中国石化办公自动化系统操作手册(2)

1. 待办文件

本模块中当前需要您办理的文件。每位登录人员根据自身权限看到的内容各自不同。 2. 正办文件

本模块中正在办理的文件中您可以查阅的部分。每个人能看到的内容各自不同，一般人员是自己处理过且没有办结的文件，领导和管理员可以看到所有正在办理的文件。 3. 办结文件

本模块中已经办结的文件。每个人能看到的内容各自不同，一般人员是自己处理过且已经办结的文件，领导和管理员可以看到所有已经办结的文件。

3. 开始业务

1. 办理

在首页或者相应业务模块，从待办信息（待办文件）中，点击打开计划处理的文档，进入即可开始办理当前业务。 2. 新建

中国石化办公自动化系统操作手册

在相应业务模块，在右上角点击即可创建一个新业务。 3. 提交

按钮，选择具体业务类型，

处理完当前业务后，在右侧流转区，选择下一步流向和用户，

点击按钮，系统自动将业务提交到下一个办理人手中。下一个办理人将在待办信息中得到该业务。 4. 保存退出

若不想马上提交给下一个办理人，而是保存中间结果，请点击按。

4. 表单（稿纸）

新建或者办理时打开的页面称为表单。表单的基本布局如下：

左侧为信息区，显示了本文档的信息，供编辑和处理。 右侧为功能区，包括操作区和流程处理区。

表单（稿纸）编辑

同前期系统，直接在页面编辑即可。

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文件处理

公文处理的一项主要工作是编辑Word、Excel等类型的Office文档，这需要借助于文件控件IndiDocX，因此首先要保证IndiDocX 控件已经正确安装。安装成功后，在表单中控件如图所示。

下面介绍对文档的各种处理功能。 1. 上载

。一次可以上载多个文件。

要上载文件，点击

特别注意：尽管上载后已经可以进行文档编辑操作，但实际上您处理的文档是在本地的文档，并没有上传到OA系统的服务器上去。和页面中修改的内容一样，处理后的文档要在点击表单右侧操作区

的

，才会真正上传到服务器上。

2. 文件图标

或

者

代表特定Word文档。要对其进行处理，首先要点击选中该文档。 3. 编辑

双击

，或者选中后点击

，系统将在MS Word中打开该文档。您

即可对其进行编辑。 4. 修改痕迹

一般情况下，在受控状态下系统会记录您对文档修改痕迹，如下图所示：

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若想只看到修改结果，请在Word的工具栏中“审阅”区域中状态选项中选择“最终状态”。若要恢复到痕迹可见，请选择“最终：显示标记”

5. 保存Word

要保存编辑结果，请在Word中点击

后退出。

特别注意：尽管修改保存后再打开时，可以看到您的修改已经保存，但实际上您的修改结果还是在本地（您的电脑上），并没有上传到OA系统的服务器上去。和页面中修改的内容一样，处理后的文档要在点击表单右侧操作区的6. 清稿

或者

，才会真正上传到服务器上。

要清除Word文档的修改痕迹，把它变成一份干净的文档，也就是接受所有修改，请选中文档后点击

按钮，系统将生成一份仅记录最终状态的

干净文档作为最新文档，同时保留一份痕迹文档以备查证。 7. 删除

。

要删除上传的文档，请选中后点击

请谨慎删除，删除了再提交后，被删除的文件将无法恢复。 8. 放弃修改

如果编辑后又想放弃修改，请直接点击表单右侧操作区的

。这

样，无论是表单中修改的内容，还是Word文档中修改的内容都被放弃，系统恢复到编辑之前的状态。

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填写意见

每个任务环节能够填写的意见，预先由流程配置指定。 要填写意见，请点击操作区

，在弹出的意见窗口中添加意见。

确定后，系统自动将意见放到设定的意见区。一些非正式的过程性意见，表单上可能不会提供相应的意见区，可以到“审批意见”查看，“审批意见”包括了所有的意见。如下图所示：

打印表单

为兼容纸质文档流转，有时需要将电子表单打印出来。系统为每个业务模块提供了标准的打印单，只要点击相应的打印按钮，即可将标准的表单打印出来。