综合办公室作业指导书（培训） - 图文(5)

有条理，不慌不乱；

3． 与饭店其他部门的接触中，要一视同仁、主动热情，积极协作、沟通，主动提供帮助，不得有官僚习气；

4． 接待访客主动问好，待客热情诚恳，礼貌周到，语言亲切规范、语音清晰，面带微笑，迎客、送客要起立；

5． 收发文的登记完整、齐全、及时，不得遗漏，即时收发、即时登记；文件的整理和统计工作要准确、及时，不得拖压文件；

6． 严格文件的借阅手续，不得滥用职权，随意发放档案和文件资料；借出的到期档案资料及时催要，没有催回的及时向领导报告；

7． 做好饭店各种奖品、礼品和样品的登记、保管和处理工作，将各类易变质、将失效或将要过期的物品及时向领导请示，及时处理；

8． 做好档案室的防火、防盗、防潮、防尘和防虫工作，对各类设施设备定期进行检查，保证该类设施设备的绝对有效； 9． 档案立卷、归档及时，无积压、无漏办；

10． 档案分类、编号、排列科学，井然有序，做到档案、文件资料随调随得； 11． 定期全面检查档案资料，统计各类将到期票证，通报各相关部门及时续办或换发；

12． 严格执行档案室的保密制度和档案管理制度。

（五）车辆的检查制度

为使车辆随时处于完好的技术状态，保证车辆的正常运营，做好车辆的维修管理工作，必须经常对车辆进行检查。

1. “一月三检”是保证安全的重要措施，司机必须按规定进行，由车队长（领班）进行监督和检查，车辆发现问题，司机要及时报告车队长（领班）。

2. 车队长（领班）根据工作情况，季节变化，组织对车辆进行检查，以减少事故隐患。 3. 车队长（领班）要全面掌握车辆的技术状况，并将车辆检查情况及时上报部门经理，对不合格车辆采取措施，杜绝带故障的车上路。 4. 车辆检查标准。

a) 车身：车身内外清洁干净，脚垫、座套、烟缸等保持清洁。 b) 车辆机器运转正常。

（七）印章管理和使用制度

1． 饭店印章指饭店的公章和专用章，饭店公章由综合办公室主任或授权专人进行保管，饭店专用章由部门经理或经理授权的专人保管。公章和专用章的保管人统一造册登记，在综合办公室备案，保管人的工作调动或离职，必须先办理印章交接手续，否则不予办理离店手续。

2． 饭店印章保管人员必须严守职责，一丝不苟，印章设专柜保管，随用随取，用后即锁，任何人不得将印章携离办公室，特殊情况，印章携离办公室须由总经理签字批准。

3． 饭店公章的使用必须由总经理签批，总经理不在饭店，可由总经理授权人代签。

4． 饭店印章的每一次使用必须由印章保管人进行登记，并将《公章使用申请单》存档。凡加盖饭店公章的发文，综合办公室必须留底存档。

5． 饭店印章的刻制，尺寸和样式由综合办公室统一规定，任何人和其他部门不得自行其是。

6． 新印章在启用前，必须留印模以备查，综合办公室根据印章的使用范围向有关单位发出启用通知。

7． 作废的印章要及时上缴，并通知有关部门。印章如有遗失，须立即上报综合办公室，综合办公室发出遗失和作废声明和办理其他善后事宜。

(八) 文件、档案密级划分和存放范围的规定

1． 饭店文件和档案的密级度分为绝密级、秘密级和内部文件三级。绝密级文件一般可存放于综合办公室，秘密级文件资料一般可存放于部门经理处，内部文件可存放于部门秘书处。 2． 借阅范围：

（1） 绝密——文件产生部门的经理和饭店经理级以上人员； （2） 秘密——文件产生部门的有关员工、有关的部门经理； （3） 内部——文件产生部门的有关员工、其他有关部门的员工。 3． 业务文件资料划分的范围：

（1） 绝密——饭店重大经营决策、规划、方针和各类涉密数据；饭店其他的重大经营管理的文件材料等；

（2） 秘密——饭店财务报表、账册；饭店日常经营管理计划、成果；饭店客户

情况；餐饮菜谱档案；工程设备技术资料等；

（3） 内部——饭店一般的全店性制度；部门制度和部门相关的业务资料。 （九）文件管理制度

1． 饭店公文办理程序包括分级、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、打印、传递、归档和销毁程序。

2． 饭店收到的公文由档案室签收登记，分类后递交综合办公室主任拟办意见。 3． 总经理批办的公文，根据批示，由档案员转交承办部门和传阅人员，并进行签收登记。

4． 因工作需要，借阅文件和档案，按规定程序办理借阅手续，用完后及时归还，秘密级以上的文件和档案，各级领导均不得携离饭店。

5． 各部门或个人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限及时办理，不得拖延和积压；对承办批示存有异议，及时提出书面意见。

6． 各部门均应实行公文催办制度，负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文负有催办义务，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。

7． 公文处理过程中，要做好记录工作，办完后，及时将公文定稿，正本和有关材料整理成卷，每年二月底完成归档工作。

8． 饭店的所有人员调动和离职时，应将文件清理移交，没有移交清理完毕的，不予办理调动和离职手续；参加会议带回的文件，应及时交档案室登记和保管。 9． 档案室没有保存价值的文件，经过鉴别和综合办公室主任的批准，予以定期销毁，作为废品出售或直接送造纸厂化浆处理。

（十）档案管理制度

1． 各部门办理完毕的文件，要及时移交档案室，并按“条款类目”分别存放，三个月后，经检查齐全后，整理立卷归档。

2． 每天及时将文件归档，以免散失和积压；严格执行档案清理和整理制度，实行周整理。季度大整理和年度大清理。防止借阅档案催要不及时与遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压。

3． 准确做好档案索引，以便于查找。

4． 归档前要做好文件资料的归卷和立卷工作，使所有资料和文件可随查随得，避免盲目查找。

5． 卷内文件包括正文和底稿、文件和附件、请示和批复，编号一律在右下角，

案卷目录打印四份，卷内目录打印五份。

6． 案卷的厚度一般1cm～2cm，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，对破损或褪色的材料要进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边；纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐；字迹难以辨认的材料要附上抄件；卷宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，字迹要端正。

7． 根据卷内文件之联系，进行系统排列、编张号、抄写案卷题目和案卷封面、确定保管期限、装订案卷、排列案卷和编制案卷目录等。档案目录包括封面、全卷说明、案卷目录和卷内目录。

8． 案卷按年代、部门排列，永久与长、短期案卷分开保管。

9． 档案室的门窗要坚固，做好防盗、防水、防潮。防尘。防鼠、防强光和防高温。

10． 每季度对档案材料的数量和保管情况进行一次检查，发现问题及时补救，确保档案的安全。

11． 对于失效的档案要进行销毁，销毁档案前，要认真鉴定，并且登记造册，并经综合办公室主任审批后方可销毁。

12． 秘密级或以上密级档案销毁时，必须派专人监销，防止失密，严禁将档案作为废品直接处理。

（十一）饭店凭证档案管理办法

（一） 饭店凭证档案的保管

1． 所有与营业有关的各类凭证由综合办公室统一管理，档案室集中保管。 2． 部门的专项凭证因工作需要由部 …… 此处隐藏：1893字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……