人事档案管理制度

工作制度【人事档案管理】

2013 年

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人事档案管理制度

为更好的管理人事档案，确保其私密性和完整性、规范化和制度化，防止档案的遗失和损坏，便于高效、有序的利用档案资料，制定该制度：

一、档案管理内容

1、员工入职档案：员工面试登记表、入职登记表、及待遇核定事项审批、身份证复印件（二代证正反面影印）、学历学位证复印件、资格证书和各类合同及协议；

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表；

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理；

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形； 二、档案规定

1、要求：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范；

2、员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理； 3、对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存；

4、在职员工的资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验；

5、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记；

6、对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档；

7、离职档案每月清查，三年后方可销毁（高管及核心人员保留5年）； 8、人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁；

9、档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅； 三、档案的查阅

1、机密等级：档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在即时阅览当即归还，不得外借；非保 密级档案因工作需要查、借阅，须登记后，经过行政人力资源部经理批准后方可查阅；

2、查阅范围：不得垮部门查阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案；公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案；

3、经过批准后查阅，在三天内归还人力资源部，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理；

4、人力资源部做好查阅登记，并在登记造册； 四、查阅档案注意事项

1、禁止涂改、圈划、抽取、撤换、等行为的损坏档案材料；

2、不得擅自影印，复制档案，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意； 3、不得擅自泄露档案内容，违者严惩； 五、档案的销毁

1、任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料；

2、到期档案销毁时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》，经行政人力资源部经理批准后方可销毁；

3、经批准销毁的人事档案，人力资源部认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存；

六、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

陕西伯乐集团股份有限公司

人事档案销毁登记表

档 案 资 料 销 毁 审 批 表

人事档案查阅登记表

备注：人事档案按照平级查阅的原则，不得跨部门查阅