某企业行政部组织机构图与岗位职责描述

某企业行政部组织机构图与岗位职责描述

一． 市场部组织机构图

1. 行政部与人力资源部的区别 行政部主要工作：对公司行政后勤、总务、保卫\秘书等工作的指挥、指导、协调、监督、管理的权力 人力资源部岗位性质：负责全面主持本部的劳资、人事方面的管理工作,对人员的招聘\培训\考核等工作.

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三． 行政部各职务详细岗位职责描述

1． 行政总监 直接上司：总经理

主要工作：规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职工作。对公司行政后勤、总务、保卫\秘书等工作的指挥、指导、协调、监督、管理的权力

岗位职责：（具体工作）

（1）组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案；

（2）组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行；

（3）组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议，负责外联工作及办理公司所需各项证照；

（4）起草及归档公司相关文件；

（5）搜集、整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记；

（6）管理公司重要资质证件；

（7）组织好来客接待和相关的外联工作；

（8）主持部门内部的建设工作，建设及维护内部网络；

（9）协调公司内部行政人事等工作；

（10）对控制成本的方法提出建议。

职位要求：

◆熟练的中英文写作、口语、阅读能力；

◆优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力；

◆较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致；

◆熟练使用办公软件、办公自动化设备。

◆做事客观、严谨负责、踏实、敬业；

◆具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强。

2． 行政经理 直接上司：行政总监

主要工作：规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职工作。对公司行政后勤、总务、保卫\秘书等工作的指挥、指导、协调、监督、管理的权力

岗位职责：（具体工作）

（1）. 负责主持本部的全面工作组织并督促部门人员全面完成本部职责范围内的各项工作任务；

（2）. 贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合；

（3）. 负责组织行政后勤、保卫工作管理制度的拟订、检查、监督和执行；

（4）. 负责组织行政年、季、月度行政后勤、保卫工作计划。本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作；

（5）. 做好公司生活用房及财产管理工作。建立生活用房屋固定资产帐册、员工宿舍等用于行政后勤生活服务的财产帐册；

（6）. 负责公司内部治安管理工作。维护内部治安秩序，搞好治安综合治理，预防犯罪和治安灾害事故的发生；

（7）. 负责做好公司用水、电的管理工作。认真抓好水、电的计量基础管理工作，定期检查和维修计量器具，搞好电器设备和线路的保养维修工作；

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（8）. 负责组织部门人员的培训教育工作。协同人事部做好各项工作，定期开展岗位优质服务和业务竞赛评比活动；

（9）. 有权向主管领导提议下属人选，并对其工作考核评价；

（10）. 按时完成公司领导交办其他工作任务。

职位要求：

◆熟练的中英文写作、口语、阅读能力；

◆ 热爱公司，有较强的综合协调能力和组织管理能力；

◆能团结同事，有较强的工作责任感和事业心；

◆坚持原则，具有较强警惕性和处理突发事件的能力。

◆具有处理后勤事务工作的耐心；

◆具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强。

3． 总经理秘书

直接上司：行政经理

主要工作：协助总经理完成日常事务性工作

岗位职责：（具体工作）

（1）起草公司年度工作总结及总经理讲话稿；

（2）起草公司股东会和董事会的会议材料；

（3）作好公司重要会议的记录及会议纪要的整理；

（4）起草、打印、登记和存档总经理签发文件；

（5）协助行政部经理做好公司来宾的接待工作；

（6）接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录； （7）掌握总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作；

（8）收发传真，并及时交给总经理处理；

（9）完成总经理或行政经理交办的其他工作。

职位要求：

◆熟悉公司文档管理；

◆良好的中英文写作、口语、阅读能力；

◆熟练使用办公软件及办公自动化设备。

◆良好的组织沟通协调能力；

◆工作细致认真，谨慎细心，条理性强；

◆责任心强，勇于承担挑战性的工作；

◆具有开拓精神和团队精神。

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4． 行政秘书（或其他部门秘书）

直接上司：行政经理（或其他部门经理）

主要工作：安排会谈、向电话询问者提供信息、收发日常邮件，进行文档管理，对其他行政和业务方面的工作提供行政支持。

岗位职责：（具体工作）

（1）接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；

（2）收发与回复日常邮件；

（3）撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；

（4）会谈、会务安排；

（5）将信件及其他记录归档；

（6）备份信件及其他文档；

（7）安排商务旅行，做好预订工作；

（8）接待访客； （9）采购、分发和控制办公用品；

（10）分发钱款，进行简单的账务管理。

职位要求：

◆熟练使用操作办公自动化设备，包括计算机、打印机、传真机、复印机等；

◆有良好的文字表达能力，有一定英语基础，具备较强的听说能力。

◆认真负责，积极主动执行交办工作；

◆工作效率高，条理性强，有团队合作精神；

◆保密意识强。

5． 总务主管（行政主管）

直接上司：行政经理

主要工作：协助经理安排、落实行政服务与后勤总务的支持工作。

岗位职责：（具体工作）

（1）组织办好会议接待、娱乐等各项活动；

（2）协助制定、监督、执行公司行政规章制度；

（3）组织公司办公费用的计划、办公用品的购买、管理和发放工作；

（4）管理公司非技术资料、计算机磁盘、光盘等资料；

（5）做好办公室人员考勤和处理各种假期；

（6）管理公司的公共卫生、食堂就餐工作；

（7）发放日常福利、节日福利；

（8）购买、管理和维修公司固定资产；

（9）负责办公用品、文具、生活配套设施的管理；

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（10）做好公司废物（品）处理和销售管理工作

（11）完成直属上司交办的临时性工作。

职位要求：

◆较强的管理能力；

◆熟练使用办公软件；

◆做事客观、严谨负责、踏实、敬业；

◆工作细致认真，谨慎细心、责任心强；

◆具有很强的人际沟通协调能力，团队意识强。

6． 档案员

直接上司：总务（行政）主管

主要工作：做好档案入库、分类、查阅手续、保管、销毁等相关工作

岗位职责：（具体工作）

（1）严格执行档案资料保密制度；