人事档案管理制度范例(2)

第四章 员工人事档案的使用规定

第十二条 借阅规定。

（1）需要查阅人事档案的，要经过公司人力资源部负责人批准后，方可查阅。

（2）查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。

①查阅人员必须是中共党员，并填写好“查阅员工档案审批表”及登记表。

②查阅人员应严格执行保密制度、阅档规定，不准与无关人员议论档案内容；不准查阅本人及其亲属的档案。

人事档案管理制度范例

③查阅必须爱护档案，严禁在材料上画线、涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损、弯折，保持档案的整洁。

④未经批准，不得私自摘抄、拍摄复制员工档案材料，如需复制必须办理登记手续，复制的材料，必须加盖人力资源部公章方可生效，摘抄材料一般不予盖章。复制材料由使用单位妥善保存，用毕自行销毁。

⑤严禁在阅档室内或阅览档案时吸烟及吃东西。

⑥对查阅人员，审查阅档材料，一看查档理由是否充分；二看是否有审批人签名及公章。对查阅人员手续不完备的，应做好说明及解释工作，并做好登记手续。

⑦接待阅档时，必须将案卷先清点后再交给阅档人员，收回时应清点后再入库归位。 第十三条 档案转递规定。

（1）员工工作调动或职务变动后，应及时将档案转给新的主管单位。

（2）转递档案应遵守下列事项：

①员工档案应以机密件通过机要交通或专员送取，不准邮寄或交员工本人自带。

②转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真整理装订，不得扣留材料或分批转出。 ③转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知”的项目详细登记，严密包封。

④收到档案的单位，经核对无误后，应在回执及登记本上签名（盖章）后立即退回回执。逾期一个月未退回者，应写信或电话催问，以防丢失。

（3）严格执行转递制度，避免产生“无头档案”，对已出现的“无头档案”应认真查转，对确属查不到员工下落的，应留公司档案室保存。

第十四条 借用规定。

（1）员工档案一般不外借。

（2）本公司或本部门内部需要借用时，必须做好登记；能当天归还还必须做好当天入库归位；借用一般不超过1 天，不得擅自转借或送有关单位查阅。

（3）借用手续与查阅规定相同，严格执行查档规定。

（4）每月检查核对一次借用和查档次数，并做好及时入库归位工作。

第五章 人事档案保密要求

第十五条 档案工作人员要认真执行《保密法》和有关的保密制度，增强保密观念，同一切失密、泄露现象做斗争。

第十六条 档案工作人员在保管档案期间不得私自翻阅人事档案，对所了解的档案内容不得向外泄密。

第十七条 接收档案要严格办理交接手续，离职后不得泄露任何机密。

第十八条 阅档人员要严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人员面前议论档案内容，不准转借或给无关人员翻阅；不得向无关人员泄露或向外公布档案内容，违反者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。

第十九条 办理公证所需要出具的各种证明，由档案管理工作人员填写并 加盖“档案证明专用章”，本人不得翻阅自己的档案。

第二十条 非人事档案工作人员不得擅自进入人事档案库房，确保档案安全。

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第二十一条 严格履行员工档案的保管及保密规定，做好以下几点。

（1）配置必要的档案存放、保管等设备。

（2）认真做好防火、防盗、防潮、防虫蛀、防晒和防高温等“六防”工作。

（3）每天上、下班要认真对保管柜的安全和保密进行检查，及时做好防范工作。

（4）每季度定期对案卷进行细致的防虫检查，及时做好放防虫药等防虫工作。

（5）建立健全员工档案的花名册，按规定做好保密等工作。

（6）凡是员工及工作人员不准保管和携带本人及其亲属的档案。

（7）每季度必须做好定期对库存的人事档案进行核对及检查，并定期做好归档材料的入卷工作，确保有效地保护和利用员工人事档案。

第六章 附 则

第二十二条 本规定今后如与国家规定有抵触，应及时修改补充。

第二十三条 本规定由人力资源部负责解释。

三、人事档案利用制度范例

第一条 目的。

（1）建立企业人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程序和手续，保证企业档案管理秩序。

（2）建立企业人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据，工作人员必须按照这些制度行事，这是对企业工作人员的基本要求。

第二条 企业人事档案利用的方式。

（1）设立阅览室。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等，这是人事档案利用的主要方式。

（2）借出使用。借档案出库房需满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出事件不宜过长，到期未还者应及时催还。

（3）出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件，要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

第三条 人事档案利用的手续。

在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续，这是维护人事档案完整安全的重要保证。

（1）查阅手续。

正规的查阅手续包括以下内容：

①由申请查阅者写出查档报告，在报告中写名查阅的对象、目的、理由，查阅人的概况等情况。

②查阅单位（部门）盖章，负责人签字。

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③由人事档案部门审核批准，人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

（2）外借手续。

①借档单位（部门）写出借档报告，内容与查档报告类似。

②借档单位（部门）盖章，负责人签字。

③人事档案部门对其进行审核、批准。

④进行借档登记，把借档的时间、材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。

⑤归还时，及时在外借登记上注销。

（3）出具证明材料的手续。

单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：

①由有关单位（部门）开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章。 ②人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。

③证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章后，登记、发出。