ERP系统操作管理规定

系统地介绍了ERP用法

中山市东皇首饰有限公司第 1 章 1.0

ERP 系统操作管理规定编号：WK-ERP-2012-001

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ERP 的应用，是一个软件功能特点与企业业务性质统一的过程，相互的适宜才能使系统达到预期 的效果。在实施和使用的过程中，逐步规范 ERP 的使用并建立相关制度维护是关键性的，决定着系统 规范管理的效果。 在系统运行和维护方面，公司可制定的相关制度如《电脑设备维修管理制度》、《系统业务处理 制度》、《系统操作管理制度》、《信息化联络员制度》、《ERP 项目联络员制度》、《ERP 档案管 理制度》、《ERP 系统操作规范》、《ERP 操作人员岗位责任制》等。

ERP 系统操作规范ERP 系统是一种非常规范化和条理化的管理方法，任何岗位的任何人在任何时刻都必须遵守统 一的原则和规范去工作，绝不容许各行其事。因此，企业必须结合自身的具体情况，制定一套符合企 业自身具体工作准则和工作规程。(系统的帮助模块包含自定义功能实现企业完成自身的工作准则和 工作规程，并供操作人员随时查阅) 。

总1.0、目的

则

规范系统工作流程、明确责任、保证 ERP 系统的顺利运行！ 2.0、适用范围 适用于中山市东皇首饰有限公司！ 3.0、定义 3.1、ERP: (Enterprise Resource Planning)ERP 是建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进管理 思想、全面地集成了企业所有资源信息，为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的全方位和系 统化的管理平台，简称企业资源计划。 4.0、职责 4.1、项目经理：全面督导、指导和管理系统，确保系统顺利运行。 4.2、网络管理员：对系统硬件和软件的维护安装，保证系统网络工作正常。 4.3、系统管理员：负责软件所有公共参数的设置修改、月末结帐、以及培训系统操作、解决系统操 作过程中出现的问题。 4.4、操作用户：及时、正确地操作系统，确保数据的准确。

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5.0、内容 5.1、系统站点管理 5.1.1、每个站点由专人管理，业务上面的操作只允许一个人具有编辑功能，其他人只有查询作用。 5.1.2、系统管理处建立一份《站点分布管理表》(由工程师提供) , 。 5.2、软件安装与授予用户权限： 5.2.1、部门需安装 ERP 系统软件，首先填写一份《ERP 软件安装申请表》 ,经部门经理核准，并且项 目经理根据申请表内容，决定安装模块管理以及操作权限，然后交付给网络管理员进行软件安装； 5.2.2、项目经理同时将相关人员资料录入至《ERP 系统操作员权限一览表》里面，如有权限变更， 各部门需通过《内部联络单》进行变更处理。 5.3、系统日常操作维护： 5.3.1、严格按照有关规定进行操作、不

做违规业务。 5.3.2、保证自己密码不泄露，定期性更改密码，所有密码由项目经理统一管理。 5.3.3、如果由于各种原因，不能上班的时间超过一天，需要事先把自己未处理的原始单据填写《交接 单》给项目经理， 《交接单》必须书写详细，由项目经理另派相关指定人员接手工作。 5.3.4、业务单据需及时录入，业务操作完毕或离开座位請及时关闭窗口。 5.3.5、凡有违反以上所规定的操作者，造成系统业务不能正常操作者，将处予 10-30 元的处罚。 5.4、系统业务操作管理规定： 5.4.1、权限管理 1)用有 ERP 系统划分不同模块受权分级管理，其目的是明确工作职责、划分工作权限及范围，实施 更专业的管理； 2)系统权限的分配由系统主管和系统管理员负责，系统权限一经设定后不可随意变更。如需变更使 用权限，必须向主管部门提出申请，经部门经理签字同意、报系统主管核准方可变更，未经批准不可 随意变更。 3)未能达成权限更改协议，可申请总经理室仲裁。 5.4.2、系统编码管理规定 1)系统编码是根据公司实际工作的需要，综合分析各种需求的前提下制定的编码规则，系统的编码 包括：客户编码、供应商编码、原材料编码、半成品编码、产成品编码、委外加工材料编码。 2)系统编码规则：采用阿拉伯数据编写、客户、供应商 6 位编码，存货 11 位编码，编码不得重复使 用，不得同一种物料有二个编码。 3)系统编码为公司共用资源，未经批准不可随意更改。如编码不适合管理需要，需要更改时，由需 求部门或负责人员提出申请报系统主管，经系统主管佂得相关人员同意方可俢改，如有一方不同意，

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则不能擅自改动。 4)系统编码的日常维护由功能模块操作人员自行维护，在编码时要遵守以上编码规则。例如：客户 编码为 100001,即可在 100001、100002…… 199999 內不重复编码。 注明：以上都必须建立规范的编码规则文件进行管控。 5.4.3、电子文档管理规定 1)系统中各种参数的设置任何人不可随意改动，如需改动，由需求部门或负责人员提出申请报系统 主管，经系统主管佂得相关人员同意方可俢改，如有一方不同意，则不能擅自改动。 2)系统文件毎天关机前，要求系统管理员备份一次。每月系统结账后，系统网络员将本月系统文件 备份，并刻录光盘。光盘由财务部负责存档。 3)总经理室可查阅全部系统资料，其他人员可查阅所辖范围內的资料，如需查阅其他部门资料，需 经相关部门负责人同意方可查阅。 4)系统资料属公司机密文件，未经总经理同意任何人不可向外提供。如有违犯者按公司《员工奖惩 制度》规定处理。 5.4.4

、模抉管理——总账 1)总账——用户、财务部使用并负责维护，由财务主管监督。 2)填制、审核、记账、打印凭证、凭证装订、纸制凭证的管理归档，由财务负责人安排完成。 3)财务负责人每月 10 日前安排结账、出报表。 5.4.5、模块管理——应收账款 1)应收账款由财务部专人使用并负责维护，通过销售管理模块提供财务部作应收账款所需的资料。 2)销售管理模块新增客户档案必须在各业务小组账套内新增，新增档案要求内容完整，如客户编号、 客户全称、联系人、电话、传真、详细地址、所属业务员小组及主营业务员。 3)新客户，在下生产工程单、开送货单、收款之前，必须按要求先填写客户档案，否则，系统拒绝 操作。 4)销售管理模块开具的各种单据一定要按照系统要求严格执行(开具单据要求在销售管理模块作详 细说明) ,如不按规定开单出现错误，本着“谁开单谁负责修正” 的原则，发现错误，要求在当天修 正完毕。 5)销售管理模块开具的各种单据要求当天处理完毕(包括需打印的) ,打印出的各种单据要求在三天 内返回到相关部门。 6)毎月 3 日下班前向财务部交齐上月的送货单、退货单、样品单等，同时出纳员开具已到账款项收 据。 7)每月 4 日前会计向销售人员提供应收账款明细账对账初稿，5 日前将核对后的应收账款对账明细

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交给财务部，财务部 6 日前将正确的应收账款明细表及相关的报表报送销售人员。 8)7 日前应收账款管理模抉结账。 5.4.6、模块管理——应付账款 1)应付账款由财务部专人使用并负责维护，通过采购管理、存货核算模块提供财务部作应付账款所 需的资料。 2)采购管理模块新增供应商档案必须按规定材料类别划分，新增档案要求内容完整，如供应商编号、 供应商全称、采购员、供应商联系人、电话、传真及详细地址。 3)新供应商，在下生产工程单、开入仓单、付款之前，必须按要求先填写供应商档案。否则，系统 拒绝操作。 4)采购管理模块开具的各种单据一定要按照系统要求严格执行(开具单据要求在采购管理模块作详 细说明) ,如不按规定开单出现错误，本着“谁开单谁负责修正” 的原则，发现错误，要求在当天修 正完毕 …… 此处隐藏：2836字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……