文件控制程序 - 图文(4)

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系统名称： 主题： 文件控制程序 文件制定标准 文件编号： JNH—QP—08—04 版 面 共13页，第11页 版 本 A0 容、要求及适用性等进行评审确认，如有不符由归口部门负责与供方沟通改进。如有受控外来文件的最新版本或须采用新的标准时，需及时更新且至文控中心受控，文控中心按需求发放和回收旧版；如需购买新的标准，则由外来文件归口部门提出申请，交至文控中心跟进采购。 5.9.7.2部门提交的外来文件如不是最新、有效的版本，需事先向文控中心申明，只能做为参考文件使用。外来文件归口部门有责任尽快获得最新、有效的版本，交至文控中心受控。 5.10 外发文件的管理 外来受控文件如需补发，由责任部门填写《工作联络单》，交部门主管或以上人员批准，综合部复核属实后，盖红色“采用”和“受控” 文件章，由文控中心发放至责任部门，并登记于《文件签发回收登记表》。 5.11 文件保密规定 所有与公司技术或商业有关的受控文件，严禁非法复制、拷贝及采取其它手段等而造成文件外流，以致损害公司利益。 5.12 电子文档的管理 5.12.1电子文档若同时有一份书面的文本时，存档的文本文件应履行相应的审核、批准程序，并且两者应一致，都是最新的有效版本。 5.12.2如文件以电子文档存在时，根据电子文档更改时不会留下痕迹的特点，应设置相应权限，以保证非授权人员不得进入文件或只能阅读而不能进行任何更改、删除等。 5.12.3由电子文档的上传单位负责对其进行及时更改、更新或删除等，确保其最新有效性。 7.记录表单 7.1《文件会签发放申请表》 7.2《文件签发回收登记表》 7.3《工作联络单》 7.4《文件销毁记录表》 7.5《文件借阅登记表》 7.6《文件更改/作废申请表》 7.7《文件登记表》 8.附件 《文件控制流程》 《部门代码及受控文件分发号》 梅州聚能汇新能源有限公司

系统名称： 主题： 文件控制程序 1、文件控制流程 文件控制运作流程 同意作废 作废/变更会签 文件制定标准 文件编号： JNH—QP—08—04 版 面 共13页，第11页 版 本 A0 责任部门 R1 一级品质部；二级责任部门；三级相关部门 应用表单 文件会签发放申请表 备注 制订（修订）文件/外来文件 NG 文件会审 YES NG 审 批 YES NG 综合部确认 一级总经理；二级管理者代表；三级部门主管或以上人员 综合部主管 文控员 综合部主管或文控员 文件登记表(电子版) 文件签发回收登记表 文件会签发放申请表 文件登录 文控中心分发管理 文控员 相关部门签收 回收 文件使用 分发 相关部门 一级品质部；二级责任部门；三级相同意变更 NG 继续使用 关部门 作废 梅州聚能汇新能源有限公司

系统名称： 主题： 文件控制程序 2、 部门代码与文件分发号 部门/职位 公司 副总经理 总工程师 销售部 综合部 采购部 生产部 品质部 技术部 设备部 物控部 财务部 文件制定标准 文件编号： JNH—QP—08—04 版 面 共13页，第11页 版 本 A0 部门代码 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12