企业行政公文格式讲解提纲

企业行政公文格式 (上行文) 2009 年 11 月 5 日公文作为一种特定的文体， 在我们企业的管理活动中起着非常重 要的作用。 。公文格式即公文的表现形式，规范的公文格式不仅体现 公文的法定权威性和约束力，而且有利于提高工作效率。公文格式不 规范，不仅影响公文的质量和美观，更重要的是会影响公文的效力， 影响公文的严肃性和应有作用的发挥，有时还会因此造成严重失误。 为规范公文体例格式， 国家质量技术监督局 1999 年 12 月批准发 布了《国家行政机关公文格式》 ,通常称为“99’国标” 。 公文用纸技术指标 公文用纸采用 GB/T 148 中规定的 A4 型纸(也是国际标准纸型) , 其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。 公文页边与版心尺寸 公文用纸天头(上白边)为 37mm±1mm,地脚 35mm±1mm。 公文用纸订口(左白边)为：28 mm±1mm,翻口 26mm±1mm。 版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码) 公文的排版规格 正文用 3 号仿宋体字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字，行距 固定值 27 磅。 公文中各要素标识规则 将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分： 眉首、主体、版记三部分 眉首 置于公文首页红色反线(宽度同版心，即 156mm)以上的各要素 统称眉首； 置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称

主体； 置于主题词以下的各要素统称版记。 第一部分： 第一部分：眉 首 眉首包括：公文份数序号 秘密等级 保密期限、紧急程度、 秘密等级、 眉首包括：公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发 文机关标识、发文字号、签发人。 文机关标识、发文字号、签发人。 1.秘密等级： 1.秘密等级： 秘密等级 用 3 号黑体字，在发文机关标识上方 25 mm 处 (约 2 行)右上 角标识，两字之间空 1 字。 2.紧急程度： 2.紧急程度： 紧急程度 标识同秘密等级。如需同时标识秘密等级和紧急程度，先标秘密 等级，在下一行对应秘密等级的地方标识紧急程度。 3.发文机关标识 3.发文机关标识 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机 关以醒目美观为原则酌定，但应小于 22mm×15mm(高*宽) 。 对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm,主 要是供上级机关领导批示用的. 4.发文字号 4.发文字号 发文机关标识下空 2 行，用 3 号仿宋体字左空 1 字标识.年份、 序号用阿拉伯数码标识； 年份应标全称， 不应简化， 用六角括号 〔 〕 “ ” 括入序号不编虚位(即 1 不编为 001),不加“第”字。 5.签发人 5.签发人 平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1 字，签发人姓名居 右空 1 字；签发人用 3 号

仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。 第二部分： 第二部分：主 体 主体包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、 主体包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公 文生效标识和附注 公文标题 红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排

布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 主送机关 公文标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，后标全角冒 号。 公文正文： 公文正文： 主送机关名称下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年 份不能回行。 附件 公文如有附件，在正文下 1 行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附 件” 。后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附 件：1.×××××”;附件名称后不加标点符号。 ) 成文时间 成文时间要用汉字将年、月、日标全； “零”写为“〇” 。 印章一般盖在成文时间上，成文时间要依印章的位置而定。 印章一般盖在成文时间上，成文时间要依印章的位置而定。 盖在成文时间上 公文生效标识 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称， 只标识成文时 间。成文时间的横向距离是右空 4 字，纵向与正文的距离要依印章的 大小和采用的方式而定，加盖印章应上距正文 2mm~4mm,端正、居 中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时， 采用下套方式， 即仅以下弧压在成文时间。 在正文下空 4 行标注成文时间。 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间 上。在正文下空 2 行标注成文时间。 特别说明：当排版后所剩空白处不能容纳印章位置时，应采用调 整行距、字距的措施加以解决。务使印章和正文同处一面。不得采取 标识“此页无正文”的方法解决。 附注： 附注：请示件必须标有附注，用 3 号仿宋体字，居左空 2 字加圆 括号标识在成文时间下 1 行。

第三部分 版记 版记由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间组成。 版记由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间组成。 主题词： 主题词： “主题词”用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目 用 3 号小标宋体字；词目之间空 1 字。 抄送机关 公文如有抄送，在主题词下一行；左空 1 字用 3 号仿宋体字标识 “抄送” ,后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后 的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。 印发机关和印发时间 位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占 1 行位置；用 3 号仿宋体字。印发机关左空 1 字，印发时间右空 1 字。印发时

间以 公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。一是为显示各要 素之间的区别，二是如此设计显得美观，要注意最后一个要素之下要 有一条反线。 版记的位置： 版记的位置：应置于公文最后一面(封四)