外贸函电写作7C原则的运用

外贸函电是现代国际贸易交流中一种非常重要的工具,并且有其特殊的写作原则。主要探讨外贸函电写作7C 原则的运用,以及如何利用函电进行有效的沟通。

外贸函电写作7C原则的运用

李芸

摘

要：外贸函电是现代国际贸易交流中一种非常重要的工具，并且有其特殊的写作原则。主要探讨外贸函电写作7C原则的运用，以及如何

利用函电进行有效的沟通。关键词：外贸函电；写作原则；有效沟通外贸函电是现代国际贸易交流中一种非常重要的工具。然而，在实际操作中，由于不了解外贸函电特殊的写作原则，收件人经常收到的信要么冗长，要么粗俗、要么语义不清、更甚者还有拼写和语法错误，无疑这都会阻碍有效的交流。实际上，外贸函电有其特殊的写作原则。与一般的交往信函不同，外贸信函的写作不追求语言的华丽优美和感情的细腻丰富，而讲求用精准朴实的语言，礼貌且明确地表达出写信人的意图。这也充分体现出商业领域效率优先的特性。函电写作的目在于有效地运用电函进行贸易磋商的同时，结交商伙伴，并取得对方的信任和尊重。为了更好地利用商业书信进行有效的沟通，我们有必要对其写作原则进行探讨和研究。

1Correctness正确

这里的正确除了指语法、标点及拼写正确外，还要求使用规范的语言，恰当的叙述，精确的数值。如在美式书信中称呼语要用gentlemen而不是gentleman，而英式则多采用DearSirs，后跟逗号。在给商务书信签名时，应检查其内容的正确性，按照惯例检测所写内容是否合适，要正确理解并使用对外贸易中所使用的专业术语。比较下列句子，括号中为正确形式。

（1）Itisthreefootslongandfourincheswide.（It'sthreefeetlongandfourincheswide.）

（2）Becauseourbookisfull，sowecan－notentertainanymoreorders.（Wecannoten－tertainanymoreorders，becauseourbookisfull.）

由此可见，书信写完后要仔细校措词要准确，尤其是日期、数字不能弄错，并注意语法、标点、字母大小写要正确。由于商务函电载明的信息非常正式、严肃，一定要尽力保证其准确性。

2Concreteness具体

要让信函中所涉及的对象具体化，明确化。任何含糊不清或易于引起误解以致混乱的表达方式都应避免。商务书信中必须使用意义明确的表达方法。当你要确认一封来信时一定要提出它的日期、事由及编号等。在谈判磋商的关键问题上绝对不能马虎大意，明确详细。例如：

（1）Wehavereceivedwiththanksyourcheck.Theamounthasbeenplacedtoyourcredit.（WehavereceivedwiththanksyourcheckNo.23forusUS$20000，inpaymentofourmachines.Theamounthasbeenplacedtoyourcredit.）

（2）TheUniversalTradingCompanyisoneofourbigbuyers.（TheUniversalTradingCompanyplacedoverUS$2，000，000worthofbusinesswithuseachyear.）

达到具体的目标并不难，只需要清晰明了，

防止出现抽象、笼统、含糊不清的语句，在抽象

概念词句中加上具体的事例证即可。

3Clearness清楚

写信人必须要做到清楚地表达自己的意图，任何不严密的文字，含糊不清的词句均应避免使用，不能让读信的一方产生误解。当你确定了想要传达的内容之后，就应该用最朴实，简单的语句表达出来，而尽量避免使用具有不同含义，意思不确定的词语。同时也要注意句子的结构安排，使用必要的连词或短语使句子连贯起来，要选择简单的、直接的句式。商务书信讲究简洁，一目了然，因此写信人还应该注意恰当地划分段落，通常情况下，一个段落围绕一个主题。清楚明了的信函显得更富有诚意。例如：

（1）Wesendyou4samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay10byair.（Wesendyouyesterday，byair，4samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay10.）

（2）AstothesteamerssailingfromShang－haitoNewYork，wehavebimonthlydirectservices.（WehavetwodirectsailingseverymonthfromShanghaitoNewYork.或WehaveadirectsailingfromShanghaitoNewYorkev－erytwomonths.）

在实务工作中，由于表述不清产生歧义进而导致的经济纠纷屡见不鲜。因此，信函中所述的问题必须让对方清楚明白，不会产生歧义或误解。

4Conciseness简洁

简洁是写作的灵魂，这话同样适用于商务书信。商务书信应开门见山，内容精炼，才能对繁忙的贸易者有吸引力。精炼是指用尽可能少的语句来表达所要传递的信息，同时又不影响书信的完整性与礼貌性。如果用词晦涩，无法让收信人理解信文，那么函电交流信息的功能就无法实现。因此要使用简练的语言，直截了当地表达意思，尽量少用令人费解的行业术语。例如：

（1）Iwishtoexpressmyheartfeltgratitudetoyouforyourkindcooperation.（Thankyouforyourcooperation.）

（2）Wehavebeguntoexportourmachinestotheforeigncountries.（Wehavebeguntoex－portourmachines.）

为达到简洁目的，要注意长话短说，凡是有长和短的表达方式，尽量用后者。避免使用陈旧商业术语而采用现代商业英语。不用冗余表达式而采取简洁表达方式。

5Consideration体谅

体谅原则要求信函时要处处从对方的角度去考虑问题，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。下面举几个例子体会一下态度和语气：

（1）We'dliketosendourcongratulationstoyou.（We-attitude）

Congratulationstoyouonyoursuccess.（You-attitude）

（2）Weallowyoua2%discountforcashpayment.（We-attitude）

Youearna2%discountforcashpay－ment.（You-attitude）

要把握书写时的“体谅”原则，首先要求写信人持有“You-attitude”，而不是“We-attitude”，也就是要多站在对方的立场上措辞，给予对方充分的体谅和照顾，始终考虑到对方的愿望，要求以及读信时的感受。要让读者对你的来函留有良好的印象。你需要为了最好地传达信息、请求、希望等而精心设计好书信的内容。最好能够做到既拒绝了对方优惠的要求又不破坏双方的友好关系，既否定了对方打折的要求又不危及日后的往来。

6Courtesy礼貌

礼貌是外贸函电的重要特征。友好的口吻和措辞对沟通双方之间的感情、实现信函所要达到的目标具有极大的推动作用。粗鲁生硬的表达对于建立贸易关系和保持长久合作都是极为不利的，应该力求避免。尽量避免使用令人不愉快，不礼貌的措辞用语，要让读者有一种被尊重、愉悦的心情。在书写之前就把握好你的语气，要让对方感觉到具有说服力又不失诚恳，要立场坚定而又不失亲切恰当的语气会让对方感到温暖，产生兴趣。即使在催收欠款或提出索赔要求的书信中，也最好用委婉的语气来表现出礼貌。因此在商务书信中要学会用委婉的语气来指出对方的不尽人意之处。及时回复也是一种礼貌，让客户等待回复是不礼貌的。如果你不能立即回复一封探询信息的来信，那就写信给对方解释原因并应做到尽早地给予答复。礼貌可以带来友谊、互信互助，使对方阅后产生好感。请比较下面的例句：

（1）Quoteusthemostreasonableprice.（Willyoupleasequoteusthemostreasonableprice?）

（2）Youmadeaverycarelessmistakedur－ingthecourseofshipment.（Averycarelessmistakewasmadeduringthecourseofship－ment.）

通过以上的例如，在写作中要多使用一些表客气的套语和词汇，让对方能感受到写信人诚挚的愿望，愿意共同合作，达成交易。另外，被 …… 此处隐藏：3332字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……