文件控制程序 - 图文(2)

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系统名称： 主题： 文件控制程序 文件制定标准 文件编号： JNH—QP—08—004 版 面 共13页，第6页 版 本 A0 5.1.2.3.7外来文件的编号 编号： JNH-WL--???--???? 外来文件的采用年号 流水号（从01至99） 外来文件代号 公司代码 5.1.2.3.8文件的版本/版次 编号：?/?? 版次（从0至9） 版本（A、B、C顺序号，依此类推） 注1：文件版本编号由版本和版次组成，版本用英文大写字母A/B/C至Z按顺序号表示；版次用数字0/1/2 顺序号表示。 注1：当质量手册和程序文件每修改1次后，要按数字顺序号进行版次更改（A/0—A/6）；当修改次数达到6次时，要进行版本更改，（如从A/6升至B/0）。 注2：技术/工艺文件可单独对每页修订进行版次的升级，（如文件版本/版次为A/0,修订某页时版本/版次为A/01版），当其中某页超过6次时，才进行整本文件版本的升级。（改版时版本升为B/0版，依次类推） 注3：除技术/工艺文件可单独对每页修订进行版次升级外，其余文件（如：管理制度/规定等）修订时均可 进行整本版本升版 （如文件版本/版次为A/0,改版时版本升为B/0版，依次类推）。 5.1.3 受控表单（记录/表单）的编号规则 5.1.3.1表单的编号： JNH-QR --??--???/?/?? 表示版次，0，1、2、与前一位同时使用 表单版本号（A、B、C顺序号，依此类推） 表单的流水号（001-999） 部门代码 表单代号 公司代码 注：1、当表单修改3次后（A/00、A/01、A/03，B/00、B/01..），要按字母顺序号进行版本直接上升为B版，C 版，依此类推。 2、记录/表格编号位置：统一在表单的右下角。 5.1.4受控文件的编写 由文件制作单位参照《体系文件格式设计指南》和《技术文件格式设计指南》执行，品质部负责监督和指导。文件编制时,一个单一文件可以包括一个或多个程序的要求，一个文件化程序的要求可以包含在多个文件中。三阶文件不能与二阶文件相违背，可以依据具体情况，在其基础上补充规定；同时须考虑相关文件间的一致性。 梅州聚能汇新能源有限公司

系统名称： 主题： 文件控制程序 5.2 受控文件编写、会签与审批 文件名称 质量手册（一级） 文件制定标准 文件编号： JNH—QP—08—04 版 面 共13页，第7页 版 本 A0 编 写 体系工程师或管理者代表指定员 责任部门主管/工程师或以上人员 技术部 品质部 品质部 工程部 品质部 程序文件（二级） WI工位操作作业指导书 WI仪器校正/使用规程 作业指导WI品质检验书 作业指导书 WI设备操作规程 CP控制计划 II来料检验技规程 术II出货检验文检验规规程 件范/标(三II制程检验准 阶) 规程 II产品规格书 P1工艺文件 P2物料清单 P3对照表/指标 P4图纸 ECN工程变更通知单 会签 与质量体系相关的所有部门 相关部门主管/经理或以上人员 审 核 管理者代表 批准 总经理 分发范围 公司发布 分管总管理者代公司发布，如部门需要监或以表 可申请书面文件 上人员 技术部/品质部 品质部 品质部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部 技术部/设备部 责任部门主管、工程师或以上人员 否 主管或以上人员 分管总编制部门在《文件会签监或以发放申请表》上注明，上人员 所发部门与份数，其他有需要的部门可申请。 如部门暂无主管的，由分管总监同时审核和批准；如部门分管总监的，由副总经理级同时审核和批准。 相关部门主管或以上人员 主管或以上人员 主管或以上人员 分管总监或以上人员 分管总监或以上人员 管理制度/规定(三阶) 相关部门主管/工程师或以上人员 所有文件的审批过程要在5天内完成，如遇文件会签、审批人员出差、请假或离职，则由 其职务代理人进行。原则上，其职务代理人必须是其同职级或以上人员。 5.3 受控文件的确认 文件编制、会签、审核、批准完毕，责任部门把原稿文件及该文件的《文件会签发放申请表》 交体系工程师进行以下方面的确认：编号、版次、格式的正确性，文件内容（含实用性、 可操作性、是否可整合优化等方面）检查，是否按要求审批，《文件会签发放申请表》的正确填 写等。如不符合要求，须说明原因并退回责任部门。 梅州聚能汇新能源有限公司

系统名称： 主题： 文件控制程序 件会签发放申请表》。 5.4 受控文件登录 文件制定标准 文件编号： JNH—QP—08—04 版 面 共13页，第8页 版 本 A0 作业指导书、工艺、检验标准等文件可直接经部门负责人审批后进行受控发放，可以不填写《文 综合部文空负责人将各部门提交的文件登录于《文件登记表》上，至少须登录以下 资料：文件名称、编号、版次、责任部门、发行时间等。 5.5 受控文件的分发与签收 5.5.1 公司所的一、二、三级受控文件均由文控室负责标识与受控，四级文件（记录/表单）则由各职能部门自行标识并负责发放。 5.5.2 文控员依分发要求复印相应的份数，每页盖上蓝色“受控”章，且填写文件分发 部门的代码，原稿文件存档。原稿文件须在背面加盖“原稿”章在文控中心存档。 5.5.3 文控员按《文件会签发放申请表》或发放部门要求的分发范围，对文件进行分发。文件接收部门相关人员在《文件签发回收登记表》上签收。如需补发，由申请部门填写《工作联络单》填写原因后进行申请，交文控员审核，品质主管批准，若涉及到公司技术机密文件须经副总批准方可受控发放。 5．6 受控文件使用和管理 5.6.1 各部门均应指1名专职或兼职人员负责文件和资料的管理。 5.6.2 各类受控文件应分类予以标识，存放于规定的位置，应确保当前使用文件为最新版本。 5.6.3 文件应定期（每月至少一次）进行分类整理，如针对每一个活页夹建立二级目录和索 引，以方便检索和查找。 5.6.4文件存贮场所应保持通风，防止变霉、虫蛀、防火、防盗。 5.6.5使用人发现受控文件有遗失、缺页、污损时，应通知文件管理人员，由其填写《文件补发申请表》，向文控中心申请更换。 5.6.6受控文件不得擅自涂改，应保持清晰、整洁。 5.6.7任何盖“受控”章的文件不得复印、涂改；如需要，应向文控中心提出申请。 5.6.8文控中心之受控文件，仅限于文控中心现场借阅。如果借阅期超过1天的，借阅人应填 写好《文件借阅登记表》,并经文控员审核，综合部主管批准后方可向文控中心借阅。 5.6.9 文控中心应对各部门文件的使用情况进行监督和稽查。 5.6.10 根据公司的实际运行状况及公司组织架构变更等原因，品质部至少每年主导一次对 一、二阶文件的评审活动，相关部门对其所制定的三阶文件至少每半年评审一次，以确保文件的适宜性、充分性及有效性。 5.7 受控文件变更、作废 5.7.1当已生效的体系文件由于下列原因须作废时，应提出《文件更改/作废申请表》： 5.7.1.1 版本已升级（发放新版时直接回收旧版，可不填写申请） 5.7.1.2 已被其它文件取代 梅州聚能汇新能源有限公司

系统名称： 主题： 文件控制程序 文件制定标准 文件编号： JNH—QP—08—04 版 面 共13页，第9页 版 本 A0 5.7.1.3 决定取消此编号的文件 5.7.2 已发行文件如需变更,由原文件制作部门/使用部门以《文件更改/作废申请表》提出变更申请，变更一般由原审批部门/人审批，如因某种特殊原因必须指定其他部门/人审批时，该部门/人需获得审批所需依据的背景资料，以保证修改之适宜性。 5.7.3 需要保留的已作废体系文件原版上应加盖“作废”印章，由文控中心统一保管。原则上，只对作废文件原版的最后两个版本进行参考 …… 此处隐藏：2691字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……