以件为单位档案整理培训PPT课件

铜仁学院文书 档案整理培训主讲人：胡丽娟(组织部档案综合科) 联系方式：5222327

文书档案整理的依据 —《归档文件整理规则》最大的特点：以“件”代“卷”

文书档案相关概念.“归档文件”的含义：《规则》指出 “立档单位在其职能活动中形成的、办理 完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文 件材料”

归档范围

指导思想：以我为主，突出重点

归档范围 在实际的操作中我们应该注意以下方 面的问题： 1.全院性、综合性的文件材料由院党 委办公室和院长办公室负责整理归档 。其余按业务分工负责相应对其文件 材料进行整理和归档。 2.立卷归档涉及多个部门的大类，由 一个或几个主要职能部门归口负责， 其它部门密切配合进行。

归档范围 人事档案： 1.学历学位材料 2.评审(考试)专业技术职称和聘任 专业技术职务工作中形成的有关材料 3.创造发明、科研成果鉴定材料，各 种著作、译著和在重要刊物上发表的 获奖论文或有重大影响的论文等目录 4. 党、团组织建设工作中形成的有关 材料、加入民主党派的有关材料 5. 表彰奖励活动中形成的有关材料

归档范围 人事档案归档要求： 1.归档的人事档案材料必须手续完备、齐全 、真实、文字清楚、对象明确，写明承办单 位及时间。凡规定应由组织审查盖章的，须 有组织盖章，应由本人签名的，须有本人签 名 2.归档的人事档案材料一般为原件。如因特 殊原因，可以收集复印件，但复印件必须经 单位与原件核对(一定要看到原件)审查， 并注明“复印原件”等字样，加盖公章(章 须是县级或县级以上机构的章)后移交(学 历学位除外，学历学位材料须由人事处审核 )

归档范围 人事档案归档要求： 3.归档材料必须统一使用A4规格的办公用纸. 4.归档时间：由兼职档案人员统一收集，与 文书档案一起移交。

5.移交归档时应填写《铜仁学院人事档案材 料移交登记表》目录。

归档文件整理的具体步骤和方法一、收集 1.随办随归 “办”是指办理完毕，“归”是指整理 后归入档案盒。 2.按照收发文件登记簿进行补充

归档文件整理的具体步骤和方法 一、收集 在检查过程中出现的问题： (1)材料收集不完整，归档范围不明确 (2)归档文件材料不规范，该领导签字的 应有领导签字，该部门盖章的应有部门印章 。但一些部门的文件或表格既没有领导签字 ，也没有部门印章。

归档文件整理的具体步骤和方法 二、件内文件的排序与装订 (一) 归档文件以“件”为单位进行装订( 以自然“件”为一件

) 文件装订的方法可以采用不锈钢订书针或 三孔一线用棉线进行订的方式，不使用胶水 粘贴或是塑料装订物进行装订，不能用普通 的订书针进装订，这种方式是完全不符合档 案装订标准的

归档文件整理的具体步骤和方法 二、件内文件的排序与装订 (二)复合件的排列方法 1.正本在前，定稿在后； 2.正文在前，附件在后； 3.原件在前，复制件在后； 4.转发件在前，被转发件在后； 5.请示与批复作为一件时，批复在前，请示 在后； 6.不同文字的文本，中文文本在前，外文文 本在后；汉文文本在前，少数民族文字文本 在后；原文在前，译文在后；

归档文件整理的具体步骤和方法 三、分类 我们目前选择的分类法是：年度-保管期限复试分 类法。即先将归档案文件按年度分类，再在每个 年度下按保管期限分类。 在检查中有出现以下方面的问题： 1.如在检查2013年度的归档文件时，里面出现了 2012年的文件材料，这是不规范的。 2.没有严格按照铜仁学院院政发[2014]29号文件《 铜仁学院各二级学院(系)、各部门档案材料归档范 围和保管期限规定》划分保管期限，如本应该是 永久的，却归为30年，该是30年的却归为永久等 等。

归档文件整理的具体步骤和方法 三、分类 按年度分类时应注意以下几个问题。 1.当文件有多个时间特征时 当文件有多个时间特征时，一般按文件签发日期 (即落款日期)判定文件所属年度。如：1995年 形成的《1996-1997年工作计划》应归入1995年 度。1997年形成的《1996年机关工作的总结》, 应归入1997年；1998年制定、1999年生效的法律 法规文件，应归入1998年。 2.跨年度形成的文件 这样的文件一般在办结年度归档，分类时也都归 入办结年度。如1998年、1999年两个年度的会议 形成的文件材料，统一在闭幕年，即1999年整理 归档，分类时这些文件材料都归入1999年度。

归档文件整理的具体步骤和方法 四、文件的排序 件与件之间的排序方法 1.以同一“事由”的相关文件排列在一起。 2.一般将综合性工作形成的文件材料排在前 面，具体业务工作形成的文件材料排在后面 3.会议文件、统计报表等成套性文件材料应 按照重要程度集中排列。

归档文件整理的具体步骤和方法五、归档文件的编号 件号：即文件的排列顺序号。 件号应在同一年度内、同一保管期限内从 “1”开始逐件流水编号。例如，办公室2013 年形成的永久、长期、短期3个保管期限的归 档文件，编号后形成3个流水号，即永久的从 “1”开始编一个流水件号，长期(30年)的 从

“1”开始编一个流水件号，短期(10-15年 )的也从“1”开始编一个流水件号。