妙笔生花的公文写作之道之三十六：公文写作技巧

机关常用公文 写作

公文格式公文的格式，指的是公文的外观形式，它既包括 组成公文的各部分组成要素的排列顺序和标识规则， 也包括公文的用纸要求和印制规范，换言之，公文的 格式就是公文的书面结构与公文的用纸和印制规范的 总和。 《中国共产党机关公文处理条例》,《国家行政机 关公文处理办法》分别以一章的篇幅对党的机关和国 家行政机关公文的格式作了规定，而由中国标准研究 中心和国务院办公厅秘书局共同起草 ，国家质监局 1999年12月27日修订发布，自2000年1月1日起正式实 施的《国家行政机关公文格式》更是全面、具体、细 致、科学地规定了公文的格式标准。

公文的书面格式 公文的书面格式，是指公文全部文面组 成要素的排列顺序和标识规则。按照国家质 量技术监督局1999年12月27日发布的《国家 行政机关公文格式》,公文的各要素分为眉 首、主体、版记三部分。置于公文首页红色 反线(宽度同版心，即156mm) 以上的各要 素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至 主题词(不含)之间的各要素统称主体；置 于主题词以下的各要素统称版记。下面，对 公文各要素和标识分别做以介绍。

法定公文格式1、眉首：由份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、 发文机关标识、发文字号、签 发人等组成；

2、主体：由公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、 公文生效标识、附注等组成；

3、版记：由主题词、抄送、印发机关与印发日期组成。

(一)眉首部分 主要标识公文份数序号、秘密等级和保密 期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、 签发人等要素。实际上就是置于红色反线以上 的各要素。

1.公文份数序号。 2. 秘密等级和保密期限 3.紧急程度

4.发文机关标识 (1)概念：表明公文作者的标志。作用在于表明公文 的责任者，显示公文的权威性与郑重性。

(2)使用要求：发文机关标识由发文机关名称和“文 件”二字组成，如“××省人民政府文件”等。对一 些特定公文可只标识发文机关名称(函件)。发文机 关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。联合行文时，一般主办机关名称排列在前，“文 件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布。联 合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。

党的机关公文版头的主要形式及适用范围： (一)《中共××文件》用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、 政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重 要报告、请示。

(二)《中国共产党××委员会(××)》用于各级党委通知重要事项、 任免干部、批复下

级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。(三)《中共××办公厅(室)文件》、《中共××办公厅(室)(××)》 用于各级党委办公厅(室)根据授权，传达党委的指示，答复下级党委 的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有 关事项，向上级机关报告、请示工作。 (四)《中共××部文件》、《中共××部(××)》用于除办公厅 (室)以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报 告、请示工作。

5.发文字号(1)概念：发文机关对其所制发的公文依次编排的顺序 代码。作用：作为专指性很强的文件代号，为引用和检 索文件提供便利，同时，也便于对文件进行统计和管理。 (2)使用要求：由发文机关代字、年份、序号组成，如 “×政发〔1999〕82号”,“×政发”指发文机关代字， “ 〔1999〕 ”指年份，“ 82号”指发文序号。意思就是 ××省人民政府在1999年所发的第82号文件。 (3)标识方法： 标识位置在发文机关标识下空2行处， 用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标 识；年代应用全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编 虚位，即不编为001,不加“第”字。

6.签发人

(1)概念：指代表机关最后核查并批准公文向外发出 的领导人的姓名。 作用在于表明发文的责任者，提高公 文质量，并为联系工作、查询问题提供方便。(2)使用要求：上报的公文需标识签发人姓名。 (3)标识方法： 平行排列于发文字号右侧。发文字号 居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋 体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识 签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行， 其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处 按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一 个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线 与发文字号继续保持为4mm。

(二)主体部分主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文 时间、发文机关印章、附注等要素。

1.公文标题 (1)概念：概括公文主要内容的公文名称。作用是概 要揭示公文主要内容和行文目的，引导阅读，方便处理。 (2)编写要求：一般由发文机关名称、事由和文种组成， 如《××省人民政府关于大力发展民营科技企业的决 定》、《××省人民政府办公厅关于进一步做好春季农 业生产和当前农村经济工作的通知》等。公文标题是文 件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括。除法 规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。 (3)标识方法：用2号小标宋体字居中排布。

回行时要 注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既 有美感，又要避免产生异义。

2.主送机关 3.公文正文 (1)概念：用于阐述具体内容，表达发文意图 。 标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶 格。数字、年份不能回行。 (2)编写要求：正文书写中应注意以下几点： A 正文中人名、地名、数字、引文应当准确。 B 使用国家法定计量单位， C 简称的使用。 D 用数字表示多层次结构序数的方法。 E 公文中数字的使用 (3)标识方法：主送机关名称下一行，每自然段左空2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。