公文排版小工具说明

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机关公文排版小具使用说明 前言 一、功能 二、特点 三、安装 四、使用 五、其他

前言

有关部门发布了《国家行政机关公文格式》（GB/9704-1999），对行政机关的公文进行统一和规范，不同种类和行文方向的公文有着不同的格式要求。

电脑在机关基本的普及的今天，机关工作人员直接在电脑上起草文件已经是件很平常的事了，也有不少人为免校对之苦也想排好版后直接付印，但面对连专业打字员都得费一番功夫的公文版式少不了一头汗，还不免出现这样或那样的疏漏。

机关公文排版小工具把这一切全部都简化了，只要输入相应的公文信息，原来需要反复进行的字体选择和段落编排等繁锁事情只需几秒钟就按定了。 （返加）

一、功能

（一）自动排版功能。用户只要在窗体上输入公文文号、标题、主送抄送单位和主题词等公文信息，即可向打开的WORD文档输出符合《国家行政机关公文格式》（GB/9704-1999）的文件封面和版记。（用户可从本软件运行的窗口标题看到是否有活动文档或当前的活动文档）。可以是空白的文档，也可以是录有正文的文档，本软件可自动将需要的公文信息插入相应的位置；可以一次全部输出封面和版记，也可分别输出，由用户自行决定。

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（二）输出模式选择功能。可以选择在空白红头文件纸上套印，也可直接在喷墨打印机上直接输出完整文件。这种直接完全输出模式更适合发文数量少的单位使用。

（三）自动命名功能。可以按文件的行文方向和文号自动命名为相应的DOC文件。如河东教人 [2002]13号命名为“人13”，河东教办 [2002]14号命名为“办14”，函和会议纪要也能自动命名为相应的文件名。

（四）指定存盘功能。经自动命名的文件可存于用户指定的文件夹。用户可以决定或更改工作文件夹。（默认为my documents文件夹）

（直观的命名和指定工作文件夹可方便用户查找。）

（返回）

二、特点

（一）界面简洁。没有花哨的界面，排版需要的所有的公文信息一目了然。（图一）

图一

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（二）针对性强。本款软件面向行政机关，目的是化繁为简，提高公文排版的效率和准确性；完全符合《国家行政机关公文格式》（GB/9704-1999）的要求（当然，如果用户需要也可按其他字库设计）。

（三）操作简便直观。本款软件使用大家熟悉的近乎标准化的菜单和按钮，无须专门学习即可轻松使用。

（四）使用方便。除通过开始菜单或桌面快捷方式调用公文排版工具外，也可通过Word编辑器

document2002本身并不进行文档处理，主要是利用Word的强大功能达到自动排版目的，在保证准确性的同时，还不影响用户在Word上进行任何操作。

只要用户安装Office2000，本软件在Win98/WinME/WinXP上运行自如。

（返回）

三、安装

执行setup.exe按提示即可完成。

（返回）

四、使用。

（一）启动。

运行排版工具后，可从窗口左上角看到当前的活动文档，如

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果当前没有活动文档，则工具条下当前编辑文档显示为红色字体：“无”（图二），在这种状态下，各项针对Word文档进行自动排版、保存的按钮和菜单为灰色，不可用；如果当前有Word文档，则工具条下当前编辑文档用红色字体显示该文档的文件名，各按钮和菜单均变为可用状态，所操作的对象为窗口标题中所显示的文件（图三）。

图二

返回

图三

返回

在输入公文信息过程中，窗口始终保持在最前面；在执行输出封面、版记等操作后，窗口自动执行最小化，方便用户查看排版效果。

本软件安装后，在WORD中建立相应的调用公文排版工具的菜单项和工具条按钮，如（图四）（图五）。用户除通过开始菜单或自定义的桌面快捷方式调用外，也可在运行中WORD调用公文

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排版工具。菜单=》工具=》公文排版工具；或工具条上第六项传真机图标的按钮。(注：在wordXP下使用这一功能需要将宏安全性设为中或低)

图四

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图五

（返回）

（二）按钮和菜单的使用。（以图一按钮的顺序逐项说明）

1、新建：新建并打开一个Word文档，同时对新文档按《国家行政机关公文格式》进行页面和段落设置。

2、打开：显示打开文件对话框，打开一个现有的Word文档。

3、保存：按文件的种类和文件号自动命名活动文档，并存

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入工作目录。（在保存文件前必须输入文号）

4、更改工作目录：指定排版工具使用的工作目录，所有自动命名的文件将存入工作目录。

5、输出封面和版记：向活动文档输出文件的封面和版记，本功能适用于正文已经录好的文件，直接进行整个文件的排版。

6、输出封面：向活动文档输出文件密级、文号、标题、主送单位等公文封面。

7、输出版记：向活动文档输出主题词、抄送单位、印发单位和印数等公文版记。

菜单中文件和编辑各项功能与上述相关的按钮相同。

（三）选项说明

1、行文方向。有四种，即面向下级单位的下行文；向上级呈报的上行文；向无隶属关系的单位发送的函件；最后就是会议纪要。默认为下行文。

2、文号。只需要输入办文部门简称和单位统一的编号即可。发文机关的标识、年份及年份的六角方括号已经由程序自动生成。如河东教育局办公室主办的2002年第20号文件的发文字号为：“河东教办 2002 20号”，那么只需要在文输入框第一格中输入“办”，第三格中输入20即可。

3、打印模式。有套印和全印二个选项。默认为套印。

4、密级。有秘密、机密、绝密三个选项，默认为无密码。如有选择密级，在输出时会将所选密级显示在公文首页右上角。

5、打印份数。有的单位需要加注该文件的打印份数，则打印份数显示在公文末页的右下角。默认为不标注打印份数。

五、其他

使用本软件的电脑系统日期必须正确，版记中印发时间及文号输入框中的年份都是源于系统时间（目的是尽量减少用户的输入工作量）。 （返回）

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