1.商务技巧-如何提高工作效率(3)

以这条定律分析，在讨论会中，20%的人通常发表80%的谈话；在销售公司里，20%的推销员带回80%的新生意；20%的客户是重要客户。抓重点的工作方法使我们了解什么是最重要的，处理工作问题时避免“胡子眉毛一把抓”，着重要害，解决紧要问题。这样省时省力，可以极大地提高效率。

绝招二，帕金森定律。帕金森有一条定律：“工作会展延到填满所有的时间。”因此，派给自己或别人的任务，必须要有期限，没有期限就永远完成不了。定下期限，可以给自己施加压力，尽快把工作完成。尊重自己制定的期限，不能养成拖延的毛病。定期限是在实践中最有效的方法之一。

绝招三，授权与追踪查询。授权，不只是把工作交给别人，是管理分到工作的人，让他们正确有效地完成。当你把工作布置给别人做，他们却没有做好时，原因是你没有建立一套追踪查询的制度。如果有，你布置的工作就一定会得到优先处理。所以，授权与追踪可以节省不必要耗费的时间，专心处理重要事务，通过管理方法的实施，提高工作效率。

绝招四，掌握简短原则。这需要我们做到摆脱无意义的事情，挑选必要做的事情，集中时间做事。以最少的时间，获得绩效，提高效率。

时间管理中的禁忌:

时间管理中的禁忌主要有：

禁忌一，完美主义。完美主义是事事苛求做到最好，用最大的努力完成一件事。我们知道，品质随着努力而改善，时间既定的情况下，质量的严格要求必将降低效率。事实是，较早的努力会产出最大的效益；随后的努力，产生的成效减少；最后的努力则无法达到应有的回报。可见，做到正确完成事情就很好了。想提高效率，就要避免以完美作为目标。

禁忌二，拖延。拖延的后果是工作进度落后，无法赶上截止日期。比如，李香工作认真，但没有时间观念，本来一个小时的工作量，她可以用三个小时，妨碍了后面同事的进度，导致一系列的效率低下。其实，拖延更多的是一种习惯。形成时间的紧迫感，以小任务的完成为工作量，就可以克服拖延的毛病。

禁忌三，工作倦怠。在压力大、时间久的情境下工作，会感到疲劳、失眠，情绪低落，思维迟滞，感受成就感的能力降低。这种状态使人无法投入工作，工作效率很低。克服工作倦怠的方法有：调换工种增加兴趣；劳逸结合，减轻压力感；挖掘自己的潜能，积极寻找突破口。努力改善现状，才会工作获得成功，更有效率。

禁忌四，分心。妨碍工作的人和事会导致工作的分心，注意力转移到其他活动上。分心的结果是降低了工作效率，浪费了时间。因此，发挥工作的主动性，保持安静的工作环境，不受过多的干扰，集中精力做事，就能做完更多的事。

利用科技提高工作效率

科技改变了世界。组织利用信息技术可以省很多时间。这些工具包括网络、在线服务、计算机、传真机、电话系统、复印机、扫描仪和语音留言系统，电子表格、绘图、会计和联络管理等应用软件也是办公室必备的。管理系统所用的模块软件，更新了传统的人事思想，更科学，更可行，更便捷。

商务技巧

为了更好地发挥互联网的优势，很多组织使用了内联网。内联网可以利用互联网的基础设施和标准，通过“防火墙”的软件和公众网隔开。它的优势在于：节省纸张；共享公司软件和数据库。网络使沟通渠道畅通，从而得到反馈做出更好的决策，提高工作效率。

您已完成本课，并学习了以下内容：提高效率绝招；了解时间管理的禁忌；利用新科技提高效率。

决策

通过对本单元的学习，你可以更好地理解决策的定义、步骤、实施，从而提高工作业绩和效率。

欢迎进入第一课：何为决策。以下是您的学习目标：决策的定义和分类；决策对于提高效率的意义。

决策是在不同的方案中进行选择的过程。确定目标并由此得知希望达到的结果，一直都是决策活动的核心所在。我们的生活大到国家政策、事业婚姻，小到柴米油盐，事无巨细，都面临着决策。可以说，人生无时不处于决策中。要决策，就需要收集和分析信息，同时需要考虑可能存在的约束条件。

决策按性质可分为：

一、战略决策。是长期性的、对组织产生深远影响的决策。确定组织的整个发展方向和目标，影响到具体活动的确立和对活动的态度。因此，决策需要的时间长，信息量大，一般由董事会或经理做出。

二、战术决策。是短期的、与组织内单个部门的日常运作相联系的决策。这类决策决定着组织是否正常运转，往往由部门负责人提出。

三、监督决策。由那些具有明确责任，同时也不允许有任何创新或想象的监管人员作出的决策。一般是常规的，确保既有能力的产出。这种决策对于是否提高效率效果最明显。

组织中决策的正确与否很重要，它关系到组织的存亡和发展。好的决策对于组织来说能够最大限度地发挥组织潜力，促进发展，从而提高生产效率；决策失误，面临的失败会导致生产力降低，乃至组织的灭亡。

您已完成本课，并学习了以下内容：决策的定义和分类；决策对于提高效率的意义。 欢迎进入第二课：如何做出正确的决策。以下是您的学习目标：了解发现阶段；掌握解释阶段；认识聚焦阶段；认识选择阶段；掌握执行和结果阶段。

进行正确的决策要经过这样几个阶段：一、发现阶段。发现问题与管理者的决策经验有关，与个人特质有关。工作时，决策者在正常运转的程序下会发现问题，提出问题；在运转程序之外也要调查问题，解决问题。

例如，迪士尼乐园、希尔顿宾馆等企业中都设有市场研究部，专门收集顾客的信息反馈，研究顾客持续变化的口味和偏好是否产生新问题。只有目标问题找到，制定出来的决策才能保证正确，有效地提高工作效率。

二、解释阶段。此阶段目的在于寻找问题产生的原因。问题解释的过程中，人们的认知偏见（风险偏好、问题构架、选择性知觉偏见、小数目规则偏见、可获得性偏见等）会影响决策。决策需要克服基于他们的特质（性别、种族、年龄等）产生的偏见以正确地判断，获得客观的答案。

三、聚焦阶段。此阶段关键在于判断聚焦于哪个问题，问题要得到多少关注、以及它们得到关注的顺序。

四、选择阶段。问题分析后，往往在两个以上的行动方案中选择，可能在快速行动选择和迂回行动选择中间变化。如果问题的方案涉及许多潜在的利益和权力关系、决策时间不紧迫，经常采用迂回行动，对复杂问题采取快速行动很可能导致错误。

五、执行和结果阶段。实施、在实施过程中的控制监督、检测收益和成本核算，及其后

商务技巧

所获得的结果评价，这将成为下一步决策的重要信息。

您已完成本课，并学习了以下内容：了解发现阶段；掌握解释阶段；认识聚焦阶段；认识选择阶段；掌握执行和结果阶段。

欢迎进入第三课：决策的实施体现效率。以下是您的学习目标：了解计划；认识实施和控制；重视反馈。

实施阶段一，计划。计划将选择的目标、方案及整体框架联系起来。在执行计划中，经常采用的方法是目标管理法和项目管理法。明确的目标使员工或工作朝着更好的方向变化，得到效率的提高和利润的增加。

实施阶段二，实施与控制。为保证实践活动朝着目标顺利发展，需要采取控制。控制包括三个方面：确定标准，评估结果；比较业绩和计划的执行情况；出现偏差要补救，从而克服问题，保证效率。

实施阶段三，反馈。反馈提供了决策执行的信息，反映出目标是否实现，同时也为下一步的决策提供信息，提高决策水平和生产效率。

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