理或除名处理；如因保管不善，或对无关人员宣扬，发生泄密给公司带来损害者，轻者除名， 重者将视情节追究法律责任。 7.3 保密文件如在保存期内检查发现缺少页数的现象，每缺少 1 页处 50 元罚款；缺少 5 页以 上者，公司将依泄露公司机密处罚。 7.4 越权发文和未按公司规定发文，可对相关责任人处以 50-100 元/次罚 3.2.8.5 违反本程 序条款规定，未明确处罚规定的，情节较轻的，给予 20-50 元/次罚款；情节严重的，带来损 失的，给予除名处理，并追究经济和法律责任。

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电脑与网络管理程序

版 本：1.0 生效日期：2006 年 11 月 1 日 页 码：4/4

1、目的 为规范各分公司电脑网络管理，保证各分公司电脑网络信息安全，特制定本程序。 2、范围 此程序管理包括电脑上网权限的管理、电子邮件的管理、电脑数据端口管理、电脑系统权 限管理、电脑数据资料管理。 3、职责 3.1 各分公司总经办负责此程的具体操作与执行。 3.2 分公司各级人员须尊守此规定。 4、内容 4.1 电脑上网权限与管理 4.1.1 除各分公司总经理外，凡岗位工作必需且经常上网的，经须经过相关审批流程后方可开 通上网功能。审批流程为： 本人提出书面审请 总经办主任审核 分公司总经理审批 总经办开通权限

4.1.2 当已开通上网权的员工因工作发生变化或发生人事异动时,应由总经办及时撤销其上网 权限。凡不及时的给予总经办负责人 30 元/次罚款。

4.1.4 凡已开通上网权限的员工只能进行与工作业务有关的上网活动，如进行与工作无关的上 网活动(网上聊天、玩游戏、浏览与工作无关的网站) ,一经发现，给予罚款 100 元/次。 4.1.5 各总经办应经常对公司各部门员工电脑使用情况进行严格监督，发现违纪现象立即进行 评教育并予以处罚。凡因未加强监督管理而致电脑上网管理混乱的，将追究总经办主任的管理 责任，并视情况给予 50-100 元的处罚。 4.2 电子邮件管理 4.2.1 凡新入职人员需开通电子邮件时，需由员工本提出申请，报所在分公司总

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